除了你要采取行动着手解决的那些问题，你身边还会发生很多其他的不必进一步采取行动或投入的事情，但是，你必须想清楚它们属于下面3种情况中的哪一种：

没有意义的东西

有一类东西可以单独归为一类，即没有意义的东西：你不再需要、当初本来也不需要的东西，比如要删除的垃圾信件、你不感兴趣或者与你无关的电子邮件、语音留言机里奇奇怪怪的推销信息。这类东西包括那些不该占据你的空间乃至不应该存在的东西。它就好比你的电脑里的回收站、办公室垃圾桶里或者你送到本地慈善捐助点的东西。

垃圾，一旦你想清楚它是垃圾，往往就不再是问题，除非你的垃圾清运工在罢工、厨房的排污系统坏了，或者你懒得把花园里枯萎的月季摘掉。最大的问题是想清楚它是不是垃圾。前面的章节已解释过，如果你不确定一件事是该推进、保持现状抑或干脆抛开，你就会一直想着它，寝食难安。

我估计，我们培训过的客户中，95％的人所忙碌的事情中至少包含10%的垃圾。他们当中有50%的人至少可以清除掉25％的垃圾。这个标准不是我定的，而是他们自己定的。他们一直不肯好好想想，其中哪些事对自己有意义，并应使之有所归属。除非你能经常自觉地清理“材料”，否则，它很容易膨胀乃至自我繁殖。相应的，心事的纠结也跟没有及时清理的日益增多的垃圾成正比。

这类东西看似平淡，却经常触及隐秘而敏感的问题。你的衣橱里有个盒子，里面装满了前妻的衣物，为了不被这只盒子控制，你必须想清楚它对你有没有意义，你是否有理由继续留着它。你对这个问题的回答无关对错，只要有个回答即可。如果你不肯细想，它就控制了你，而不是你占有它。在刨根问底和保持现状二者选其一时，多数人选择后者。在明确某样东西的真正意义时，常会引出一些我们不愿面对的隐秘情感。

我们的培训师训练有素，尽量避免对客户是否应该留着某些东西发表评论。如果客户愿意留，他们就留着。把仍具有意义的东西丢掉也会分散精力。在这种情况下，要找个地方把它保存起来，并且随时可以方便地找到。

根据我多年帮助客户理清杂务的经验，我得说，那些学会对各种悄悄潜入自己生活和工作的垃圾说“不”的人，更容易在生活的重大选择面前做出明智的决策。认识到和承认这类东西是要丢掉的垃圾，是重要的一步，哪怕只是养成这种习惯，即有意识地弄清一切事物的意义，也很不错。

需要暂缓处理的事情

当然也可以暂时不做出决定。你身边相当一部分事务就属于这一类，如果你还没想好自己是否采取行动，短时间内保持这种状态也无妨。

可能的行动或项目是应该被推进（可能的话，马上行动）、日后启动抑或根本不用采取行动的事情，这是一条没有被充分利用的有趣而细微的划分标准。它区分了我称之为“将来/也许”之类清单的事务。你也许想学交谊舞，但不是现在。你也许想聘请一位全职的网管，但现在还不行。你也许想学习编写和应用Excel的新程序，可是……现在还抽不出时间。

我个人的“将来/也许”清单比我常用的项目清单长得多。我觉得其中很多念头似乎有些“痴心妄想”，比如划着独木舟在密西西比河上漂流；也有些比较“切合实际”，比如把照片扫描、保存为数码文件，重写公司的部分网站介绍等。这类事务不附加具体的下一步行动，这是它们的决定性特征。实施项目都附带具体的下一步行动，如果我有时间和机会，一定会去做。而“将来/也许”清单上的事务目前都没有继续向前推进的承诺。

