很多人都习惯于将可执行的事务和大量不可执行的事务（这些事情或资料可能是有价值的，但是不需要采取行动）混在一起，这恰好是很多人的个人管理系统存在的最严重问题之一。在工作和生活中，我们也应该将那些非行动性的事务和资料管理得井井有条，这一点和管理行动提示信息与项目提示信息同样重要。如果没有将这些非行动性资料很好地组织起来，就很可能会影响我们整个系统的正常运作。

非行动性资料可以划分为三大类：参考资料；提示信息，它们所代表的事情在当前不需要采取任何行动，但日后可能有此种需求；以及你根本不需要的东西（垃圾）。

参考资料

一般来说，你在工作和生活中接收的大部分资料都属于参考资料。你不需要对这些参考资料采取任何行动，但是它们包含了一些信息。出于各种原因，你想保留这些资料。你所要决定的是：要保存多少资料，需要多大空间，以何种形式保存，要保存在什么地方。这通常由个人或组织来决定，当然要基于相关的规范，并且要考虑到合理性和个人喜好等因素。在这个过程中，我们一般不需要关心参考资料的具体内容，但如果（由于系统中保存的信息过多或过少）需要对整个系统进行调整，你就需要考虑参考资料的具体内容了。

大多数人都存在的一个问题是：他们收集到的所有资料依旧停留在“材料”阶段。也就是说，他们并没有分清哪些是行动性的，哪些是非行动性的。一旦你明确了它们各自的界线，作为参考资料的“材料”就不会再分散你的注意力，也不会混入待完成的工作，它仅仅是你的资料库而已。你所需要决定的仅仅是这个资料库有多大。当你充分实行参考资料管理之后，你会变成一只硕大无比的北美老鼠（善于贮藏物品），能够充分利用你的空间（包括实体的和数码形式的）来储存各种参考资料。当我增大了电脑中硬盘的容量，并将外接驱动器和云空间的备份容量扩展到几乎无穷大时，我也能因此保存更多的电子邮件，而且其中更多的是数字照片。既然增加参考资料的数量不会给你增加任何精神负担，那么何乐而不为呢？

各种参考资料管理系统

参考资料现在会以各种方式（主题和媒体形式）出现，对其进行组织整理的方式也有很多。下面简单介绍一下最常用的几种：

1. 一般性参考资料归档系统——纸质、电子邮件和简单的数字化存储。

2. 专门资料的归档。

3. 联系人管理工具。

4. 图书馆/档案馆式的归档系统。

你的参考和归档系统应该是一个方便快捷的数据库，它保存的应该是各种非行动性资料，而不是行动或项目的提示信息。

一般性参考资料归档系统 正如我在此前几章强调过的，一个好的归档系统是保证处理和组织整理过程正常进行的关键。而且，当你面对大量需要处理的纸质资料和特定数字信息的时候，一个良好的归档系统就是不可或缺的。按理说，你现在应该已经在清空工作篮的过程中建立起了一个“一般性参考资料归档系统”。这个归档系统应该非常方便快捷，它应该就在你的手边、触手可及，便于实施个人管理和回顾，甚至可以保存参考性纸质文件或者你在网上读到的某篇文章，并把归档的过程变成一种享受。如果你现在还没有建立起一个这样的系统，那么我建议你立即翻回到第4章，重新阅读相关段落。

大多数人最终都要创建一到四个有形文件夹、数十个电子邮件参考资料夹，以及可能多达数百个的其他数字存储位置和类别。[10]网络本身也不过是一个庞大的数字档案柜，它既能弱化你创建数字参考图书馆的必要性，也能生成你希望在自有系统收集并组织的那类信息。信息过剩及其评估和组织形式的持续增多，会迫使你区分不可执行和可执行信息，创建和维护一个便于使用的参考数据存储系统。

专门资料的归档 如果关于某一主题的归档资料需要占用50个以上的文件夹，或者归档资料内容庞杂，那么你就应该考虑为它分配一块专门的区域、抽屉或者数据库，并建立一个独立的字母排序的归档系统，或者其他便于搜索的系统。比如说，你正在忙于两个公司的合并，需要保存大量的纸质文件，你就很可能需要整整两个文件柜来保存这些要用到的资料。如果你有某项特别的业余爱好，比如园艺、航海或者烹饪，那么你很可能需要一个专用的抽屉来放置相关资料才能满足自己的需求。

