创建并维护一个包含所有项目（再重申一次，需要多个步骤才能完成的事情，我们将其称为项目）的清单吧，这绝对意义重大！这个清单里包含的事情肯定比你预想的多。如果你还没有开始创建这个“项目”清单，那么我建议清单的格式应该简单，与你的行动清单类似就行了：可以是电子清单，或者一页纸的清单，或者是写着“项目”字样的文件夹（每页纸一个项目）。

“项目”清单

“项目”清单中不应该包含项目执行的具体细节或方案，也不应该按照重要性、大小、紧急程度来排序——其实它就是一个包含了所有未完成任务的目录。实际上，在日常工作中，你根本不用去理睬这个“项目”清单；每天占据你主要精力的是你的日程表、行动清单，以及突发的特殊事务。记住，你无法执行“项目”，你能够执行的是“行动”。不过，了解各个项目所涵盖的范围非常关键，它可以提高你对自己的控制及关注内容的长期满意度。

一个完整而正确的“项目”清单，是让你将视线从微观转至宏观的重要工具。

“项目”清单意味着你可以凭借它来宏观控制各个项目的进度，并确保各个项目都处于自己的掌控之中，同时它也能让你对自己的工作量有一个客观的认识。

一个完整项目清单的价值

我曾经提出了一个非常宽泛而又简单的项目定义，即实现一个预期结果需要一个以上的行动这个定义很重要，它可以捕获影响你意识的微妙因素。如果你在一个基于正规项目（制造、软件、咨询等）的行业工作，或许很难意识到“为我们的孩子找条狗”和“找一个好裁缝”是项目！但是，不管你叫它们“项目”还是其他什么，仍然需要给予它们某种关注，以缓解它们给你造成的心理压力。

将这些完整、即时、明确的事项列入自己的清单，并养成维护它们的习惯，这或许是你最具价值的行动，它能让你从此实现无压力的工作效率。下面是部分理由：

•对于控制和关注至关重要

•缓解微妙的紧张状况

•每周回顾的重点一目了然

•促进关系管理

对于控制和关注至关重要 当你意识到需要处理的事情在不断干扰你的大脑时，无论它们是大是小，你都不可能真正放松自己，获得良好的工作状态。这就像在未完成、未定期回顾此类事项的外部清单时，“我得去重审我的驾驶执照”在你的大脑中所占的空间会和“我需要为明年的会议制定一个议程”一样大。

缓解微妙的紧张状况 我们意识到的需要处理的小事或更微妙的事情之所以会造成更具挑战性的处理压力，这仅仅是因为它们没那么“显眼”。项目往往不是条理清晰且井然有序地出现的。它们一开始似乎只是某种简单的情况、沟通或行动，但它们会慢慢超出你的预期。你以前想过处理女儿上幼儿园的事情，但现在登记表出了问题，或是后勤细节发生了某种变化。你以前认为你开出的发票完整无误，但现在客户说他不认同你收取的某项费用。首先确认这种情形是否真实存在，并将其列入你的预期结果系统，从而采取适当行动，这将会创造可观的新能量，并产生意想不到的积极效果。

使每周回顾的重点一目了然 正如我在其他地方指出的，每周回顾是实现长期承诺和日常行动成功匹配的关键因素。而一个完整的项目清单应该是实现这个目标的关键所在。每周确保自己知道要（或者不要）为孩子找狗，以及要（或不要）为明年的会议制定议程，这种做法至关重要。但是，在你有能力从这一角度考虑事情之前，相关的项目清单必须已经存在，至少应该有个雏形。

促进关系管理 无论你是和你的老板、员工、搭档谈话，还是喝你的家人谈话，对于你所做出的可能与这些人相关的所有承诺进行管理和回顾是极为重要的。在时间、金钱和注意力等有限资源的分配方面，你总是会面临各种挑战。当其他人也在争取此类资源时，就这些显性和隐性协议进行谈判（和频繁谈判）是有效缓解这些内在压力的唯一途径。一旦高管及其配偶和员工看到企业许诺他们的工作和生活前景，就会促使相关参与方进行极具重要性和建设性的对话。但是，如果没有一份完整的清单，这种情况绝不会发生。

