只要你手边随时都有理想的工具，无论你的脑海中出现什么样的想法，你都可以第一时间把它抓住、记下、保存起来。一旦你捕捉到这些想法，你就可以根据需要随时查询参考。

思维辅助工具

获取想法、提高生产力的最重要的绝招之一就是利用“形式决定功能”现象——合适的工具更容易激发你的好想法。（我的一些最有创造力的想法，就是在试用一款软件时产生的，这款软件的主要用途是以一种有趣的方式产生和捕捉数据。）

运气影响一切。让你的鱼钩始终垂放在你认为鱼会出现的溪流里。

——奥维德

在你思考的时候，如果不能动笔写写画画，或将其输入数字设备，你会发现自己很难长时间保持注意力高度集中（最多不过几分钟），独自一人的时候尤其如此。只要你在思考过程中能够使用一些外界的工具记录你的想法，那就像给风筝加上了线，你就可以一连几个小时保持高效而敏捷的思维。

书写工具

随时在手头准备一些方便好用的书写工具，这样你就不会因为缺乏记录工具而在潜意识里对思考产生抵触。对我来说，如果手中没有记录想法的工具，我就无法投入地思考。

形式往往能够决定功效。将自己置于易于捕捉思想的环境中，那些你都没有意识到的好想法便会自己冒出来。

说来也怪，有时一个绝妙想法的诞生仅仅源于我一心想用一下我那漂亮又好用的圆珠笔或中性笔！也许你不像我这样，会受一个书写工具的驱使，但如果你也有这样的倾向，那就应该成全自己，在高质量的书写工具上进行一些投资吧。

建议你在每个位置都放上几支漂亮的圆珠笔，因为你很可能会在那里做一些记录——在你的书桌上，在厨房里，在书包、公文包、钱包和背包里。

纸张和记事本

除了书写工具，还应该准备一些实用的记事本等类似功能的物品。标准记事本功效不凡，因为你可以轻松地撕下记录着想法和事情的那几页，放入你的工作篮中，日后有机会的时候再进行处理。你还可以用原件或扫描件形式保存一些初步和非正式的思维导图和笔记，直接把它们放入别的文件夹。手写痕迹往往包含丰富的情境记忆提示，事实证明，这些提示具有长期价值。

黑板和白板

离你最近的记事本在哪儿？把它们放得更近一些。

如果有足够的空间，黑板和白板也是非常实用的思考工具，并且可以多次重复使用。它们为你提供了充足的空间，可以在上面草草记上几笔心头闪现的想法。此外，当你在思考某一主题时，它们还可以使你的想法始终生动地展现在你眼前。在办公室和会议室中配备一些白板将会很有用，而且越大越好。一些公司已经设计出有可擦写表面的整体内墙，可以很方便地展开头脑风暴和临时视觉沟通。如果你有几个孩子，我建议你在他们的卧室中也装上一个。（我是多么希望在自己的成长过程中也有这样一个鼓励思考的环境啊！）注意在手边准备足够的白板笔——扼杀创造性思维的莫过于干掉的、无用的书写工具。

只有在我将自己的想法表达出来之后，我才能清楚地了解自己的想法。

——E•M•福斯特

当两个人或者更多的人聚集在一起开会时，谁都可以在白板上写上几笔，一目了然。即使几分钟后你擦去了这些思想火花，但刚才把它们记录下来的过程本身就可以促进大家的建设性思考。（有时候，即便手头没有记事本，仅仅是在餐厅里的纸制桌布、餐具垫甚至是餐巾上漫无目的地描上几幅图表和写一些笔记，也会令我获益良多。）

用你的数字化工具进行思考

在文字处理、思维绘图、提炼纲要、演示文稿或者电子表格程序方面，我喜欢运用笔记本电脑（较少用平板电脑）来进行思考。当我把需要考虑的事情以某种数码模式存储起来后，就可以自如地编辑、剪贴以及投入各种各样的应用之中，非常便捷。一旦启动电脑，坐在屏幕前，我的大脑就会活跃起来。这也成了掌握键盘输入技能的一个重要理由，这样你才能灵活自如地驾驭电脑。

较大的白板方便展现更具创造性的关联，并能扩展思维范围。同样的，我发现较大的电脑屏幕也能起到类似作用。随着全球数字和移动技术的快速发展，大家使用的各种设备自然在日益小型化，但其可用性和效率却大大提高。不过，我想提醒的是，智能手机之类设备的价值在于执行思考结果，而不在于生成创造性思维。[1]因此，我需要更多而不是更少空间。

辅助架构

除了拥有随身携带且得心应手的工具以外，一个可以方便地收集思考结果的系统也有利于提高效率。这就像在你的面前摆出纸和笔时可以帮助你进行头脑风暴一样，拥有便于组织整理项目细节的工具和环境，也同样可以推动项目计划的进程。

根据需要创建文件夹或者活页夹

一个好的一般性参考资料归档系统，不仅要便于归档和查阅项目资料，还应该对项目规划起到重要的辅助作用。一个项目的进展，一般都是由某些关键数据、票据、资料推动的，所以，你非常有必要针对某个主题设立特定的文件夹。这样，当你手头出现相关资料的时候，你就可以立即将其保存到文件夹中。如果你的归档系统太过正式（或者根本不存在），那你一定会错过很多提前关注项目的机会。比如你刚刚参加完某一次特定主题的会议，写了不少笔记和备忘录，你就应该马上建立一个文件夹，把相关的资料全部放进去（当然是在确认了相关的下一步行动之后）。

