如果你已经清空了工作篮，你无疑会为自己创建一大堆“悬而未决”事务的行动提示信息。它们代表那些用时超过2分钟，并且无法委派给他人的任务。一般来说，这些事务的数量可能会在20~70项之间，当然也有可能更多。同时，你肯定还有一堆有关委派任务的提示信息，很可能还有一些事务被列入日程表或者“将来/也许”清单。

你需要将这些提示信息分门别类地进行整理，以便在有时间的时候执行和回顾。你还需要决定用何种形式对这些信息进行组织整理：文件夹还是清单，纸质的还是电子形式的？

纳入日程表的行动提示信息

正如我曾说过的，从组织整理的角度出发，行动可以分为两个基本类型：对执行时间有刚性要求的；没有指定时间、越快完成越好（有的或许指定有最后完成日期）的。日程表上记录的行动就是前者，你可以指定具体时间（“上午10点~11点与吉姆会面”）或者指定具体日期（“周二给雷切尔打电话，问她是否收到了建议书”）。

日程表应该只记录对时间有刚性要求的行动，而其他行动都应该为其让路。

当你处理“工作篮”中的东西时，遇到这类有时间要求的事情，你应该很自然地将它们写入你的日程表中。比如说你想做个内科检查，你肯定会立即打电话到医院去预约（因为打电话预约肯定用不了2分钟），约好时间后将它立刻写入日程表，这简直再自然不过了。

对于日程表，大多数人都有个老习惯，就是每天把第二天想做的事情都列成一个待办事项清单，想当然地把那些第二天能完成的事情都写在里面，但是实际却很难将这些事情如期完成，这就需要将那些未完成的事情再转到后天的待办事项清单中。千万别这么做。将日程表当作一个神圣不可侵犯的圣域吧，切不可将那些没有硬性时间要求的事情写入其中。这样一来，日程表中的行动会更加清晰，也更容易完成或者了解它们。当你按照这样的规则来安排你的日程表时，剩下的自然就是那些没有苛刻时间要求的ASAP[1]行动了。

组织整理需要尽快完成的行动提示信息（ASAP行动）：

根据情境分类

经过多年的实践，我发现管理这些ASAP行动的最好方法是，将它们按照情境进行分类——所谓的情境，就是完成该行动所需要的工具、地点或者情形。比如，某个行动需要在电脑上完成，你就可以把它列入“在电脑旁”清单。如果某个行动需要你开车到附近转悠（去银行或者去电脑市场），那么将其列入“外出事宜”清单就是追踪这个任务的最好方式。如果某一工作的下一步行动是与你的同事艾米莉当面谈谈，那就应该把这个行动列入“艾米莉”文件夹或清单当中。

那么，如何确定情境分类的数量呢？这取决于：（1）你所需要跟踪的行动的数量；（2）不同行动所要求的环境差异的大小。

如果你是那种只有25个下一步行动在等待执行的“稀有动物”，那么单独一个“下一步行动”清单就足够了。它的内容可以五花八门：“买钉子”、“和老板谈谈换工作岗位的事”、“起草有关委员会会议的想法”，等等。如果你手上有50甚至100个行动等待完成，将它们记录在一个庞大的清单中会造成很多麻烦，你很难看到你应该看到的东西。当你有时间来完成某些行动时，你不得不花费一些时间搜索你能完成的行动，比如你的时间只够打个电话，但是你必须在一大堆不相干的行动中找到那个要打的电话。当你外出去干些琐事的时候，一个清爽的“外出事宜”清单比一个包含大量不相干任务的清单更加方便。

这种分类组织行动的方式的另外一个好处就是，充分利用你所处的环境，将你的能力最有效地发挥出来，以提高效率。如果你有一个“电话”清单，当你手边有部电话的时候，你就能以非常高的效率集中打出多个电话。当你打开电脑并且处于在线状态时，有一个“在线”清单，不用花费时间转到其他状态，你就可以完成大量的类似行动。从一种工作状态离开并进入另一种工作状态所花费的时间和精力要比一般人想象的多得多，这会造成巨大的浪费。当一个人造访你的办公室的时候，如果你的手头已经准备了需要和他一起解决的问题清单，那么就可一次解决所有问题，这简直太完美了。

有关行动提示信息最常见的分类

以下常见的下一步行动清单的标题会对你有所帮助：

•电话

•在电脑旁

•外出事宜

•在办公室时（杂事）

•在家时

•议事日程（按照人员或者会议分类）

•阅读/回顾

“电话”清单 这是一个包含了所有要拨打电话的清单，只要手上有一部电话，你就可以逐项地完成它上面的内容。你越是行踪不定（特别是当你有手机的时候），就越会发现一个涵盖所有待打电话的清单是多么有价值：当你不在办公地点（在附近外出）或者正在旅途中时，你总能找到一些碎片化的空闲时间（比如等飞机的时候、等孩子放学的时候），这时你就可以拿出“电话”清单来完成其中的内容。拥有一个独立的“电话”清单，可以让你很容易地利用点滴时间来完成打电话的任务。

