在“我们”的层面，个人和团队可以通力合作，提高智力生产力。

脑力劳动者能为彼此提供的最重要的服务是：尊重他人的隐私，不要打扰别人的专注工作，不要搞突然袭击，也不要制造噪音、发送不必要的邮件。大众对多任务并行和随时在线的危害认识得并不充分，你可以宣传这方面的知识，在例会上讨论解决措施，有必要的话还可以团结一致，从公司层面上重视这个问题。

如果你能从私人层面上更好地了解你的同事，你们还能互相帮助，提醒那些热衷于多任务的人，这样做得不偿失。通过彼此的帮助和支持，你们可以找到更健康、更有效的方式，处理源源不断的信息流。

下面是一些典型案例和建议。

如果你尝试过改变个人或公司根深蒂固的低效习惯，你会知道那有多难。所以，如果有同事试图提高效率、停止随时在线、不再立即回复邮件而是专心批量处理，那么你应该表示尊重和支持。与那些永远粘在办公桌前的人，或是永远匆匆从一个会议赶往下一个会议的人相比，定期休息的人产出更高、更有创意。你不光应该尊重他们的工作方式，还应该向他们学习。

那些墨守成规的人喜欢对定时离线的人品头论足，嘲笑别人使用耳机，或者说别人反社会。如果某个问题没有立即得到答复，这些人就会暴跳如雷，虽然那些问题可能已经在他们臃肿不堪的收件箱里待了一个星期。这些人需要你的同情和帮助。yipindushu.com

我经常和荷兰的政府部门合作，其中有一位很受尊敬的专家，他经常需要做艰难而详尽的分析，但他发现，来自外界的打扰总让他不得安宁，无法交出满意的答卷。所以，他决定采用我在工作坊上传授的方法，在门上贴一张告示：“请等到11点，我静候您的差遣。”然后关闭邮件提醒和手机。刚开始的时候，同事们因为他不再即时响应而感到非常不满，后来他解释了自己这样做的原因，于是很多同事决定效仿。接下来，定时离线的习惯又扩展开来，因为他们的上司发现，整个部门的人都不再即时响应问题了。到这时候，他们已经被新系统带来的好处所征服，提高智力生产力的榜样已经树立。大家还达成了共识，留出一个电话号码，保证随时接听，专门用于非常紧急或非常重要的事情。这个号码由团队成员轮流掌管。

别指望员工随时在线

对管理者和领导者来说，他们应当首先发现如何发挥大脑的最大潜能，他们也应该认识到通信工具和脑力劳动之间的协同效应。他们应当树立榜样，将离线思考和专注工作的规则提上日程。当然，如果他们不相信本书的观点，不肯花时间来思考、对话、讨论，也不肯深入阅读，那就永远不可能建立优秀的团队。

提升公司智力表现的第一戒律非常简单：别指望员工随时在线，鼓励他们离线完成重要工作（为思考脑着想）、离线休息（为存储脑着想）！

正如前面解释过的，要摧毁专业人士的智力表现，最有效的办法是要求他们随时在线、即时回复邮件。你投入巨额资金雇佣最棒、最聪明的人才，难道就是为了让他们二十四小时在线？

最重要的是：召开场外会议时，请让你自己离线。正如我在“1号锁链”（）中所说，彻底离线，你才能脱离执行层鼠目寸光的层面，获得统观全局的视角。

第13章 2号解锁秘诀：批量处理

作为现代社会的一员，你无法彻底避免多任务并行。有时候，多任务并行甚至是你工作中很重要的一部分。但是，如果你详细分析所有的干扰就会发现，大部分干扰与工作无关。最糟糕的是不断检查邮箱和短信，哦，还有它们更糟糕的“表亲”——社交媒体和热点推送。

其实，合理安排任务的基本原则非常简单：尽一切可能减少切换次数。从本质上说，这意味着你为单任务和多任务都留出了足够的空间，这样你可以游刃有余地安排工作，不会让多任务并行挤占乃至淹没单任务的时间。

当然，这并不意味着你一辈子所有事情都要按计划完成。事实恰好相反。你更好地掌控了重要的事情，就有更多空间留给缘分和不期而遇，你可以尽情学习、发现、享受乐趣。

如果你觉得“尽可能减少切换次数”这一句话就足以让你做出改变，那么你可以忽略艾森豪威尔原理（Eisenhower principle）和帕累托法则（Pareto rule）的部分，直接跳到批量处理的部分。

不过根据我的经验，对很多人来说，这个理念虽然简单，实施起来却非常困难，因为他们的优先级不够明确。如果你知道什么是真正重要的事情，这时候再来决定取舍，那就容易多了。

艾森豪威尔原理

面对很多任务时，最好的处理方法是不要把它放进待办事项表，而是直接查看日程表，给它安排一个时间。如果没时间，那就直接拒绝，或者设定限制条件。但是，在查看日程表之前，你还需要问一问自己：“就算我有时间，我真的应该做这件事吗？”要快速做出决断，你可以采用艾森豪威尔原理——重要的事情通常不紧急，紧急的事情通常不重要。