有些事暂缓处理也不要紧。我认识的一位资深人士明白了这一点以后，感到如释重负般解脱。他是一家全球咨询公司的高级合伙人，经常提出一些可能为客户的项目增值的全新创意。问题是，在他朦胧的意识中，他觉得只要自己有了创意，就该去执行。为了不被满脑子的创意搞得团团转，他只好放慢思考的节奏，却发觉脑子变得迟钝起来。当他明白，他可以把那些有可能的事务暂时搁置，不必立即为它们分配资源（他给这些创意单列了一张“将来/也许”清单）以后，他的大脑重新活跃起来，他可以从丰富的创意方案中挑选出当前可以投入时间和资源的项目。这个故事看似简单直观，却又一次说明，GTD的许多基本概念如果运用到现实生活中，可以产生出乎意料的巨大价值。

认识和承认这类事务的存在，还有一个重要原因：在我们的文化中，多数人倾向于超负荷运转，至少脑子里的计划多得做不完。很少有人愿意捕捉并客观地记录自己想做的所有事情的清单，所以，他们轻率地向自己许下许多不切实际的承诺，心里却不大清楚每个承诺的全部含义。

而当人们意识到自己承受着很重的工作负荷，并接受了现状以后，接着要跨越的障碍是列出成百上千件事务的清单，并且不让它们把自己吓倒。我们多年来培训过的许多客户在运用GTD方法时触到一大暗礁，就是他们在一丝不苟地追踪了各项事务和行动以后，发觉自己在生活和工作中“半途而废”的时候太多，因而大受打击，他们感到羞愧、疲惫、挫败，情感上接受不了。于是他们做出本能的反应——漠视自己的清单，避免有意识地、实事求是地查看和跟踪它，也不再及时更新它。他们延伸的意识退回到先前的状态，也就是被最新、最紧急的事务追着跑的状态。

我们的培训师发现，在这个阶段，能够顺利晋级的一大关键是提醒客户，“将来/也许”清单必须建立、更新并派上用场。他们需要对自己更坦诚，需要更自觉地追踪清单上所列的事项，认真考虑自己在不久的将来能否真正采取行动。如果答案是否定的，这些事务就应该被转移到一个“存储箱”里，他就可以把精力更多地投入当下可以管理的事项中。当然，他之所以犹豫不决，主要是对自己没信心，不相信他会认真履行自己投进“存储箱”的事务。

这个例子再次说明了GTD模型的完整性。这套方法不是在单独运用、而是在统一使用时达到最佳效果。你心里老是记挂着一件事，除非你知道自己能想起它并妥善处理，才能把它放下。如果你不肯把它从常用的“待办事务”清单转移到别处，因为你意识到自己必须不时想起这件事，而这份常用的“待办事务”清单是你唯一真正关注的清单，你就会把“也许会做”的事情也列在上面。如果你缺乏可靠的组织整理系统可供定期逐项查看，也没有一张单独的“暂缓处理的事务”清单，你就不得不把所有事务都列在常用事务清单上，结果单子变得冗长，不知不觉中，你对它的内容又变得视若无睹。于是，你又回到了第一象限。

参考资料

最后一类事务对明确意义具有决定性意义，它和行动无关，但是作为信息对现在或将来具有一定价值。这就是参考资料类，其形式可以是档案资料，也可以是项目和兴趣议题的辅助材料和相关材料。典型的参考资料可以像某人的电话号码这么琐碎，也可以像互联网里的信息内容一样广博。

确定把哪些材料保存在便于查阅的地方以备参考，是个仁者见仁、智者见智的问题，因为任何一个问题都可能含有无限量的相关信息。就这个类别，明确意义的关键在于判断：这个该留着吗？我的建议是：如果有疑问，要么把它丢掉，要么把它留着。

人们常常发牢骚说，纸质文档和电子文档太多了，杂乱无章，根本没法使用。这种牢骚当然是有感而发，不过就我的经验而言，这个问题引发的烦恼多半又是不明确它的意义造成的。如果你的书桌、公文包或者橱柜的底层抽屉里放着一样东西，它放在那儿的唯一原因是你不确定它的意义，那么你就被它控制了。只要你分清什么留作备用，什么是垃圾，什么要继续执行，什么可以暂缓处理，你就可以把自己真正在乎的物品收好，它们也不会扰乱你。问题不在于东西多少，而在于你跟它们的关系始终保持一致。