“有条理”究竟是什么意思呢？有没有一个普遍的标准，你可以用它来跟你的丈夫、老板、女儿或其他人（包括你自己！）对质——因为他们的“缺乏条理”快把你逼疯了？

记住，“有条理”是有明确定义的。有组织、有条理意味着事物各就各位，与它们在你心目中的意义相吻合。如果参考资料没有放在你家里或者办公室里专属参考资料的位置，就是缺乏条理。如果垃圾散落在垃圾桶外面，就是缺乏条理。如果你要打个电话，却发现找不到写有电话号码的即时贴，就是缺乏条理。这里不评价对错，只描述事实。如果你想以最高的效率、最少的精力管理诸多事务，那么，对你有意义的所有事务都应该各就各位。

好在（也可说糟糕的是）“有条理”是个因人而异的概念，每个人都有自己的标准和定义。你不能替别人决定某样东西的意义，哪怕是他是否想读某本杂志这样的小事。这听起来很奇怪。如果有人在办公室一角堆着一堆杂物，他自己的定义是“我暂时不处理它们，到将来某个时间再收拾”，那个角落正是他认为的这类东西的归属之地，那么，他是有条理的。

虽然“整洁”和“条理”这两个词常常通用，它们的意思却不完全一样。你可以很整洁，手头却没有便利的提示信息，不能在你该做什么的时候提醒你。相反，有些“邋遢”的人却习惯性地把所有物件一一归位，放在他能找到的有具体意义的地方。

我常常在研讨会上通过让学员做一个有趣的小游戏来说明这种现象。我请他们看一看每人带了些什么东西来上课，特别是钱包、钱夹、袖珍读本、规划簿、记事本和公文包，看看里面除了钱，有没有别的随手装进去的东西。比如，旧收据、门票、旧电池、碎纸条等等。（人们掏出来的东西之庞杂凌乱，绝对超乎你的想象。）我向他们指出，把这些零碎物品找出来，就至少已经找到了生活中一个小小的烦恼源。它们好似在大叫：“把我丢掉！”有的人找到了该收好的东西，却不知道放在哪里，比如胡乱堆放的参考资料和辅助资料，它们好像在说：“把我归档！把我收好！”有的人找到了要采取行动的东西，可是因为放置的地点不合适，总想不起来去做，所以对它渐渐变得麻木了。

这里要说明的一点是，把物品的意义跟它的放置地点相匹配，概念虽然简单，却是你把自己的世界打理得井然有序的一个常见的难题。物品的意义在不断变化，又使问题进一步复杂化。今天的报纸就是明天的回收物或引起火灾的源头；如果第二天你没有把头天的报纸放在该放的地方，随着时间的流逝，你的世界就不再有条理。笔芯放在书桌的中间抽屉里，过去放在那儿可能很方便，因为你当年使用圆珠笔。自从你6个月前把笔丢了，笔芯就成了纯粹多余的物品，会影响到你的系统的高效运转。

这类事务似乎是小题大做，杂乱的钱包或堆满文具的书桌、抽屉都不大可能对你的工作和生活造成严重的干扰。哪怕你做得再有条理，在真正的意义上，你的世界总有些东西不能与变化的现实严丝合缝。是的，让自己的系统达到理想的高效状态，也许永远不是你的首要目标。不过，我要说的是，如果你能在一定程度上让所有事物有所归置，你就会更加轻松、从容和高效。

如果你的赛艇收拾得井然有序，那么应该有这样一个原因。好的水手要保证艇上的一切设备都完好无损、一应俱全，因为在船上比在其他地方更容易出现意外，缺乏条理、措手不及会让你付出极其高昂的代价。我经常检查公文包（却很少检查花园小屋），以保证里面的物件样样齐全。因为我的生活流动性很强，我在机场等航班、在牙医的诊所等待就诊的间隙，就像平时在办公室里一样可以做很多事，所以，我势必要保证自己的虚拟办公桌（公文包）上物品一应俱全、整洁有序。如果我把上次出差的机票随便放在口袋里，把开会的笔记随便夹在某个文件夹里，把需要充电的手机电池顺手丢在包底，在我事务繁忙的时刻，就会徒然增加时间和精力的消耗。你自己必须想清楚，这种手到擒来的便利性值得付出多少努力来实现。

