一个完整的、没有漏洞的组织整理系统，可以赋予你无穷无尽的力量，因为它可以让大脑彻底摆脱那些低层次的思维，把精力投入到更重要的事情中，并且不会留下任何未经处理的事务来分散你的精力。但是，你的组织整理系统一定要比你自己的大脑更可靠，这样你才能信任它、依赖它，这也是实现上述目标的基本前提。

拥有完善的组织整理系统，你才有精力去放眼更宏观的问题，大脑在记忆或提醒方面的持续压力才能得以释放。

组织整理意味着让某个事项所处的位置与其意义相匹配。如果你决定把某事项保存为参考材料，把它存放在必要的位置，这就是组织整理。如果你认为需要提醒自己打一个很重要的电话，只要你把提示内容存放在适当的位置，你就是在进行组织整理。这听起来简单，但它回避了一个非常重要的问题：某个事项对你来说有何意义？在前一章里已经阐明的事实是，人们试图组织整理的很多事项都不够明确。而且即使这些事项足够明确，也有可能存在较细微的区别，从而对你的创造力和控制力提出了更高要求。我将在本章阐述这方面的一些问题，我会带你体验处理工作篮时的一些必要组织整理步骤和组织工具。开始处理新事务时，你要创建清单，将你希望组织整理的事项分类，并始终牢记将附加项目纳入其中。换句话说，你的组织整理系统绝不可能立刻凭空建立起来。它会随着你处理材料的过程而变化，并测试是否已将各事项存放在了最佳利用位置。随着你对材料进行处理，组织整理系统应该也确实会随之变化。就各事项对你的意义来说，它们的本质区别永远不变，但一年之后，这些事项的最佳管理结构会不同于你今天构想的处理结构。

我必须建立一个系统，否则我就会被别人的系统奴役。

——威廉•布莱克

工作流程图的外环内容（圆角方框）显示出的是处理材料后可能遇到的所有情况。这些内容指明了在你判定事务的本质以及下一步行动后这些材料的去向。

基本分类

从组织整理和操作的角度来看，需要跟踪和管理的事情可以分为7大类（就是除去“垃圾箱”以外的7个外围图标中的内容）：

•“项目”清单

•项目的辅助资料

•记录在日程表中的行动和信息

•“下一步行动”清单（一个或多个）

•“等待”清单

•参考资料

•“将来/也许”清单

界线的重要性

保持不同类别事项彼此之间界线分明，这一点至关重要。每一种类别都代表着我们与自己达成的一类协议，以便在某个特定时间以特定方式提醒我们，如果它们彼此混淆、没有界线，那么整个组织整理工作也就丧失了意义。

因此，对组织整理而言，首先要捕捉并理清你和未尽事宜之间的具体关系。大多数人试图只靠“组织整理”加强化对自己所处环境的掌控，结果只能重新调整仍不明朗的未尽事宜清单。不过，只要你遵从我此前建议的流程，你就会得出明确的跟进内容，并能掌握对其进行分类和信息描述的实用方法。

必须对这些事务类型分门别类地加以保存，无论是在视觉上、具体形式上，还是心理上。

如果你忽视了这个分类流程，将不同种类的事项列入同一个清单，你往往会对这些事项无动于衷。比方说，把参考资料混入那些你想要阅读的资料中，你就会对这些需要阅读的资料失去兴趣；如果你把应该列在日程表中的工作（因为这些事情必须在指定日期完成）写在“下一步行动”清单中，你就会不再依赖日程表，转而频繁地查看行动清单，以免漏掉这个工作；如果有一项工作你暂时还不想实施，那么它就必须归入“将来/也许”清单，这样你才能在浏览“项目”清单的时候，全身心地考虑具体的行动计划；如果你把交给他人办理的事情放在你的某个“下一步行动”清单中，那么你在执行这个清单的时候，自然会因为这个事情引发的无意义思考而造成无谓的停顿。

你需要的仅仅是清单和文件夹

一旦你认清需要跟踪的内容（在前一章“理清阶段”中已经论述过了），你真正需要的就只有清单，以及足以保存提示信息、参考资料和辅助信息的工具，即文件夹了。你的清单（如我曾经指出过的那样，清单也可以以文件夹的形式出现）将保存所有的“项目”和“将来/也许”的内容，以及其他需要你跟踪的事务。文件夹（电子或者书面的）也将用于保存正在开展中的各项工作的参考资料和辅助信息。

很多人都在使用清单，但是大多数人都无法让清单发挥应有的效力，这也导致了许多人对我所推荐的这样一个以清单为基础的管理系统持怀疑态度。这不是清单本身的缺陷，因为多数人都没有把事情分门别类地列入清单，甚至清单上的内容都不是完整的，所以清单在保持你头脑清醒方面的效力自然大打折扣。一旦你把要完成的各种事务合理地分类整理成几个清单，事情就会变得非常简单，你只要管理好这些清单就行了。

我不在乎复杂事物所呈现出的简单表象，我追求隐藏在复杂现象背后的简单本质。

——奥利弗•温德尔•霍姆斯

正如我曾经提到的，你大可不必对清单中的内容按照重要程度进行排序，因为一旦情况有变，你就不得不重新排序。对于许多人的组织整理工作而言，强行对事情进行排序正是导致挫败感的根源。事实上，当你看到整个清单时，完全能够根据实际情况快速找出其中最重要的事情。清单仅仅是一个目录，它帮助你跟踪那些正在进行的事情，并让你在回顾的时候有一个依据和参照。

当我提及一个“清单”时，请记住，我只不过是指一群具有相似特征并被归为同类的事情的集合。清单可以是下面3种形式中的任何一种：

1. 一个文件夹或者容器，每页纸记录一件事情，这些事情都具有相似特征并被归为同一类。

2. 在一张有标题的纸上列出的确切事务列表（当然也可以列在活页夹或者小本子上）。

3. 一个保存在软件程序或者数字移动设备中的项目列表。