你不得不做的很多事情其实不是必须在某一天完成的。它们只是应该尽早完成。这并不意味着它们没有时间的限制，不过因为这类事情大多留有回旋的余地，如果在日程表上标注某一天必须完成，就有点儿牵强，因为情况经常会变化。看看你的“下一步行动”清单，只要日程表告诉你有可以自由支配的时间，就及早把它们完成。这类事务可以根据情境分成几类。

“电话”清单

电话清单是如今许多人常用的清单。它列出了你要打的所有电话，你可以在任何地方用任何电话拨打。

“电脑”清单

这份清单列有必须用电脑来完成的活动：收发电子邮件、起草一份文件、网上搜索资料等。

“办公室”清单

这份清单列有必须在办公室才能完成的工作，比如重新整理文档、打印、审阅一份长文件。

“家”清单

这份清单列有你需要在家里和家附近完成的事情，比如修理电灯开关、整理工具箱、修剪苹果树等。

“任何地方”清单

这份清单列有不受情境限制的事情，比如审阅一份长文件。你可以把它装在公文包里随身携带，随时可以打开翻看，直到看完为止。

“外出事宜”清单

这份清单列有你需要“外出”时处理的事情：取回干洗的衣服、把裙子交给裁缝、买一个新订书机等。

“议事日程”清单

这份清单列有你需要跟一个或几个人交流以后，进一步细分的行动，比如你要跟助理核对的事务、下次员工会议要讨论的问题、跟妻子或丈夫商量的事情。不少人列有好几份这类清单，根据他们交流对象的不同和即将召开的会议，都有专门的清单。

“阅读/回顾”清单

把你要阅读的资料放在一处，提醒自己有资料要阅读。列一份方便查询的阅读清单，一有空就抓紧时间浏览和获取信息，比如在会议开始前或者电脑重启时。

“等待”清单

这个细分项下的内容不少，它像GTD的其他层面一样，可能使人们大大减轻心理压力。它包括你所等待的、其他来源的一切事务，包括你委派别人去完成的任务、订购而尚未送到的商品、出借物品、老板或潜在客户已经认可的事务等。某件事接下来的行动往往不由你决定，它由别人负责。你的任务是追踪谁是责任人，确保他们收到了任务指令，并适时掌握事务的进度。

量身打造你自己的分类法

我教过数万人运用这套组织方法。我可以肯定地告诉你，这里提出的办法切实可行，不管是中学生还是跨国公司监管多重项目的企业高管，都能运用它。它们经受了时间的考验，日理万机的成功人士和生活安稳简单的普通人都证明了它们的实用性。

言归正传，只要你掌握了把事务根据其意义加以归类的原则，就可以举一反三，根据需要划分相应的类别。事实上，我开始琢磨根据情境划分待处理的事项，是在20世纪80年代初。当时我在教人们用活页纸计划书使事务条理化。那时我已经发现了“下一步行动”清单的重要性，但还没有养成用日程表记事的习惯，而是在日程表旁放一张专门的清单，以方便查看。当时移动电话刚刚出现，我发现，很多时候我能做的只有打电话，于是，有必要再列一张打电话清单，跟其他的下一步行动相区别。我每次去机场，只要离飞机起飞还有半小时，我就可以看一下电话清单，拨打电话，这比在一长串事务清单当中搜寻要打的电话方便多了。我有位好友是一名半退休的高管，他也学会了我的做法。很快，他就跑来告诉我，他想出一个妙招，专门列一张“在船上”的事务清单。他想做的事情有好几件，但那些事都是只有他在缅因州的双体船上才能完成的。为了提醒自己，他灵机一动想到这个主意，并启发我想到以不同的情境为单位把事务进行分类。20世纪90年代可以用电脑管理行动清单以后，事务分类变得越发简便。

所以，这里提到的分类方法既非“必然”，也非一成不变。如此分类只是说明，你可以用更为高效、系统的方法来管理自己的诸多事务。根据具体事务对你的意义，你要想清楚怎样存放提示信息，暂时存放在哪里，效果最好。

比如，我的首席技术官专门划分了一类叫“脑死亡”的事务。有时候他的大脑处于松懈状态，但他希望继续保持高效。此时此刻，他觉得最好手头有些不费脑筋的具体事务可以让他轻松完成。他在烤面包时，就可以顺便从清单上挑几件事情做。这是极聪明的做法，因为大脑在休息的时候，你可能根本想不起来自己有哪些不费力气的事情要做！

如果你有两间办公室，你也许会觉得列出“办公室A”和“办公室B”两张事务清单是个好办法。如果你像我一样到处飞，就可以试着把“在电脑旁”和“在线”两组事务分开。前者只需要一台笔记本电脑，联不联网没关系；后者则要求畅通的网络连接。（有很多事需要网上快速搜索才能完成，飞机上不太容易做到。）

也许你会发现，如果对清单分类不熟悉且它比较混乱，也可以把分类进行压缩。例如，如果你在家工作，不用背着电脑跑来跑去，完全可以把“家”、“办公室”和“电脑”清单合并在一张清单上。

酝酿

你也许会这样想：你脑子里想到的、收进工作篮里的许多事务，有些行动、项目和想法你不会真的去做，甚至不想马上做决定。一段时间内暂不考虑它们，以后再说。

这个单独的类别又可以细分成两类：你需要定期总结的和只需在将来某一天要看到的。你需要两种结构来执行它们的功能。