个人管理系统的价值体现在它可以把各种资源释放出来，把工作做到更高层次、更完美，这是因为它可以赋予我们更多信心，从而推进我们的工作。但是，如果对工作的推进并不是一以贯之的，那么任何系统都不可能做到真正有效率。指挥官总是要应付那些没有人承担的工作。如果没有安排合适的人来负责洗手间的卫生工作，那么到最后恐怕只有首席执行官亲自动手。系统如果不能百分之百地处理好自己的工作，那么就不会减轻任何压力。在概念、软件和培训方面，虽然我们可以很轻松地建立起花哨的系统，但是，如果你得了流感、浑身难受，这些系统是否还会发挥效力？真正的系统必须能经受最恶劣的现实情况的考验，纵使在我们一点儿也不想继续维持它的情况下。

你的周边工作做得怎么样？

每个组织都有神经和中枢神经系统，它们总是能够反映组织本身最薄弱的环节。如果某个团队成员连续两周不回复任何电子邮件，那么整个团队的敏感度和效率都会被削弱。如果每个成员都能在几小时内处理好自己的沟通问题，高效率自然也就随之而来。人们经常抱怨说，来自公司的那些貌似毫无目的的电子邮件给他们带来了沉重的负担，但那些最常抱怨电子邮件的人，通常都不怎么擅长利用电子邮件。系统的迟钝会不断地衍生发展。

在这样的环境里，人际交流变得迟钝、懒散。要跨越这些缓冲区造成的障碍，其他人必须提高说话的声音。提高了的（而且通常是不合适的）音量和紧迫感会造成一种被动的氛围，而组织文化也发展到了边缘，结果组织的反应能力变得既迟钝又过于积极。组织文化中的重大战略变革举措也变得有始无终，无益的信息不顾后果地到处流传，而“狼来了”心态也会让沟通的感觉变得迟钝。

真正的挑战是要把良好的沟通变成方便易用的工具，然后你就可以不假思索地将其派上用场。

——马克斯•德普雷

（Max DePree）

另一方面则是那些定期处理电子邮件和其他沟通方式的个人和团队。他们已经发展到了更成熟的问题层面。他们擅长迅速处理问题，不管是重要邮件还是垃圾邮件。更有趣的是，他们好像并没遇到同样多的无关问题。通过持续不断地工作，他们已经建立了一种能对自己联结的网络做出敏锐反应的系统。如果别人知道你在密切关注他们发送的信息，他们自然会更注意信息的质量和适当程度。如果各种关系中的反馈环节都得以缩短，那就会形成一种更健康、更富有成效的局面，从而达到更完美的程度。

企业文化（包括家庭）如果出现这种情况，那么所有系统都会受到积极的影响。在敏感度不断增强、日趋平衡的情况下，迅速反应的能力可以缩短各种交流的时间和决策的周期。再也不会出现短路、烧断保险丝的情况。让人分心、与工作无关、有损于工作的东西都变得一目了然，没有任何生存发展的空间。

榜样最具影响力。无论是行大善，还是为大恶，都会影响别人做出更多的类似行为。

——拉罗什福科

（La Rochefoucauld）

在我们的工作中，如果碰巧培训到工作流程中某个团队的全体成员，我们就教他们去建立一种即时反应机制，这样他们就不必再去考虑当前应该考虑什么这个问题。无所作为不仅浪费精力，而且经常还会导致衰败状态，带来不必要的复杂局面和压力。我们会向他们证明，有意识的行动胜过无意识的反应。这并不是在倡导膝跳反射那样的不由自主的反应。在交流的过程中，思考过程并没有消失，而是变得更为缜密。由于出现在情况进入危机模式之前，交流过程自然就是我们的有意之举，我们的行动也就更加积极。这样，长期积压的工作就得到了清理，明确的制度也会就位，前端决策机制也就进入了运行轨道，合作和交流的质量也会有明显提高。我们所做的，就是铺设更好的线路、安装新的火花塞。这个系统并不能根除所有问题和挑战，但通过这个系统，我们可以更早地发现它们，更轻松地处理它们。

顺便想想……

● 你个人工作流程的瓶颈在哪里？尚未处理的最陈旧的交流方式是什么？怎样才能抛开这种老套的交流方式？

● 就你用来自我管理的清单或结构来说，有哪些是不完整的?怎样才能全面改善？

● 从工作的角度来看，你的团队（或家庭）的瓶颈在哪里？该如何加以改进？

系统的效率与你的感知度成反比

如果不得不关注自己的系统，你就浪费了原本可以用来做好本职工作的精力。系统安装、调整或升级的目标，就是让你尽可能快地不再考虑“系统”问题。

成功的系统：平静运行

系统越完善，你越不易察觉它的存在。你对系统投入的注意力越少，它发挥的作用可能越大。只有在系统失效或必须留意使用情况时，你才会关注系统。你需要做的，是工作、行动、思考、创造和处理各项事务，而不是关注做事的具体方式。你需要做的，是享受在乡间驱车前行的感觉，而不是考虑换挡或控制车内温度和通风等问题。

我必须创立一个系统，否则会遭到别人的系统的奴役。

——威廉•布雷克

（William Blake）

将我们绑得最紧的那些束缚，来自我们已经摆脱的那些锁链。

——安东尼奥•波契亚

（Antonio Porchia）

建立起平稳运转的系统通常是提高效率的绝佳机会。十有八九，人们的工作流程都无法运行，因为它们本身就够耗时费神的了。过去25年间销售的组织系统和软件在理论上都站得住脚，但却没有像人们希望的那样发挥作用。如果系统设计存在缺憾，或者操作没有达到“自动”的程度，而有待处理的工作却不断快速增加，那么系统就会崩溃。

参考归档系统可谓设计拙劣的系统的实例。该系统把各种文件装入带有标签的文件袋中悬挂起来，容量和速度都会扼杀这个系统。经常有堆积如山的文件需要整理归档，但却没有去做，因为谁也不愿意向过于拥挤、异常复杂的档案柜里放材料。如果在文件上做好标记，每个文件夹内只放一个文件，就可以顶住不断增加的压力，不至于崩溃。系统瓶颈的另一个实例是计算机的鼠标。我们有时候习惯于使用鼠标点击，而如果利用快捷键，速度可以达到鼠标的4倍。我们经常看到，因为花费过多的时间提出问题、构思解决方案、撰写并发送电子邮件，就连老练的专业人士也会因此被迫中断建设性思考和交流的过程。

你必须建立起自己感觉得心应手的流程系统。你需要拥有属于自己的“本垒”，所有工作处理工具和行为都应处于自动运行状态。坐下来工作时，你肯定不希望自己必须重复一次处理流程。在过去的20年里，每年有250天我都在按照自己的方式工作，即使在虚拟的工作环境中，我也可以高效率地工作。但如果在自己的办公室里，面对着自己的文件，工具一应俱全，我却可以取得更好的工作效果，因为不会受到任何干扰，因为我希望以最高的效率开展工作，既不消极抵制，也不留下后患。

顺便想想……

● 你建立了哪些不需要再去思考、使用即可的有效程序？

● 你的系统有哪些方面还必须不断思考去加以完善？怎样做才能使其更“自动化”？

● 你家里的工作空间怎么样？怎样才能确保自己拥有功能更强的生活管理控制室或工作台？