如同行动需要整理成清单一样，那些等待别人完成的任务也需要组织成清单以提醒自己。“等待”清单上的内容，应该是那些你不关心过程，只关心结果的事情（或由别人负责的事情）。比如你可能正“等待”在剧场预订的戏票、公司订购的新扫描仪、用户对某个提议的答复，诸如此类。如果某件事情的下一步行动需要由别人来完成，你就没有必要将这个行动列入行动清单了，你只要想办法提醒自己这个任务该由谁来完成就可以了，这就形成了“等待”清单。你的任务就是根据需要定期回顾这个“等待”清单，检查完成的情况，并决定是否需要你执行某些行动以推动事态的发展。

对他人做出的承诺进行跟踪管理，可以避免因为他们不兑现承诺而导致的危机。

对许多人尤其是管理者或监督者来说，收集、更新、完善、审阅我们所关心的他人未兑现承诺清单，会令你感到轻松愉悦，并能明确工作中需要重点推进的事务。

也许你会发现，这个“等待”清单只有放在手边才能发挥作用，而且与“下一步行动”清单放在同一系统中才能取得最佳效果。某个任务在结束之前，可能会多次在不同的清单中来回转移。比如，你可能需要给卖方打电话，要求他们提出一个工程方案（这当然要记在“电话”清单中）；打完电话之后，你要做的就是等候他们提出方案（然后就转到了“等待”清单中）；当接到方案之后，你就要找时间看看（转入“阅读/回顾”清单）；看完之后，你可能把方案交给领导，由他最后拍板（再次进入“等待”清单或者你的“在电脑前”清单）。[4]

当你和负责完成清单中所列事项的人会面或谈话时，随时利用你的“等待”清单大有裨益。与坐等时间流逝和陷入尴尬气氛相比，提及此前的某个事由（比如：“哦，冈萨雷斯的建议进行得怎么样了？”）会显得更得体。

对于此类内容尤为重要的是，清单上要包含每个项目的时间要求，以及商定的所有截止期限。当你说“但我的订购日期是3月20日”或者“三周后你可能拿到投标书”时，你一定要遵守这个时间，这是非常重要的。就我的个人经验来说，单是这个战术细节就极为重要。

要知道，“等待”清单中的内容都是要由别人完成的。当你认识到这一点的时候（特别是手中正拿着这样一份清单的时候），你的感觉肯定会很棒。

使用原始信息作为它自身的行动提示

跟踪任务最高效的办法就是，当提示信息出现的时候，就第一时间将其相关行动列入清单或存入文件夹。一般来说，原始的提示信息在经过处理之后就没有用了。比如，与领导开会的时候你会写些笔记，但是会后你把这些笔记归纳整理成具体的工作和行动之后，笔记本身就没有用了。有些人喜欢保留语音消息，总觉得“以后可能用到”，但这种方式对于提示信息的管理来说，实际上并不怎么高效。

把可付诸行动的书面文件和电子邮件与其他信息分开。

但是，也确实存在一些例外。某些类型的输入信息，其本身就是最为有效的行动提示，使用它们本身要比把它们列入清单的效果更好。这种方法尤其适用于某些书面资料和一部分电子邮件。

纸质提示信息的管理

某些事务本身就是其工作的最佳提示。最好的例子就是，“阅读/回顾”中所包含的文章、出版物和文件资料等。显而易见，你完全可以直接把《财富》杂志放到“阅读/回顾”篮中充当提示物，如果你还坚持要在行动清单中写下“看一下《财富》杂志”，这就有点画蛇添足了。

另一个例子是：有些人仍然使用纸质账单进行支付，你可能觉得把所有的账单留起来一同支付比较容易，那么你就可以把自己的各类账单存放在一个标题为“待支付的账单”（或者“待处理的财务票据”）的文件夹或者篮子里。与此相似，报销的发票也应该如此，要么立刻处理，要么保存在“未报销的收据”信封或者是文件夹中。[5]

