假设你对生活中某些具体问题的一切可能行动进行了捕捉、明确意义和组织整理，假设你在各个相关层面的思考都已很成熟，为了推进事态发展，仍然会有一些现实因素必须考虑到，即你的想法可能受到情境、时间和精力的制约。

情境

面对摆在眼前的诸多选择，此刻你能做什么？你把想好要做的所有事务统统完成是不可能的，因为这些事务大多要使用具体的工具，或者在特定的地点才能完成。你在办公室有工作要做，在家里有活儿要干，除非你所在的地方正好是你有事要做的地方，否则，你的选择必然受制于你所在的地方。你要用电脑完成几项工作，可是如果你的服务器坏了，电脑被送去修理，这个选择就自动失效了。如果你乘车前去会见某人，在车上发现手机信号不好，那么，打电话的可能性就被排除了。在任何一个具体的时间点，你都只能做特定的事情。

所以，我建议你根据情境对各种行为提示信息进行分类。根据情境分类不是无缘无故的，它是限制你的选择的第一道坎，让你避免想起自己做不了的事情。你外出办事，唯一真正要关心的是外出事宜清单和可以打的电话。你在飞机上，带着笔记本电脑，你可以做必须用到电脑的工作（无须联网即可）。当然，在飞机起飞或降落时，你唯一可做的是浏览“阅读/回顾”文件夹。我不是说你必须做这些事，我只是说，如果提示信息体现了具体的场合，你就会比较容易考虑到可选范围。

如果你和我一样，觉得必须客观地追踪必须采取行动的每项事务，就会发现自己几乎每时每刻都有150件以上的事情要做。如果把它们统统列在一张清单上，那么，如果你想趁着接女儿放学的几分钟打几个电话，在查找电话号码时，你会是什么感觉？你满头大汗地在外出事宜、要跟丈夫商量的事、要在五金商店购买的物品、要起草的电子邮件等诸多事项中搜索你的电话清单。如果这些事务已经根据情境进行了分类，找起来就会很轻松，你一眼就能看到上面列出的8个电话号码。

时间

第二个影响你能做什么、不能做什么的制约因素是时间。在员工会议开始前有15分钟的空隙，你不会着手一项必须不受干扰地花半小时才能完成的任务，不管这件事有多么紧急。通常，你要采取的一些极具战略价值的下一步行动，往往要求大段安静的时间。我在写第一本书时，是吃过苦头才明白了一点：为了写得流畅，才思泉涌，必须保证写作的时间。如果我想在不到两小时的时间内开展建设性的创意思考，就是白费力气、自讨苦吃，两小时内根本无法进入下笔如有神的写作状态。宁可不写，也不要强行把写作塞进一个不适当的时间段。

如果你只有10分钟的空闲，你想高效利用这段时间，最好选择你觉得可以在10分钟内轻松完成的任务。

显然，鉴于优先排序还要考虑其他因素，你还必须建立具体的结构，为需要时间保证的重要行动留出充裕的时间。这种考虑周密的计划倾向于发生在每周回顾模式中，即你把目光提高到1万英尺的高度，纵览了今后几个星期的事务，照顾到一部分已经修改的最后期限，也考虑到先后登场的无数其他要素。

这里的关键因素是，除了你身处的场合，你的选择还必须考虑到可支配时间和执行任务要花费的时间。

这显然是把手头的工作逐一列出的又一条重要理由。不管你有多少可支配时间，受什么条件制约，总有些任务是可以在制约条件下完成的。

精力

打算行动时要考虑的第三个因素是精力。你在某个时刻的脑力、心力和体力条件下，能有效地执行你准备做的那件事吗？即便你坐在电脑前，即便离下班还有一个小时，你有精力起草一个大项目的提案吗？如果你刚休息了一会儿，觉得精神焕发、情绪高涨、思维敏锐，当然可以……动笔吧。如果你刚开完会回来，会上与员工进行了唇枪舌剑的辩论，你的重感冒还没好，那么，你也许最好做些无须耗费太多脑力的工作。处理一下积累的电子邮件、更换一下打印机的墨盒，这些也许是积极参与、高效工作的可取选择。

对可能的行动保持一套完整全面的提示系统，精力也是一条理由，这样你就可以把手头的工作与身心状态相匹配，更多地处于“舰长和指挥官”象限。如果你接连出席了3场视频会议，每场会议都不得不绞尽脑汁、巧妙周旋，那么，你也许不想在散会后立即给上司打电话，商讨一个棘手的问题。如果你除了喝咖啡，还想做点别的，那么，可以打电话更改一下酒店预订，或者预租一辆汽车。在你精力不济时，总有些必须完成的琐事要做，而且你可以做好，这是很不错的选择。