何处寻找待发现项目

你有可能在这三个主要领域发现“隐藏”项目：

•当前活动

•较高视野的利益和承诺

•当前的问题和机会

当前活动 有些项目往往需要从你简单保存的日程表、行动清单和工作区中收集。

你列在日程表上的哪些会议讨论结果（过去的和未来的）无法通过会议本身完成或解决？你可能会注意到有个预定电话会议，会议内容涉及客户要求获得新的定制程序。瞧！这就是一个项目——“为客户XYZ查找可行的定制程序”。你儿子所在学校的老师为学生家长安排了一场晚会，并且已经定好了日期，这让你想到有个关于儿子上课时间的问题需要解决。对于值得确认的项目来说，如即将开始的个人或商务旅行、列在日程表上的会议等所有事项均应接受评估。

此外，你的清单上还很可能有涉及下一步行动的未确认项目。我们的同事很多时候都会在“电话”清单上列出“打电话给马里奥：筹资事宜”这样的事项，却未能将“敲定筹资人”确认为应该列入“项目”清单的事项。

显然（但有时并没有这么明显），你的公文包里会有待审查的建议书或者合同，你家里的书桌上会有待填写的表格，你的手包里或许会有一块坏掉的手表，这些都是真正的项目构件。要进行复核，就要将它们与进一步的结果和最终结果关联起来，而不要保持工作流程各自独立。

较高视野的兴趣和项目 你或许有一个好机会，可以从更长远和更重要的角度，即职责、目标、愿景及核心价值观，来敏锐地关注你的某些项目和兴趣。

对你的专业职责（那些你需要在本职工作中做好的事情）和需要你维持特定水准的生活领域进行回顾，能提示你那些一直引起某种程度关注的事项，以这种方式来确定相关项目很重要。

如果你有职业目标、公司目标和战略计划，你是否确认了你的所有相关项目，以便执行相应行动？如果行政人员没能意识到至少要为自己理清一个相关项目，我通常不会让她取出并审核任何长期规划文件。

你已经开始关注并准备对其采取某种行动的事项——孩子长大或父母老去、你的退休事宜、生活伴侣的愿望、你想探究的趣事和创意行动——是否会在近期介入你的个人生活？这种思考往往能导致创建一些至少是“探究”性质的项目，这些项目一旦得到确认，将令你产生一种全盘掌控自己世界的满足感。

当前的问题和机会 一个丰富的清单项目收集来源往往是那些范围广泛但不够明确的事项，如果不确认此类事项，未将其处理成具有行动步骤的真正项目，它们就会干扰你的注意力。

这些事项分为三类：

•问题

•流程改进

•创意和能力建设

项目问题会在何时发生？总会发生。当你将某个事项评估为问题，而不是评估为可以直接接受的事项本身时，你就是在假设有一个潜在解决方案。是否存在解决方案有待确定，但你至少需要做些探索研究。“探索改善弗雷德里克和他学校的关系”、“解决房主的处境和建筑维护事宜”、“结束与商业伙伴的赔偿纠纷”，对于这些非常真实的项目，你或许会反对做这样的定义。一旦你真的对其评估、列入清单并设计了下一步行动，你会惊讶自己在无压力工作效率游戏中的优雅表现上升到了一个新高度。

此外，无论是在职业还是个人领域，你的管理、维护和工作流程中总会有潜伏项目。你发现自己在抱怨哪些系统问题？或者简单地说，事情搞定（或没搞定）的程度如何？在你的归档、存储、沟通、招聘、跟踪或记录程序中，有什么事令人沮丧？在你的个人或业务费用报告、银行业务或投资流程方面，是否有任何地方需要完善？你如何与朋友和家人保持联系？还有一些项目类型往往不可捉摸——当它们逾越了轻度刺激和真正干扰（或鼓舞）之间的界限而值得处理时，你却很难及时注意到它们。

最后，或许还有一些事项是你一直告诉自己要了解或体验的，以便促进你的自身发展或创意表现。你想学意大利烹饪或是画画儿吗？你是否一直在告诉自己，最好去学习有关数字摄影或社交媒体营销的网上课程？许多这样的“或许想要”项目只是安然待在你的“将来/也许”清单上，这是很有可能的。但是，随着你对GTD的效果更加熟悉，你会愿意采用这种方法，更乐意定义项目清单上的相关预期结果，从而将新的、有趣的、有用的经验纳入你的生活。

仅用一张清单？还是进一步细分？

大多数人发现，使用一张清单是最佳的选择，因为“项目”清单是作为一个总目录来用的，而不是用作每日的工作指导。在组织整理系统中，“项目”清单为你记录所有尚未完成的事务，这样你就能更加容易地总揽全局，做出恰当的战略决策。