对于你的具体工作类别、新事务和工作场所来说，仅使用原始文件本身或许更有效。比如，一位客服人员可能会接收到许多服务申请，并将这些申请按要求填写在统一格式的表格中。在这种情况下，这些表格就可以作为最佳的行动提示。律师或会计师可能会处理那些需要花时间审核的文件，以便明确行动计划，而这些文件可能会堆积在书桌上特定类别的文件夹中。

当你决定保存事务提示信息（是列一张清单？还是采用文件夹或数字目录中的原始文件？）时，还要考虑后勤方面的问题。如果你经常外出，就要考虑提示信息的便携性。但是，如果你的所有工作都可以在办公室里完成，那么把原始文件当作其提示信息的载体可能会是更好的选择。

对材料进行组织整理的主要目的是减轻认知负荷，不必再不断地思考“我需要怎么处理它”。

无论你选择采用哪种方式来保存提示信息，你都应当将它们按照“下一步行动”的类型分成不同的组。如果某个客服任务需要你接下来打个电话，那么就应该把它列入“电话”清单（或者文件夹或数字存储设备）中；如果下一步行动需要你查看某些信息并将其输入到电脑中，那么它就应该纳入“在电脑旁”清单。依我之见，对工作流程管理的最大破坏，就是把同类型的所有文件（比如客服申请单）都放在一个工作篮或文件夹中，根本不考虑完成它们需要采取的下一步行动是否是同类型的。某个申请需要你回个电话，另一个申请需要你查看一下相关的数据，而另外一个则需要等候其他人提供进一步的信息，可你却把它们都放在一起了。这样的做法最直接的后果就是，每次你启动一项任务，都要再次判断它的下一步行动是什么，这很快就会让你厌烦，并且对这一大堆没有明确下一步行动的文件感到麻木。

我的个人管理系统都是基于清单构成的，所以它非常方便，但是我仍在办公室保存了一个“阅读/回顾”文件夹，还保存有一个塑料材质的旅行版同名文件夹。尽管我还以数字形式存储并阅读某些杂志，但在手边保存有形版本仍能发挥后勤保障和审美愉悦功能。

电子邮件类提示信息的管理

与纸质材料类似，那些需要付诸行动的电子邮件，其本身就是最好的行动提示——它们自动保存在你的电子邮件管理软件中。特别是当你的工作是以电子邮件为核心（每天接收大量邮件，大部分时间花在处理邮件上）的时候，尤其如此。在这种情况下，你就可以直接将电子邮件管理软件作为你的工作管理系统，而不是把电子邮件中包含的任务从收件箱提取出来列成清单，或者分配给另一个清单。

许多人都会发现在电邮软件的导航栏上建立两三个特殊的文件夹会非常有用。其实在电邮软件里面，大部分文件夹都是用来存放、归档各种参考资料的，只要我们想想办法，就可以找到一套有效的方法来组织和管理我们的行动提示信息（也就是需要付诸行动的电子邮件）。我们要把这些邮件放到“收件箱”（邮件接收后自动存放的目录，这里也是大多数人习惯存放邮件的地方）之外的地方。[6]

如果你选择这种方式，我的建议是，为那些需要“超过两分钟行动”的邮件建立一个单独的文件夹（在此重申，对电子邮件，你也应该遵照“两分钟原则”进行处理）。这个文件夹的命名应当以特殊字符开头，这是为了：（1）以此来区别这个文件夹与其他保存资料的一般归档文件夹；（2）让这个文件夹始终处在导航栏的最顶端。微软系统里的“@”和Lotus里的“–”标记或连字符就可以。那么你可以建立一个“@行动”文件夹来存放这些需要采取行动的邮件。