我们可以建立一个简单的矩阵：

①紧急而重要：要获得优秀的表现，它们应该占用20%左右的时间。

例如：危机、有截止时间的项目、来自重要客户的抱怨……

②重要但不紧急：要获得优秀的表现，它们应该占用70%左右的时间。

例如：重要会议或项目的陈述、计划、建立重要的关系、战略发展、构想的建立与实施……

③紧急但不重要：要获得优秀的表现，它们占用的时间不应超过10%。

例如：和团队共进午餐、大部分会议、干扰、电话……

④既不重要又不紧急：要获得优秀的表现，它们占用的时间不应超过1%。

例如：浪费时间的社交媒体和网上冲浪、50%～80%的电子邮件、清理桌面……

花5秒钟评估待办事项表（如果你有的话）上的每一个任务和行程表上的每一个会议。利用这个矩阵，你还能迅速删掉大量垃圾信息。最开始的时候，你的评估时间可能略多于5秒钟，不过一段时间以后这会变成本能，速度也会变快。

接下来要决定在什么时间做什么事情。有意识地根据重要程度筛选所有干扰，结果你会少做很多不重要的事情，工作效率也会大幅提高。

①紧急而重要的任务应该马上完成。

②最影响智力表现的是重要但不紧急的任务。对于这部分任务，你应该立即在日程表上给它划定不受打扰的时间。这些任务如果不能妥善安排，它们会变成紧急而重要的任务，那么你的工作质量就会大幅降低。

③如果某个任务不重要但是很紧急，请直接拒绝、转给别人或是在做完重要的事情以后再来处理。挑选接手人的时候请注意，这个任务对他来说应该是一个重要的挑战。

④永远不要接受不紧急也不重要的任务。直接抛弃就好，别为它费心，也不要以为休息的时候顺便做一下就好……还有一些与工作无关的风险因素可能浪费大量时间，例如社交媒体和邮件最终消耗的时间总是远超你的计划，因为它们太容易上瘾。所以，如果你无法将此类活动控制在10分钟以内，那么在完成所有工作之前，千万别去碰它们。

请牢记在心：你从工作中得到的愉悦感越少（愉悦感很重要），你就会越渴望好玩的东西（但它不重要）。因此，请先实践下面我介绍的帕累托法则，这样你才能知道，哪些活动会带来最多的愉悦感，而且还能提升智力表现。

要让艾森豪威尔原理发挥最佳效果，你必须清楚以下两点：

•你的优先级是什么，不光是工作，甚至包括整个人生？

•什么活动能为你带来最大的价值、最多的快乐？

我在培训中发现，有太多人对自己生命中幸福的基石和优先级一无所知。你或许想知道，这两个问题跟合理安排任务有什么关系。合理安排任务意味着做出正确的选择，不光是生死攸关的那些重大选择，还有每一天都会遇到的小选择。你应该清楚什么是生命中最重要的事情，然后以它为准绳，去衡量每一个选择。如果你不知道自己真正想要的是什么，那么就不可能实现真正的高效。这一点非常重要，所以在培训课上，我要求所有学员做的第一件事，就是思考自己生命的优先级。

明白生命的优先级，有助于你：

•在工作、家庭和自我之间达到更好的平衡。

•在必须做出重大决策时，你的失落感和压力会变小，同时降低选择错误的风险。

•避免你匆匆抓住某个机会，却没有深入考量后果。

•减轻你的工作负担，对于那些不符合优先级的要求，你可以轻松说不。

优先级决定前进的方向，带来最多愉悦感的东西为你提供动力。二者互相结合、互相促进，带来最好的结果。不过有时候它们也会冲突，这没什么问题。比如说，你可以单纯地追求乐趣，也可以为了达到优先的目标而辛苦工作。虽然工作本身可能毫不愉快，但为了实现目标，你依然可以坚持一段时间，只是很难长期维持。

若要深入讨论这个主题，我们将严重偏离本书目标。不过，我很乐意和大家分享我发明的一个工具，它能够帮助你找出自己的优先级，发现最能让你获得快乐的事情。你可以在www.brainchains.org上下载这个“家庭作业”——“幸福基石”。要想发挥最好的效果，你应该和搭档/配偶共同完成。把这套问卷复印几份，然后大家分别填写，不得互相商量。然后找一个周末，订一间舒服的酒店，远离孩子、邮件和电话，比较你们的答案并加以讨论，商量出共同的优先级。

在一次培训中，一位来自航空业的经理人说：“没有目标就不会迷茫，这就是我的人生观。”他发展出了一套及时行乐的人生观，乐于抓住每一个机会。我觉得我们都需要一点这样的精神，保持灵活，对生命充满兴趣和激情。但是，在面临工作中的重大决策时，这位经理人又非常看重这件事对私人生活的影响，例如是否会改变他与妻子、孩子、家人和朋友的关系，及时行乐的人生观不适用于这些事情，所以，当一个美好的晋升机会出现时，他拒绝了，因为那会破坏他的快乐。他和妻子一起做了“幸福基石”问卷，结果发现，要满足夫妻共同的优先级、获得幸福和快乐，就不应该接受晋升。虽然对其他人来说，这可能是个梦寐以求的良机。