会不会有条理得过了头？就我对“条理”这个词的定义而言，绝对不会。只要有什么东西没有放在该放的地方，不能在你需要的时候马上找到它，你就不够有条理。如果你创造的系统结构过于复杂，东西找起来很费事，你也不够有条理。

条理的定义也适用于项目、事务和工程，不过对它们来说，放在“合适的地方”也许更加概念化、场景化，而不是指具体的空间位置。换句话说，如果你想让一次会议举行得井然有序，就必须预先捕捉和处理那些五花八门的相关议题和后勤细节。根据明确以后的结果，确定必须采取的行动，安排日程表、先后步骤和相对优先的事务，并把它纳入整体规划，妥善分配给相关人员具体负责。如果一个蹩脚的主意被当成要紧事，或者餐饮服务的细节出了差错，那么，会议当然就没有做到井然有序。

意义先于条理

如果你还没有搞清楚事务的意义，就想让它们条理化，结果一定会让你大失所望。这个道理看似不言而喻，多数人的惯常行为却恰好相反。

一个典型的例子是处理会议笔记。很多人问我：“戴维，我该怎么处理这些会议笔记？”我反问道：“你的会议笔记还有用吗？”几张小纸条很可能蕴涵着多重含义，也许能从中提炼出新的项目和行动。信息类笔记则需要归档以备将来参考。还有些资料要在两周以后评估，并需要参照其他事务的进展程度。无关的材料可以干脆丢掉。如果你的会议笔记可以这般分门别类地处理，那么，应该条理化的就不是一件事，而是几件事，每件事都要依据它对你的意义，归置到指定的去处。

会议笔记本身往往仍然处于“材料”的混沌状态，做笔记不代表你就是条理的。做笔记是必需的第一步，却远远不足以做到掌控生活和摆正视角。我接触过不少专业人士，他们把会议记录的流水账记在活页夹里，保存为数量日益庞大的文档，摞在储存抽屉或书架上。查阅关于事件和情况如此详尽的记录，固然可能产生一定的价值，但它们充其量只是一张安全网。它们的主人不相信自己已经收集了足够的信息，不相信自己已经把可执行的项目妥善落实了，所以他们久久地抓着材料不放，只为以防万一。这样的系统很危险，可能隐藏着地雷，而且很不方便，因为信息必须记录明确的日期，否则很难依据类别或目录进行查询。

我见过人们使用的形形色色的“待办事务”清单、收藏盒甚至“行动”文件夹，都反映了类似的缺点：分类不够清晰。虽然它们用意极好，是想让事情“条理化”，实际作用却只相当于垃圾箱，只不过把各种模糊不清、零零碎碎的材料重新排列组合而已。

组织整理这门学问的稳步发展，仅仅反映了人们对控制生活中积攒的巨量冗杂的渴望。形形色色的塑料、铁丝和木头箱子，五花八门的笔记本、文件夹和办公桌收纳文具，至少提供了几个有助于收纳和分类的清晰边界。可是如果没有好的模型来告诉人们怎样、为什么收纳和区分“哪些”材料，目的是什么，购物者仍会一脸茫然地瞪着商店里办公用品和收纳用品的货架，不知道该买什么。这很像你书架或者硬盘驱动器上的软垫，当时的选择似乎很明智，其实放在那里除了占地方，一点用处也没有。太多科技含量不高的东西，虽然看着漂亮，却始终没法派上用场，反而会碍手碍脚。

处理日常琐事的复杂系统

掌控生活的这个步骤还有一个有趣的现象：你希望掌控的事物越是平常，你想把它管理好，要使用的系统就越复杂。你会看到，在较高层次执着于你的追求比较直接而简单，因为它们内容不多、变化不大，不需要经常回顾和总结。你的战略计划或生活方式可以用几幅图画、几个目标和几句话来概括，而要面面俱到地照顾你的一切其他辅助活动的每个项目、每次行动的具体细节，则着实是个难题。

许多人似乎觉得，诸如打电话、跑腿、交给助理办的杂事都简单而琐碎，一目了然，自己只需用简单的系统来应付即可。其实不然，因为行动层面的相关活动太多，变化太快，要把它们打理得井然有序，必须使用比简单的日程表或“待办事项”清单等更复杂的工具才行。组织步骤和工具不能太复杂，否则你不会使用它。但它必须具有一定的复杂性，才能容纳所有清单，并照顾到其中的各个部分。正因为这样，人们常说GTD模型是“成熟的人应对日常琐事的复杂办法”。