这里要特别指出的是，如果某个参考资料同时可以归入多个领域（可以放入某个一般性资料归档文件夹，也可以作为专门资料进行归档），那么你就很可能陷入一个两难的境地：放入一般性资料归档系统呢，还是放入专门归档系统？当你读到一本关于木栅栏的工具书并想将其保存起来的时候，是应当放到“园艺”资料柜中，还是将其作为普通的“家务事”放入一般性归档系统？一般来说，除非是明确属于某一特定类别，最好还是将资料都归入一个统一的一般性参考资料系统。

联系人管理工具 在你所需要保存的信息当中，有很大一部分是你所处的社会关系网中其他人的联系方式。你需要保存各类信息——手机号码、住宅电话号码、办公电话号码、电子信箱地址，等等。此外，如果你认为有价值，也许你还会保存他们的生日、家庭成员的名字、个人爱好、兴趣等信息。如果从人事管理和法律的角度考虑，需要保存的信息就更多了：雇用时间、工作履历、目标和前途等。

大多数数字和纸质管理工具的“联系人”部分（连同日程表）是最常使用的内容，因为人人都需要查询电话号码。需要指出的是，这些信息是最为纯粹的参考资料，无须对它们采取任何行动，将它们保存起来仅仅是为了将来查询之用。尽管这个世界似乎变得越来越数字化，许多人仍然收集成堆的名片，它们在隐隐约约地喊叫：“快点做决定！对我做点什么！”

但是，一旦你从这些新事务中过滤出了可执行项目，这类信息的保存也就不再神秘，你只需考虑个人需要和便携性就可以了。只有当人们试图将其联系人管理工具当作行动提示的时候，问题才会不请自来。要知道，这种方法根本行不通，除非它是一个功能强大的CRM系统的一部分，既包含客户信息，也包含经过适当分配和整合的行动触发因素。只要与你联系人相关的所有行动都经过了确认，并已列入你的行动提示清单，联系人管理工具的作用就等同于数据存储了。

现在唯一的问题（或机会）是你要保存多少信息，要以何种形式（或设备）来保存才能让你随时随地查阅呢？目前为止还没有一个完美的解决方案，但是随着移动数字互联网工具的力量日益强大，并能链接至各种数据存储空间，访问的便利性和选项模糊性也会同时增强。

图书馆/档案馆式的归档系统：基于个人的 同一信息载体，在不同的层次上都包含着各种有用的信息。如果你深入挖掘，你会从中获得各种各样的信息。鉴于你的需求、对数据的具体适应程度，以及推动你的关系网成为全球性信息的科学技术处于不断变化中，保存多少资料、需要多详细、采用何种方式这些问题也就没有确定的答案了。相对于你的个人组织和工作效率而言，这并非一个核心问题，只要你所有的项目和行动都已经纳入一个管理系统当中，就应该能满足你的需求和能力了。

如果资料纯粹是为了参考，那么，唯一的问题是它与耗费的时间和空间是否等值。

建立某种程度的统一标准会使归档这件事情变得更加轻松。那些随时需要查阅的资料，应该记入你随身携带的移动设备或记事本中。那些需要在特定会议或事件中使用的资料，应该放入公事包、电脑包或者书包中。那些在办公室才会用到的资料，可以放在办公室的个人归档系统中或者放在办公网络上的服务器中。那些工作中很少用到的资料，则应该放在档案部、储藏室或者浩瀚的云空间里。那么对那些在互联网上查到的资料呢？除非你需要在网络连接不佳的情况下使用这些资料，否则你不用保留它们。如果需要的话，可以把这些网上资料打印出来或者存入电子设备，这样你就可以把它们带在身边了。

你瞧，对参考资料系统的组织和管理，已经转变成了一系列简单的、基于目的的逻辑判断。在这里，区分行动性和非行动性是非常重要的一步。第二步则是确定这些信息的潜在用途，以及它因此应以何种方式存储在什么位置。一旦你完成了这一步，要管理多少参考资料就完全由你来决定了。某些资料是否值得你花费时间、空间和精力进行保存，这完全取决于个人判断。“完美”的参考资料系统并不存在。它的结构和内容要求做出极具个性的决定，这个决定应该基于现有价值和必要的收集、维护工作之间的比值。你最好从你真正想保存的信息着手，确定将其放在哪个可供检索的最佳位置，一切从头开始，不要试图选择或设计只具有理论意义的系统。随着时间的推移，你一定可以将自己的参考材料图书馆打磨成一个更具规模和合理性的框架，如果这能在升级日常事物管理的基础上进行，那就再好不过了。在这个寻找最佳处理方式的过程中，某种程度的模糊性是可以接受的。关键在于定期回顾、评估你的系统，进行必要的动态进程校正。