接下来，你应该创建一个标题为“@等待”的文件夹，它将出现在“@行动”相邻的位置上。当你接收到的邮件有你需要跟踪的信息时，你就可以将它们拖入“@等待”文件夹中。这里还可以存放那些通过电子邮件委派出去的任务：你要做的就是将发出的电子邮件拷贝一份（抄送或密送），放入“@等待”文件夹中就可以了。[7]

有一些电邮软件（如Lotus Notes）允许你在发送邮件的同时，复制一份并归档存入你自己的文件夹中[发送的时候使用“Send and File（发送并归档）”按钮]。其他软件（如Outlook）可以在“Sent Mail”（已发送邮件）中找到发送出去的邮件。在后一种情况中，对于许多人来说，最有效的方法是：当他们通过邮件分派任务时，给自己“抄送”（cc）或者“秘密抄送”（bcc）一份，然后把接收到的邮件存入“@等待”文件夹中。（通过简单的设定，就可以让Outlook把你转发给自己的邮件自动保存在某个指定的文件夹中。）

将积压的电子邮件数量清零，比动辄积压上千封邮件更节省精力。

清空电子邮件“收件箱” 采用上面的方法，可以让你清空收件箱中的所有邮件——这可以让你的视线更加清晰、头脑更清醒、工作更轻松。恢复“收件箱”的本来功能——它是一个接收信息的缓冲区，它所包含的语音邮件新信息或未读文本需要你尽快处理，以便为接收新的信息腾出空间。很多人把“收件箱”当作一个保存信息的仓库，归档文件、参考资料、未确定下一步行动的资料甚至包括垃圾，统统混杂在一起，这肯定会让你对“收件箱”内的东西感到麻木——虽然你双眼盯着屏幕，但你的大脑根本没有思考。

再说一次，清空“工作篮”（对电子邮件来说就是“收件箱”）中的内容并不意味着你已经解决掉了其中所有的问题。它仅仅代表着，你已经删掉了一切可以删掉的内容，把你暂时不需要采取行动但希望保存的事情归档了，完成了所有那些不需要两分钟就能解决的事情，并把那些等待结果和需要行动的邮件移入相应的文件夹中。现在，只要你打开“@行动”文件夹，就能看到所有你需要花时间采取行动的邮件。这与你手忙脚乱地搜索很多页邮件，生怕漏过某些重要的事情相比，是不是简单多了呢？

关于四处散落提示信息的警告

把要做事情的提示信息置于你的视线之外，这明显存在着危险。个人工作管理系统的首要任务就是让你能随时看到想要看到的行动提示，这样才能让你正确地选择将要采取的行动。离开办公室之前，或者你决定当天主要执行计划外事项之前，你应该逐一查看那些未确定下一步行动的邮件，就像你对待“电话”清单和“在电脑旁”清单一样。而电邮软件中的“@行动”文件夹，其本质就是“在电脑旁”清单的一个延伸，所以对它们也应当一视同仁。纸质的“悬而未决”文件夹（记得前面提到的大量申请表格吗？）也应当视为一个记录了提示信息的清单来处理。

纸质材料有时比数字形式的材料更实用。

无论提示信息散落于何处——在文件夹里、在清单上，还是在电邮软件里——只要能够平等对待它们，并且保证定期回顾，那么就不存在任何问题。你需要确保不把任何行动提示信息遗落在系统的角落中，而让它无法发挥应有的作用：提示你去采取行动。在数字时代，这样做或许会招致风险，因为一旦脱离显示屏，这些材料往往无法发挥提示作用。这使得许多电脑达人重拾纸质材料——纸质材料具有实体性和可见性，使人们更加相信这种提示工具真的可以有效提醒他们。

为了能够真正做到心里没有牵挂、无忧无虑（为了与好朋友聚会、出去散步），你必须让自己确认所有的行动提示信息都已经妥善保管了，所有事情都在你的掌控之中，不用担心会漏掉任何事情。并且，你应该可以在几秒钟之内就完成整个确认过程，而不用花费几天。