如果缺乏一个良好的系统来存储你的糟糕创意，那好创意恐怕也会无家可归。

在培训客户时，我多次发现，当人们仅仅创建了某个主题文件夹，并放入可以收集到的备忘录和其他具有潜在价值的相关资料后，就可以大大地提高他们对事务的控制力。这种方式无论在客观上还是主观上，都能让你感到“一切都处于控制之中”。

如果你习惯使用活页本或者计划手册，一定要存储足够的空白页。这样，每当一个主题或项目出现时，你就可以马上为它分配一页。某些项目日后也许会占用比较大的篇幅，甚至会占据一个完整的记事本，但是开始的时候，一页纸也就足够了。绝大部分项目也就仅仅需要一两页空间，保存需要跟踪的几个想法即可。

纸张与数字化

对于那些日益适应数字化的人来说，会忍不住想完全摒弃纸张。鉴于已经有各种用于数字记录、扫描和字符识别的工具，从理论上讲，这么做应该没问题。但是，从其实践意义来看，纸张对我们大多数人仍然有用。出于种种原因，手写笔记不会消失，这不仅是因为相关工具的适用性，及其图示范围的有效性。当我们用不同设备进行表达时，我们往往会有不同的思考方式，许多人发现，用手书写和绘图能释放出更多精彩纷呈的创意。

此外，与我们在电脑屏幕前的发现相比，纸质材料更便于提醒相关信息、关系和观点。据我所知，许多数字狂们都已经在重拾纸质计划书和记事本，因为他们发现，这些东西更容易配合他们思考和自我提示。很多时候，我都会打印与某人、某项目或某主题相关的文件，然后把它们放在一个有形文件夹内，以便在开会、写作或研究时使用。尽管这些纸张大都会被循环利用，所更新的信息也将重新输入数字设备，但在此期间，有形材料能发挥电脑本身不具备的功能。

毋庸置疑，数字技术将继续升级，并将以低技术材料和工具无法企及的方式促进思考、规划和决策支持。但除非笔、记事本、便利贴、有形文件夹和打印文件被更好的东西替代，它们仍须在你的协调性个人管理系统中扮演某种角色。[2]

软件工具

我还没有发现堪称完美的项目管理工具。对于需要我们管理的大多数内容来说，自诩完善的很多应用程序要么太耗能，要么太简易。我曾经指出，我从没见过哪两个项目需要进行同等程度的细化和以同一种结构进行管理。所以说，很难创建出可以满足大多数的任意一种应用程序。我们发现，零碎的应用程序往往更加灵活，也更适用于我们的项目。

尽管如此，仍有多种类型的数字工具可以发挥非常重要的作用。大多数专业人士都熟悉文字处理程序、电子表格和演示程序，它们或许都是创建项目计划及其内容的最佳方式，尤其是在已完成目标、愿景、头脑风暴阶段的情况下。

通常更适用于非正式规划和头脑风暴的两类软件，分别是思维导图和分级概要应用程序。我在自己的大多数项目中都使用了一种数字思维绘图工具，用以开展针对性的头脑风暴，并捕捉那些随机迸发的想法。在大多数情况下，思维导图本身足以实现我对相关项目的掌控。

头脑风暴的另一个选项是分级概要程序，它允许创建标题和子标题，描述其有限或扩展性细节。大多数好的文字处理程序同样提供此项功能。这些程序的优点是，它们可以处理范围广泛的复杂情形，从列举关于组织聚会的要点，到生成整部作品的结构。尽管出于删除、粘贴、重新排列数字文本的考虑，分级概要和文字处理程序通常更支持结构化思维，但它们仍然有助于生成创造性思维。

软件领域的高端产品是综合性项目管理软件。专业人员和机构有其特定需求，需要利用这些应用程序体现严谨性，对细节内容进行管理，因此，他们通常采用此类工具，并通常会基于公司的特定项目专门定制。这种软件还用于发射火星探测器、协调建筑施工、交付飞机和药品。

项目管理软件的低端产品应用，是在某个项目列表的“任务记录”位置记录随机想法，或者利用通用的记录生成和管理软件，创建关于某项目及其相关想法的记录。

如果你是电脑迷，你无疑会采用此类模式，以便开发、捕捉项目计划及其相关材料。要确保自己适应这些应用程序，从而专注于你的项目思考，而不是软件本身。这还便于你进行定期回顾，随时更新内容，通过持续清理和重新组织来保持其即时性。要记住，电脑有点像黑洞，随着记忆和存储容量不断扩展，具有这种零碎功能的新颖应用程序会不断激增，保存一切内容会变得更容易，而你手头最重要的项目材料则更难找到。

如何在生活中应用这些手段?

就像你的“下一步行动”清单需要不断地进行内容更新一样，你的“项目”清单也应该如此。要做到这一点，你就应该抽出一段比较完整的时间（1~3小时比较理想），对每一个项目进行尽可能深入的“纵向”思考。

准备工具、创造条件，对项目进行一些创造性的思考。这就足以让你把大多数人抛在后面了。

现在，就请找出你目前最关心或者最感兴趣的几个项目，对这些项目进行一些思考、收集或组织整理工作。在此过程中你可以使用任何你认为用得上的工具。

每次一个、自上而下地逐个面对这些项目。问问自己：“对于这件事情，我还需要了解什么？获取什么？记住什么？”

让我们把超前的焦虑变成超前的思考和规划。

——温斯顿•丘吉尔

你可以使用纸和笔绘制出思维导图，然后建立一个文件夹以保存这些纸质文件。你也可以在你的管理软件中，随手输入一些要点和想法。你还可以创建一个文字处理文件，写出这个事情的分级概要。

关键在于你要学会思考，运用思考的结果进行合理的管理。要培养一个好习惯：在考虑问题的时候高度集中精力，有预见性地发现问题、解决问题，而不是等到迫不得已时才行动。