前一章的“明确意义”显然与这一章的“组织整理”紧密关联，就像功能和形式是一枚硬币的两面，思考和追踪思考的结果也是息息相关的。就像我们前面讨论过的，要想使一切“条理化”，首先必须明确事务对你的意义，然后再把它归入同类事务。这条原则是通用的，不管你是整理自己的信息和制定提示系统，还是处理一件生活小事，还是经营一家企业。

要想对你身边可能有意义的一切事务进行区别，关键是确定它该归入哪项，是“结果”、“行动”、“酝酿”事项，还是辅助资料、参考资料或垃圾。生活中肯定还有一些其他有意义的具体分类，比如你身边的人、物理结构、装饰和设备，但它们都是本来就各有所属的。换句话说，它们本身不需要系统。虽然组织中的人也需要管理，但需要系统管理的其实是他们的行为。也许你必须明确人员、设备、你的家和墙上油画的结果和行动，可是假如它们已经好好地在那里，你几乎就用不着组织整理它们，除非你在用得着的时候不能一下子找到它们。更为模糊的事务必须用好的系统性方法和清晰的分类加以管理，归在适当的内容项下。

结果

你时不时要用跨度很大的提示信息来追踪多个层面的问题。清单或别的提示法用起来很方便，你可以经常查看和总结，保持长期方向一致、动力持久和标准适当。通常，一般的文件就可以起到这个作用。

这一节我要谈谈你想追踪的“结果”项下的几个分项。你是否想要或需要把它们再作细分，取决于你。比如，许多人喜欢把“个人私事”和“职业工作”分开。还有些人喜欢把公司目标和个人目标分开。还有些从事销售的职场人士喜欢把“客户项目”同其他事务分开。

在保持掌控的多个层面，有一条原则是通用的：你要在把系统分得太粗和太细之间达到适当的平衡。当然，在电脑的帮助下，收集到足够的资料后，你完全可以把60件事分成私事和公事、内心的召唤和外在的难题、耗费大量资源和简便易行等很多类。可是即便你有一个系统，可以追踪并把诸多事务一一分类，一旦项目出现，还是必须有人花费时间和精力对相关条目进行梳理，才能把它纳入整个系统，而这番努力并不值得。

人们一旦体会到GTD模型的妙处，跃跃欲试地想把一切条理化，就很容易把清单的名目分得过细。造成这种冲动的主要原因是，他其实不相信自己能够定期、有意识地完成他的系统列出的所有事项。一旦他树立了信心，能兼顾到系统和清单列出的一切事务，并勤于思考，往往就不再急于把所有的事项“自动化”。

让我们逐一分析“结果”项下的条目。

宗旨

你对自己的人生目标和企业前景熟稔于心，不过，哪怕这些目标你心知肚明，把它写下来不时看一看也是有益的。如果你和我一样，心思常常游离在自己的人生目标之外，那么，手边有份文件向你重申发自内心的向往，是大有好处的。企业的宗旨或使命宣言可以起到类似的作用，尤其在大变革、大挑战和千载难逢的机遇面前非常有用。

你应该把自己的使命宣言放在哪里呢？哪里都行。贴在墙上、记在笔记本里……只要你在想看一遍时能方便地找到它。我把自己的人生目标做成心灵地图，保存在电脑里，归入“5万英尺”的关注层面。

原则

人们常把企业的原则和价值观逐项列出，做成标语、招贴画挂在墙上，放在网页或其他足够醒目、能引起人们注意的地方。我就把公司的原则列在网页上，并存入管理层数据库，标题是“当……时，我们最优秀”。我们列出了20多条最佳行为准则，这个清单效果很好。

就个人而言，列出自己的个人信念或者书面的“个人操守”，效果奇佳。这张单子怎么组织，要看你希望自己如何被提醒。多年来我一直留着几张3×5英寸的索引卡片，每张卡片上都列有我的人生信条，并用一根橡皮绳扎起来。以前我总随身带着这套卡片，只要我想被鼓舞，只要我有空闲时间完善自己了，就掏出来看一看。现在，我把它录入电脑，并保存到PDA（掌上电脑）里。

愿景

把长远的成功愿景或目标以什么形式保存在哪里呢？我再说一遍，你往往只需要一张清单，保存在文件或数据库里即可。如果你喜欢图画，可以试试画一幅“藏宝图”，或者采用图文并茂的形式。我保留着好几张清单和一些美观的地图，大多是我给自己4万英尺的关注层面保留的彼此关联的心灵地图。

长期/短期目标

这个层面侧重操作，结构也许要更细一些，虽然十几个或者更多的目标还是可以用文件里的清单来轻松管理。你有业绩目标吗？你把它放在哪里？公司的规划保存在哪里？只要便于随时查阅即可，不必太复杂、太细致。

记住，我这里说的不是创建、总结和高效执行清单上所列举的事务，那是下一章的重点。就现在的讨论而言，我说的是类别划分和用什么工具来使它们保持明晰。

关注层面

我们渴望的结果也许分别属于生活和工作的多个层面，它们可以被视为“精心维护”的对照单。这些层面可以用一两张单子记录，比如工作用一张，生活用一张。如果你列出了目前的工作事项，那么你把它保存在哪里？你是否列出了生活中诸项事务的清单，并定期查看，确保不会把待解决、待思考的问题漏掉？