另外，我建议你花一些时间，在清单的每一项内容旁边记录相关的电话号码。通常情况下，如果电话号码列在清单上，你很可能就会顺手拨出这个电话；如果要在打电话前费力去查电话号码，你可能就懒得再行动了；而如果你使用的是移动设备，只需一按就能拨打电话。

“在电脑旁”清单 如果你的工作与电脑密不可分（特别是如果你拥有笔记本/平板电脑，或者在工作地点和家里都有电脑），那么“在电脑旁”清单会对你的工作大有帮助。它能让你对需要利用电脑完成的所有工作一目了然，提醒你需要回复的电子邮件，需要完成的Word或者Excel文档等。

因为我经常坐飞机旅行，所以我除了拥有一个“在电脑旁”清单，还单独准备了一个“在线”清单。因为在飞机上的时候，由于没有Wi-Fi，我是没办法上网的，也就没办法完成那些必须在线完成的任务。为了避免在飞机上审视“在电脑旁”清单的时候，还要反复考虑是否需要上网才能完成，所以我特地将这类任务归入“在线”清单，这样就能节省我的脑力资源用在更需要的地方了。

周密地斟酌在什么地点你能够执行和不能够执行哪些行动，然后相应地对你的各种清单进行组织和管理。

如果你只在办公室或家里用电脑完成工作，你可以把相关行动全部列入这些特定位置的清单里，不过当你身处该环境时，你或许仍能看到关于需要在电脑上完成的工作内容提示。另外，如果你的工作和活动环境主要以移动设备为主，你可以在笔记本电脑、平板电脑和智能手机上进行同样的操作，然后把提示内容保存在同一个数字设备中，或者将其存入最适合的位置。

“外出事宜”清单 把所有需要外出时处理的事情归纳到一起，这种做法非常必要。当你需要外出时，在路上看一眼这个清单会大大提高你选择处理诸多事宜的效率。像“从银行保险箱中取出股票证券”，“到裁缝那里取衣服”以及“到花店为罗宾买花”一类的行动都应该列入这个清单。

当然，这个清单可以是你存放在计划手册或者冰箱门上的一张便利贴，也可以是一些数字任务管理设备中的“外出事宜”类内容。

我们必须努力达到那种化繁为简的境界。

——约翰•加德纳

在个人的“外出事宜”清单中建立一些子清单，通常会非常有效。例如，如果你需要经常从五金商店购买材料，那你就可以在“外出事宜”清单中创建一个“五金商店”子清单，然后在此记录下你打算去那里购买的特定物品。在运用低技术含量工具时，你可能会在一张便利贴上创建一个“五金商店”的清单，而当你拥有先进的高科技产品时，如果你使用的是一个电子形式的清单，那你就可以在“五金商店”一项后面附加一个“备忘录”，并在那里输入详细的内容。[2]

“在办公室时”清单 如果你在办公室工作，那么肯定有些事情是必须在那里才能完成的。很显然，拥有一个包含这类事务的清单一定会非常有用。尽管在你的办公室也有电话和电脑，但拥有单独的“电话”和“电脑”清单也很有意义。我更倾向于在“在办公室时”清单中列出那些需要我亲自到场处理的所有事项，比如清理办公室的文件柜，或者和工作人员一起打印、审核重要文件。

简化你的行动重点，会确保完成更多的任务。

当前的一个重要趋势，是组织变得更开放、更灵活、更虚拟化。“酒店式”办公（即没有固定办公场所，而是在任何可利用的场所“见缝插针”地做事）正在增多。因此，“在办公室时”清单所指的行动，必须可以在任意几个场所完成。或者，对一些人来说，同时拥有办公室“A”和办公室“B”清单，有利于完成与这两个特定位置直接相关的行动。

“在家时”清单 许多行动只能在家里完成，因此，针对这个环境创建一个清单也很有必要。我相信，你一定有许多私事和需要在家里处理的各种杂活儿。通常，这类事务的“下一步行动”就是直接的实际行动。比如“挂一张新的水彩打印画”、“整理旅行用品”以及“把衣柜里的衣服换成冬装”，都是这个类型的代表性例子。

如果你像我一样，在家里设有办公室，那么只有那些需要在家中的办公室解决的事情才可以放到“在家时”清单中。（如果你仅仅在家中工作，而且并不去其他地方办公，那你就根本不用创建“在办公室时”清单，仅有一个“在家时”清单就够了。）