坦白地说，你拥有多少个项目清单都无关紧要，只要你可以根据需要经常地浏览这些内容就行了，这也是“每周回顾”的主要内容。

细分项目清单的几种常见方式

在某些情况下，进一步细分“项目”清单可能会缓解焦虑情绪。下面，我们来逐一看看这些情况。

个人/职业 许多人喜欢把自己的项目划分为两个清单：个人私事和职业工作。如果你也属于这类人，那么我建议你要像对待你的“职业”清单那样，认真对待“个人”清单，而不是等到周末空闲的时候才去查看它。很多私人事务也需要你在平日里去处理，这一点与“职业”清单中的事情一样。私人事务处理中的疏漏，也可能造成不良后果，甚至会严重影响你的工作。

委派给他人的项目 如果你是一位高级管理人员或者公司主管，你肯定有那么几项已经交给下属去完成的工作。把这些项目直接列入“等待”清单中，要比单独创建一个“项目–已委派”清单效果更好：你只要定期查看“等待”清单，就可以确认所有委派的工作是否按照计划进行了。

特定类型项目 很多人在工作中都会遇到同一类型的多个不同项目，在这种情况下，为这类项目建立一个子清单可能会更有效。例如，企业培训师或主题演讲人可能会建立一个独立的类别，叫作“项目–待交付”，按时间顺序，列出所有即将由自己处理的此类事件。这和其他“项目”清单中的内容类似，都需要关注并持续维持推动它们的进展，直至将其完成；不过与其他项目不同的是，它们都按日程顺序被列入了一个独立清单，这么做很有用。

适度的复杂性可以实现最优的简化效果。

如果你是一名房地产经纪人，那你肯定会同时处理多个客户要求，所以若能一目了然地看到所有“进行中的销售”，肯定会对你很有帮助。它可以是列入某个项目管理软件或数字设备中的独立清单，但是为了使其功能得到最佳发挥，需要使清单保持完整，并定期回顾清单中的项目。

一些人喜欢根据自己关注的领域进行项目分类——家长跟进有关自己子女的项目，企业家按其承担的各种职责（财务、销售、经营）划分项目，等等。

此外，确定以何种方式进行项目分类很重要，但更重要的是，确保你的项目清单的完整性和及时性，并在对项目充分评估之后将其清出你的大脑。不管你现在采取的是什么组织方式，一旦你的管理系统应用经验变得丰富，一旦工作和生活的重心发生了变化，你就会改变现有的清单结构。

如何处理子项目

某些项目中会包含一些子项目，这些子项目都可以视为一个独立的项目。比如说，你现在搬进了新房子，要装修，那么你会列出一些需要采取行动的任务：“完成露台施工”、“升级厨房”、“设置家庭办公空间”等等，这些任务都可以被当作相互独立的“项目”来处理。在这种情况下，是在项目清单中写个“装修新房”就涵盖了所有这些工作呢？还是将各个子项目一一列出？

事实上，怎么做都可以，只要你保证能够根据实际需要经常回顾项目的各项内容就可以了。这世界上没有包治百病的灵丹妙药，对于多个项目的横向管理和单个项目的纵向管理也是如此，没有万能的工具和方法，你终归还是要定期回顾和掌握进行中项目的整体情况（一般都利用“每周回顾”的机会进行）。如果你将一个大项目的主题列入“项目”清单，那你就应该针对该项目另列一个子项目清单，将其与项目计划等资料放在一起，共同作为回顾项目时候的“项目支持资料”，以便你在回顾主项目时取用。如果各个子项目之间存在逻辑上的先后关系，我建议你采用这种方式。在这种情况下，某些子项目需要“等待”其他子项目完成之后，才能够开展，所以也就无须先考虑它的“下一步行动”。比如，在“评估和升级家庭用电系统”完成以前，“厨房升级”工作是无法开展的。或者，你每次只能开展一项重大住房工程，所以要按照优先程度依次进行。不过，在其他子项目之外，“完成露台施工”或许是你可以单独推进的事项。因此，对于大项目中可以单独推进的部分内容，你要持续更新其下一步行动。

不要在这个问题上犹豫不决。如果你还没确定方案，那我推荐你将“大项目”列入“项目清单”，然后在“项目支持资料”中收录“子项目清单”，以确保在“每周回顾”中能看到它们。这往往便于你从更高的角度随时审视你的整体生活状况。如果你觉得这种方法不太完善，那你还可以将那些进行中的子项目列入项目清单中。

如何在清单中列出项目和子项目，这完全取决于你自己，你只需要确保自己知道变动内容的所处位置，并根据需要经常回顾，将它们清出你的大脑。

没有任何一种方法能够完美地追踪所有的项目和子项目。你要做的就是确保自己不会忘记这些项目，并且知道在哪里能找到这些项目的提示信息。[8]