准备工作：确定时间、空间和工具

在第二部分，我对控制工作流程的讨论，将从一个框架式概念和工作流程的有限应用转入全面实施过程，以及一些最佳操作范例。实施这一管理系统，往往能让人前所未有地体验到轻松掌控一切的感觉。然而，这通常需要循序渐进才能稳操胜券。为了达到这一目标，我为你提供了处理事务时应该遵循的逻辑顺序，以便你尽可能轻松地加入我们的行列中来，最大限度地利用这些技巧去管理好你的一切事务。

初次阅读时，本章的许多细节内容可能较难理解或执行。如果你已经决定全面执行这个模型，你至少需要整整两天时间，不间断地利用相关内容指导你的每个行动步骤。一旦你走上了GTD之路，为了更加高效地应用这些方法，你很可能会在某一时刻重温这些信息和建议。

下定决心，全力以赴！

如果你还在犹豫是否应该全力以赴地实施这套方法，那我可以向你保证，人们从这套方法中获得了很多神奇的诀窍。其中任何一个诀窍，都能让你感到无论为此付出多少时间和精力都是值得的。比如，曾经有人打电话告诉我，他参加了我为期两天的研讨会后，最大的收获无非就是两分钟原则。这些技巧是针对我们自身中略显蠢笨、迟钝的那一部分设计的。在很大程度上，我认为那些工作效率最令人叹服的人士，就是成功地把绝妙的技巧运用于生活中的精英。我知道我自己就是如此。我们头脑中聪颖机智的那部分确定了我们需要处理的事情，而自身中略显蠢笨、迟钝的那一部分则自动地做出相应的反应，以实现预期的结果。我们就是这样哄骗自己去做那些我们应该做的事情。

通过行动让自己感觉良好，要比通过让自己感觉良好来实现更好的行动容易得多。

——O•H•莫尼尔

比如，如果你像我一样是一个准运动健身爱好者，大概你也有一套办法让自己去参加锻炼吧。我的窍门儿是着装——穿上运动服。一旦我穿上运动服，我就会不由自主产生去健身的冲动；否则，我就很有可能去找其他事情来消磨时光。

让我们一起看一个可以真正提高效率的小窍门儿。有时你需要把工作带回家处理，而第二天又必须带回公司，对不对？因此，确保自己第二天早晨不忘记此事便是头等大事了。那么，过去你遇到这种情况时，会在头一天晚上把东西放在哪里呢？是放在门口吗？或放在钥匙旁边？这样一来，你就会把它们一起带走了。你这种做事方法甚至让你获得了更高的学历？你看，你为自己的人生增添了一项多么高明的自我管理技能啊！事实的确如此。前一天晚上，那个聪颖机智的自我早已预料到那个略显迟钝的自我第二天早上会很可能毫无意识，“放在门口的是什么东西？噢，对了，我必须把它带上！”多么典型的一幕！我把这个诀窍称为“把它放在门口”，我们的目的是把它记在心上。

如果你拿出日程表，仔细搜寻今后两周内要处理的事情。很有可能你会发现某项提示,“噢，我要去……”。如果你立刻把这条提示信息记录在某个会促使你采取行动的系统里，你马上就会感觉轻松一些：思路更加清晰，做事更加积极。这并非什么高深的科学知识，仅仅是个有用的诀窍而已。

如果你立即取出一张白纸和你喜爱的书写工具，用3分钟时间认真思考一下最令你忧心忡忡、坐卧不安的事情，你一定会发现“噢，天哪！我必须要考虑一下……”，接下来，把你大脑中闪现出的事情一一记录在这张白纸上，然后妥善保存起来，以便日后你能随时查阅。这样做，你并不会比10分钟前更聪明，但你却会为工作和生活增添新的价值。

高效、创新、富有成效的思维和行动的诀窍，是在正确的时间关注适当的事情。

学习掌握娴熟的工作管理方法，就是学会建立一套系统并付诸实施，直到将这套系统和方法融入你的工作和生活中。当你准备好以后，你要做的就是相信这套系统能把你的事务处理能力提升到一个全新的水平。

如果你真心实意地希望在个人管理方面取得实质性进步，那么，我建议你多关注细节，并全面遵循下文给出的各种建议。你将发现，实施这一管理计划会对你的生活产生积极的推动作用，这是千真万确的。我们将以一种全新高效的方式来完成那些你希望搞定的工作，结果会让你惊叹不已。

