如果日程上给你的时间是半小时，那么你准备汇报时要控制在10～15分钟。你的汇报不可能占用所有时间，因为我们不会让你那样做的。记住，这是我们的会议。

——丹•沃门霍温

别用幻灯片，直接跟我们对话。做最终决策的是我们而不是幻灯片，不是吗？

——丹•艾勒斯

在你走进会议室大门之前你就应该思考过这个问题——如果我只能展示三张幻灯片，那么是哪三张？

——金杰•格雷厄姆

直到会议结束也没有出现预期中的问题以及讨论，很明显托德并没有做好准备。当高管们告诉他缩短汇报时间时，他应当立即调整自己的汇报内容。托德应该做的是，有一个按照原定时间长度准备的汇报，同时还有一个5分钟的简短版本，只阐述最核心的内容。为什么需要一个简短的版本？因为它有时间成本优势，同时还能为你带来投资回报。

托德最主要的任务是向高管们表述清楚自己的需求和目标，然后回应高管们提出的问题。当高管们因为时间问题而焦虑不安时，他应该扔掉自己的演讲稿，直接开始“电梯游说” 。这样做的话最后还是能引起高管们的关注的。

电梯游说

董事会成员经常会问，“你的电梯游说版本呢？”如果你不能把你的策略或者主题缩减到只剩几句、能够在电梯升降 10层楼的时间内说清楚的话，那么你根本就没有简洁明了可以让人关注的核心信息。

格雷格•巴拉德

为你每一个汇报都准备一份电梯游说版本，可以使用PREP结构：

● Position 观点（核心信息）

用一句话解释你想从对方那里得到东西的以及能给对方的投资回报

● Reason 理由

简短解释一下为什么你的观点对公司来说是如此重要

● Evidence 证据

能够支持你观点的例子或者证据之一

● Position 观点 （核心信息）

重申你的请求

在今天的商业世界之中，电梯游说被认为是一件十分重要的沟通工具。麻省 理工学院为其工科学生们准备了一年一度的创业竞赛活动，其中一个重要环节就 是电梯游说。竞赛获胜者将赢得2万美元的奖金。

一张幻灯片都不用

在得到了高管们的建议之后，托德认识到他需要更强的应变能力用来 应对高管们的时间限制。在第二次汇报中，他从头到尾都做得很好。在高 管们的要求下，他直奔主题，毫不拖泥带水地完成汇报，提出他的请求并 且得到了批准。然后会议顺利进入到下一个日程议题。

托德反馈道：“当我第二次进入会议室的时候，我准备了一个1分钟 的汇报版本，一个10分钟的汇报版本和一个4分钟的汇报版本。我可以从 幻灯片第一页开始讲，第七页开始讲，第二页也可以，一页幻灯片都不用 也没问题。我已经准备好应对一切可能出现的问题。”

要避免陷入“时间”的陷阱，你需要：

● 事先意识到你会遇到时间缩短的问题

● 十分清楚你参加这场会议的目标以及你的核心内容

● 为你的汇报准备一个极其简短的版本

● 准备进行一场电梯游说

● 选择三张最能传达你信息的幻灯片

● 随时准备好扔掉你的讲演稿，直接进入核心内容

如何拉回分心的

高管们的注意力

工作狂们的注意力持续时间很短。他们很容易就会厌烦。所以你最好不断推动话题前进。对话的节奏同内容一样重要。

——丹•沃门霍温

朱莉•帕特尔——Elan生物制药高级总监，刚刚开始汇报3分钟，就用眼角余光发现好几位高管正在把玩智能手机。不过，她当时选择无视这一情况，因为在这场重要的汇报中，她还有很多其他事情要担心。她对自己说道，“这种情况一定会很快过去的。随着对议题分析的深入，他们一定会看到这个议题的重要性的。”

然而情况越来越糟。看起来没有一个人对朱莉的汇报进展表示关注。“我们需要这个项目来度过这段经济低迷的时期。我们现在已经无法对大家的损失进行合理的赔偿。”高管们继续无视她，继续用手机发信息聊事情。

极度沮丧之下，朱莉突然幻想自己能从公文包里掏出把锤子来，把面前这些高管们的手机通通砸个稀烂，同时对他们怒吼道：“现在你们能集中注意力了吧！”

可惜这是纯粹的幻想，一切都是在做梦。

第二个致命的挑战要求你从一开始就牢牢吸引住这些高管的注意力，并且要一直持续下去，如果中途他们分心了，就要立刻把他们拽回来。最后，如果你实在无法做到，那么你需要让你的项目发起人出场。（在第11章中我们会谈到你的项目发起人所扮演的重要角色）。

分心的高管们

“真是艰难的一天。”

在多个生命科学相关公司里工作过，拥有21年人力资朱莉•帕特尔源管理的经验，朱莉•帕特尔通过兼并的方式进行了多次组织变革整合，为公司吸纳了诸多优秀人才。她的工作就是保证人力资源战略与公司的商业目标一致。她十分关注商业社会中的人性面。

朱莉计划投资20万美元为公司引进关键性人才，她参加此次高层会议的目的就是获得对这项投资的许可。所以当高层团队越来越沉迷用智能手机时，她也感觉越发的沮丧。“我真的十分需要你们的支持，需要你们把注意力集中在我这里，”她恳求道。然而高管们依旧各忙各的，没人关心她的汇报。

朱莉的第一个错误是没有吸引并且持续保持这些高管们的注意力。在时间允许的限度内，她应该在一开始就阐述并明确这个议题的价值和重要性，然后迅速转移到核心观点，以维持高管们的注意力。当高管们开始分心的时候，她应当做一下会议进程检查，例如，重新确认一下议程的必要性。

朱莉的第二个错误是，她认为高管们把目光集中在手机上而不是她的身上，就是彻底地无视她。其实，很多高管们已经把多任务处理演变成了一门艺术。他们能一边察看手机，一边注视电脑，同时还听着你说的话，所有的一切都是同时进行的。

最后，朱莉可以让她的项目发起人下场帮忙重新获得关注，因为项目发起人能够以她无法使用的方式对高管团队进行演讲。

汇报结束后，回到自己的办公室里，朱莉凝视着远方，缓缓说道，“这真是一场灾难。仅仅因为我缺乏打动他们的能力，公司就要失去一个对员工层产生巨大正面影响的机会。大家所做的辛勤准备都付诸东流，高管们的时间被浪费了，我也没有获得我预期中的结果……唉，这真是艰难的一天。”

高管建议

绝对要获得对方的关注，这是你最需要的。如果你一开始没有获得对方的注意力，那就停下来再次尝试一下。如果你从头到尾都没有获得到对方的注意力，那就直接回家吧。

——布伦达•罗兹

如果你的听众看起来分心了，那么很可能是：1）他们的确分心了，注意力根本不在你的汇报上；或者2）他们正在用电脑或者其他设备进行与你汇报主题信息相关的工作，例如，记录下你讲述的重要信息，或者呼叫同事让他们也来参加这场会议。所以，不要立刻就下结论。他们很可能是在支持你的汇报和请求。

——费利西亚•马库斯

如果你能够把你汇报中的问题与我们正在进行的工作或项目联系起来，那么你很快就能获得我们的关注。

——麦克•莱昂斯