当然，做小事是因为你能做好和做小事是为了逃避做难办的事，两者的分界线很模糊！不过，如果你反正要推迟处理某件事，倒不如享受一下眼前的闲暇时刻，优哉游哉地做一些建设性的琐事。虽然焦虑，还是做了点事，比什么也不做却忧心忡忡要好。只要你愿意建设性地投入工作和生活，任何行动都可以把你的能量引向正确的方向。你也许真的能重新获得强大的动力和充沛的精力，可以着手处理一个有点儿风险的项目，获得更高回报。

行动选择

与你决定采取什么行动有关的最后一组变量是，你是否对明确地列在行动清单上的事项、需要即刻执行的临时冒出的工作、可以抽时间整理的新情况和新信息进行后续追踪，以便全面更新可能的任务，重新列一张清单。

事先安排好的工作

“事先安排好”只是一种空想，但它却准确地描述了你的行动、项目、目标等清单上的内容。当然，你也可以只做行动清单上列出的事务。但是如果你明确了自己人生较高层次的追求，并把它们转化成了具体的下一步行动，那么，在上述清单上你就有不少事情可做（在我前面提到的制约条件下）。

在获得掌控的捕捉和明确意义步骤，相当一部分内容是明确你在各个层面的工作，它们的提示基本上都落在“下一步行动”清单上。典型的职场人士坐在办公室里，也许有15个电话要打，有30件事要用电脑完成，有12件事要向老板汇报，有7件事要在办公室里完成，另外还有3件事等待落实。所以，假设他的时间和精力没有问题，那么，可供他选择的工作范围相当大。

突发事件

即便你的待办事务全都是预先定好的，生活也具有挑战性。但是，你可能认识到了，不管你的清单多么详尽全面，没有疏漏，还是会出现各种意外，它们都是清单未能覆盖的。

首先，有大量常规活动，无须预先计划或列在清单上，却必须在一天或一周内完成：取回干洗的衣物、遛狗、跟助理聊聊家常、查看股价、请同事吃午饭、午休等。仔细想一想，这类未经规划的事务的数量着实惊人。

第二类事务也许不会让你感到惊讶，即临时冒出、必须处理的事：突发状况。老板突然闯进来，交给你一项任务，要求你马上执行。你接到学校打来的电话，被告知儿子在操场上把胳膊摔断了。客户打来电话，说他弄到了一大笔额外的预算，准备交给你。

你碰到过这种情况吗，一天之内接二连三地出状况，列在清单上的事情一件也完成不了？太多了，谁都免不了。这是好事还是坏事？看情况而定。如果每件事都比你原本打算做或者不得不做的事情重要，那么，你的决策就是成熟老练的自我管理的结果。但是，如果你面对一大堆积压的面目模糊的任务和材料，心里隐隐不安，不知道自己能做什么、必须做什么，那么，意外的干扰和额外的要求只会加重你的心理负担，引发胃溃疡等不适症状。你不能自信地当机立断，调整事务清单上的优先顺序，而是被迫丢下一件事，马上转入另一件事，因为你不相信自己能把它抓住，暂时搁置，过后在更合适的时候再处理它。

怎么处理突发状况，你对自己的处理办法是否满意，基本上取决于你能不能总览全局，使手头的任务尽在掌握，取决于你能不能用可靠的清单系统来评价突发状况。如果你不得不在一条黑漆漆的走廊上摸索前进，那么，你绝不希望自己被前景不明的项目或处理不当的电子邮件分散注意力。一旦遇到意外状况，你希望调动全部的感官，轻松便捷地在事务的大小之间转换视角，在当前的处境下平稳地航行。

这就是你在无事可做的时候，最好清理积压事件的原因。无法预料的突发状况总会出现，一旦出现，你应该在心理上给它留有余地，不让待处理、未决定的材料把空间占满。当今时代，我们的生活似乎越来越多地充斥着意外事件和突然降临的机会。我的个人行动管理系统，90%的用处大概在于，一旦出现突发情况，我可以用方便快捷的办法与自己重新协商，停下手头一切其他事务，马上把它纳入系统。但是，如果我的清单不够全面，我先前的事务安排得不够明确，那么，我就不相信自己的判断是对的。