和在不同地点工作的人类似的是，许多人有多个个人工作环境，比如度假屋、船舶乃至于当地的美味咖啡店。“在星巴克时”可以成为一个行动清单的细分类别！

“议事日程”清单[3]不可避免的是，你总会发现许多下一步行动需要与别人进行交流，或者需要在委员会、团队或者员工会议上提出来讨论。比如说，你必须与合作伙伴讨论一下有关明年发展的想法；你希望同生活伴侣协商一下春假的日程安排；你需要给秘书指派一项复杂的任务，没办法一下子在电子邮件中交代清楚；你必须在周一召开的有关调整费用报销政策的员工会议上宣布一项新决定。

你应该为那些需要多次参加的会议或频繁会晤的人列出专用的“议事日程”清单。

这些行动应该各自记录在单独的清单上，每个清单对应一个人或者某个会议（假设你定期参加这个会议）。有些人已经在使用类似的方法了：把要向老板汇报的信息整理在一个文件夹中。如果你认真整理你的下一步行动，你会发现需要3~15个此类清单。我建议为以下这些人设立单独的清单：老板、同事、助手、配偶、孩子。除此以外，还应该考虑你的律师、投资顾问、会计师、电脑顾问，以及你要通过电话或当面与之商讨一件以上事情的人。

你的职责范围越广，你在组织中的地位越高，你就越能通过与他人沟通和商议把事情搞定。

如果你经常参加某个长期的例会——员工会议、计划会议、委员会会议、家长/教师会等——它们也同样应该拥有独立的文件夹，把需要在这些场合用到的资料放到对应的文件夹中。

如果某一段时间内，你会与某个人进行频繁的接触，你也应该在此期间保存一个关于此人的清单。比如说你的房子正在进行装修，那么就应该为这个工程的工头设立一个单独的清单。当他下班以后，你可以在施工现场转转，看看有什么事情需要同他交换意见，然后把它们写入这个清单。这个清单一定会给你带来巨大的帮助。

鉴于这类清单效果显著，你的管理系统应该允许你方便快捷地增添新的“议事日程”清单。比如，在活页夹式计划手册中的“议事日程”部分，为某个人或者某个会议插入一页纸或者一个表格，只需要几秒钟就能完成。同样，往平板电脑的“议事日程”目录中增加一个专门的“备忘页”也花不了太多时间。

“阅读/回顾”清单 你肯定会发现你的“工作篮”中有不少东西是需要你阅读的。对于这些东西，你应该已经遵照“两分钟原则”的要求，对许多内容进行了大致的浏览——扔掉无用的，把有用的归档，需要进一步阅读的则进入下面的处理程序。

那些需要你花费两分钟以上阅读的资料，应该一并妥善保管，使之成为一堆注明“阅读/回顾”的文件。按照我对清单的定义，这样的一堆文件就可以称之为清单了。但更有效率的做法是：按照其内容，对这些文件和杂志进行分类，放置在指定的文件托盘或者便携文件夹中。

那些最不擅长利用时间的人总是第一个跳出来抱怨时间不够用。

——让•德拉•布鲁斯尔

对于许多人来说，需要“阅读/回顾”的东西很可能是一大堆资料，这也是我们强调只有那些你确实希望花两分钟以上时间阅读的东西才能归为此类的原因。即便这样，你面对的资料数量也足以让你手足无措。如果你的阅读资料没有明确的界线（未做到清晰分类），那么这肯定会让你对这堆资料逐渐变得麻木，并最终导致系统全面失控。而有了清晰的边界，至少能让你准确了解其中包含的内容和存货数量。这样一来，你就可以根据自己的阅读能力来调整阅读资料的数量，你能更准确地判断哪些资料需要保留、哪些应该扔掉了。

一些专业人士（如律师）仍然坚持使用大量的印刷文件，尽管他们的大多数文件是以数字格式生成和维护的，但采用实物形态的文件处理问题仍然是最佳方式。在这种情况下，除了“阅读/回顾”文件盒或文件篮，根据重要程度为需要仔细阅读的材料创建一个“阅读/回顾”类别，是很合情合理的。

当你参加的会议被延误的时候，当你在研讨会会间休息时，约了牙医却不得不等候片刻时，当然还有准备在火车或飞机上打发时间时——在这些时间碎片中，如果你身旁恰好拥有这样一叠阅读资料，那对你将会非常实用，因为这些零碎的时间都是可以用来阅读的大好时机。由于生活中充满了这种可以利用的时间片段，那些手边缺少“阅读/回顾”资料的人只会让这些时间白白浪费。

我们获得的数字信息包含需要阅读和回顾的数据，其中大部分对我们的工作或生活并非至关重要，而可能只是有趣，可以在事务所处的相关领域创建一个整理箱。在你的电子邮件文件夹下或“浏览网站”行动清单里创建一个“回顾/观察”文件夹，用来妥善保存推荐视频、博客或网络链接的电子邮件。