通常，你在这个层面需要提醒自己的事务不到20件，用一个简单的文档把它们逐一列出足矣。

项目

这是生活和工作中侧重日常操作的层面。你要用一个结构来维持这份特殊的清单，它必须能够容纳大量信息。在特定的时刻，大多数人有30~100个项目（按照我的定义，即1个人承诺在1年内要完成的所有必须分步执行的事务）要追踪。即便你有85件事要做，依然可以把它们列在一张单子上。我这里指的不是计划、具体细节和相关材料，它们都属于“辅助资料”。就这里的讨论而言，我只是建议你用一份清单来充当所有事务的索引，就像查看文件夹的标题那样，如果每个项目都有专门的文件夹的话。

项目至少应该每周回顾一次，用一份清单来管理这个1万英尺关注层面的目标，你就能对自己的所有承诺一览无余。即使你的行动和预期目标之间存在差距，你也可以马上看到。

你期待别人完成的结果

有时候你发现，你必须等待别人去完成你关心的事情。虽然这个条目主要用来追踪最平常的事务，不过在有些情况下，专门用一份清单来处理自己期待别人完成的任务，效果也很好。它对企业高管尤其有用，他可以把大项目委派给几名骨干，由他们直接向他报告。管理者不参与大项目的日常操作，但他必须对它们的进展情况有个大概了解。

行动

现在到了行动层面，也就是“真正开始执行”的地方。你要追踪的具体行动又可以分成3类：日程表标注的、越早执行越好的和委派他人执行的。它们还可以进一步细分成你觉得实用的类别。大部分人在这个层面要做的事情超过150件，把它们再分成几类比列在一张清单上更容易追踪。

全世界的GTD实践者对行动层面的关注最多，因为它脱离了传统的时间管理和个人组织模型，针对人们日常生活中时刻都在发生的事件的多重性提出了解决办法。由于杂事多、变化快，人们很容易在这个层面一筹莫展。而一旦你能够驾驭混乱的局面，就可以长舒一口气，顿感从容轻松。

成功实践GTD的关键在于列出方方面面的行动清单，以它为基础决定自己每小时干什么；而不是简单地列出每天的“待办事项”清单，因为它往往只体现了最新、最紧急的需求。如果有的是时间，先做哪件事、后做哪件事无关紧要。可是生活节奏飞快，零碎杂乱的新情况迫使你不断地重新思考自己的优先选择，你也经常受到情境和时间、精力不够等方面的限制。但是即便在这种情形下，你依然可以高效工作，只要你能轻松查询所有的行动选项。而要想达到如此高效，你就必须有完善的系统来追踪和回顾每项行动的提示信息。

顺利地明确意义已然很难，它要求你想清楚各个项目和当前事务中所有可以采取的下一步行动。当你意识到要查看的提示信息之多，更会感到千头万绪、无从入手。事实证明，下面的细分方法是普遍有效的分类方法，你可以在必要时只把精力集中在需要你全力以赴的事情上。

日程表

日程表是待办事务中最基础的着眼点。它标注了你的下一步行动，具体到确定的日期和时间，因此成了你要管理的大部分工作的基本框架。也许你已经在用日程表标记预约了。我们发现，日程表的效力比人们意识到的要大得多。

日程表应该代表你在一天内要完成的硬性任务，我把它们叫作“硬质景观”（hard landscape）[1]，即静止的事件和信息，你要根据它们来安排处理其他事务的时间。在新的一天开始时，日程表上标注的活动是我首先要关注的；而一天之内日程表是开放的，可以随时查看。

用日程表记录3类事务效果最好：预约、已经确定日期的活动、当天需要或者想看到的信息。我记在日程表上的内容意思很明确：“我今天一定要做、一定要知道的事。”

预约自不用说，比如下午3点30分与销售团队召开电视会议。日期敲定的任务也是明确无误的提示，它一整天都有效，虽然时间不固定。比如，你要在星期五打电话给客户，确认他收到了你的联邦快递包裹。又比如，你打算下班前给某人打个电话，安排一下明天的会议，但是现在你不能打，于是就可以在日程表上做个提示，不用指定具体的时间。如果你使用日程表系统软件，也许会发现它的“今日事项”一览表（通常在屏幕上方）是提醒自己在某一天做某件事的好办法。

每天早上，你应该把这两类事务——预约和当天必须处理的其他事务记在日程表上，这样你就知道还剩下多少可支配时间来处理其他事情。

日程表标注的第三类事情应该是你必须或者希望在当天看到的信息，比如某件有意义的事情即将发生的通知、起始和终止日期、预约的辅助资料等。在电脑日程表上，用“今日事项”一览表也可以记录这类信息，或者在预约的日期后添加附录。

日程表应该只标注这3类内容：预约、已经确定日期的行动和信息。把日程表的用途扩大或缩小，都不能很好地实现它的指定用途。如果你把自己打算在某天做的事记在日程表上，你就必须根据它重新考虑自己的时间，知道哪些是必须做的，哪些是可以灵活处理的。如果你的日程表内容太少，没有涵盖这3类，那么，你的大脑就会不断地想要填补中间的空隙。理想的效果是，当你惊讶地发现有突发事件要占用你的时间时，只需扫一眼日程表，就能清楚地知道自己能不能立即抽出时间去处理。