预留时间

我建议你安排整段时间来启动这一管理计划，准备一个工作区，包括适宜的空间、家具和工具。工作区安排合理，简单高效，能够大大减少处理事务时的内心抵触情绪，甚至还会吸引你坐下来投入工作，并加快你的工作节奏。对于大多数人来说，理想的做法是安排出两整天的时间。（如果你抽不出两天时间，也不要因此一再推迟你的行动。我建议的任何行动都将使你受益，不论你投入的时间是多还是少，两天并不是必需的，事实上这些方法和技巧会立即让你收到成效。）收集过程将会占用6个小时或者更多的时间，而理清和确定下一步行动的过程，很可能会不知不觉耗去8个小时的时间。当然，收集和处理的工作可以安排不同时间来做，但是一次完成会更容易一些。

在目标明确的情况下，不要害怕跨一大步。你跳越峡谷时不能谨小慎微。

——戴维•L•乔治

对于我来说，和某人一起执行这种方法的理想时间是周末或者节假日。因为在此期间，外界的干扰最少。如果选择在某个工作日进行这项工作，我们就要确保这一天中没有任何预定的会议；我们不能受到任何事情的打扰，除非出现紧急情况；所有的电话都转接到语音信箱，或者先由秘书记录下来，在中间休息时，交给我浏览和处理。我并不建议你用下班后的时间来做这项工作，因为这往往意味着体力严重不支，而且很有可能你要处理一些日常琐事。[1]

我接触过许多管理人员，对于他们来说，连续两个整天中断工作是执行整个计划过程中最为艰难的部分。他们认为必须随时出席各种会议，忙于方方面面的交流接洽。要求他们在工作日对这些无法避免的工作置之不理，是极其困难的。这就是我们一般选择在周末进行这项工作的原因。如果你的办公地点是在一个开放式办公室内，那么在一个普通的工作日中留出充裕的时间并且不被打扰就更加困难了。

对于你的工作效率和精神健康来说，专门腾出两天的时间来启动这一管理计划，其价值会翻倍。

这并不是因为这项工作本身有多么神圣不可侵犯，而仅仅是因为人们要耗费大量脑力来收集、决定如此多的未尽事宜，尤其是当它们长期以来一直处于“悬而未决”或“陷入困境”的状态时。任何中断都可能导致这一过程占用的时间成倍增加。如果你能安排一段完全不受打扰的时间，你会感到自己的控制能力空前提高，并体验到一种强烈的成就感，从而激发自身的能量和创造力。以后，你便能利用短暂的工作间隙不断维护这个系统。

准备工作区

你需要准备一个工作区。如果在你的工作场所已经有了一张办公桌和相应的办公空间，这大概就是最佳的位置了。如果你在家中办公，那么显而易见，这将是你的最佳地点。如果你在这两处都有办公空间，你肯定希望在这两个地点建立起统一的、可以交替使用的管理系统，尽管会以其中一个系统为主。如果你觉得自己缺少这样的系统——你确实没有可以称之为工作区的任何核心场所——就必须创建一个。即使你的高科技生活充满变化，且从本质上来说是虚拟的，你仍然需要一个作为行动基地的私人空间。你可以在任何能够真正开展工作、处理事务的场所执行这个方案，但最好从主要场所起步。

工作区的最基本要素，包括一张书桌和一个可以放置工作篮的空间，或许（对大多数人来说）还需要一处容纳核心数字工具的空间。对一些人（如机械修理店的工头、医院新招的护士或你孩子的保姆）来说，拥有这些就足够了。大多数居家工作者不需要借助很大的面积来管理其工作流程，但还是要有一个独立空间，专门用于处理笔记、邮件、家庭及家人的各种项目和活动、财务以及类似的关键事项。通常情况下，这种生活事务方面的材料会杂乱无章地堆放在厨房、走廊、餐桌、书架等地方，被人们熟视无睹。

当然，对大多数专业人士来说，还得准备其他东西，包括电话、充电器、电脑、资料架、文件夹和参考材料架等。有的人还可能需要打印机、白板，或者多媒体会议设备等。某些要求全面的人还希望放置一些器材，以兼顾他们的休闲活动和兴趣爱好。

工作区的实用性是至关重要的。如果你还没有一个专用的工作区域和工作篮，现在就应马上动手安排。这同样适用于学生、家庭主妇和退休人员。每个人都必须建立一个特定的控制中心，以便处理一切事务。

你必须准备一个专门、私人和独立的工作区——在家里、在工作场所，如果可能的话，甚至在旅途中也要有一个工作区。

如果要我在几分钟内建立一个应急工作区，我会买一扇简易门，把它架在两个各有两层抽屉的文件柜上（一边一个），上面放三个工作篮，以及纸、笔和记事本。这就是我在家中的基地了（如果我有时间坐下来的话，我还要买一把小凳子）。信不信由你，我见过几位经理的豪华办公室，都没有我建立的工作区那样实用。