使知识可寻找意味着确保它被标记好了可供搜索，被组织好了可供浏览。它还需要可访问，因为没有什么比下面的情况更让人失望：人们虽然看到了知识产物的存在，却不能打开它，因为它所在的文件夹受到保护。有几种机制支持可访问性。最起码，你可以给系统添加一个“请求访问”功能，它会将访问请求发送给负责知识成果的人。更全面的做法是，KM政策（我们将在介绍）应该给出指导，说明该如何平衡信息安全与知识分享及再利用，才不用一味限制人们对内容的访问。

大家应该知道知识资源的存在并可使用它们。在就职和培训时，需要给他们提供关于知识资源和关键工具（搜索引擎、社区目录、黄页）的介绍，并告诉他们：应用这些资源对他们是有帮助的。

资源本身需要“在环境中可寻找”，这意味着由于其本身的性质，当你开始查看知识或参与需要知识的任务时，它们能“弹”出来（Morville,2005）。例如，在项目管理门户项目启动页面，一选择项目类型，就可链接至相关知识（在律师事务所的系统，就可能给正和委托人开启新工作的律师自动发送相关的先例）。

知识寻找和再利用的角色

业务组织内部的知识寻找、审核和再利用需要有专人负责。项目经理或部门经理通常负责确保人们能查找到他们需要的知识。而个人则负责进行搜索，然后仔细阅读他们找到的材料。在某些组织中，例如律所和政府组织，设立了研究员和分析师的角色，他们为知识工作者提供对记录知识的访问。

知识分析师的部分角色是从各个知识库检索知识和信息，从而为面向客户的人员准备简报。知识分析师的典型任务包括：

评估内部客户的知识需求；

收集和组织知识资源，编辑多个来源的信息和数据，准备统计数字；

提供答复和简报，回应员工、经理和外部客户的质询。

律师事务所中的专业支持律师（PSL）的角色类似于知识分析师的角色。PSL角色需要承担的任务清单如下（Magnusson, ,p）：

提供专门知识（给律师提建议、起草先例、提供更新、维护知识库）；

提供内部和外部培训，举行推进会；

业务开发（推介支持、客户提醒和研讨）。

以下这几个关键知识组织角色，为人们提供IT基础设施内的工具，以支持知识查找。

企业分类学者负责开发和实施整个企业的知识分类，他们使用控制性词汇将相关的知识和信息内容联系在一起。这些词汇也可把人与内容联系起来，例如，人工默认在特定的主题领域贡献了许多知识，那么该分类标签就可以与他们在系统中的人员资料关联。当有人对该主题进行搜索时，他们就可以看到该知识以及与该主题密切关联的人。当项目负责人或客户经理主动连接到管理能力框架时，分类法甚至能有更大的能力帮助他们寻找有合适资格和经验的项目人员（Lambe, 年，p-）。分类学者负责将这些联系反映到分类中。

信息架构师负责设计组织的信息和知识环境，便于人们在信息资源中轻松导航和查找。他们的工作非常像物理空间的建筑师，即组织和指示“信息空间”，以便人们可以轻松导航。信息架构师需要确定和分析不同用户在他们的工作环境中的信息和知识需求，还需要与分类学者密切合作。分类学者提供术语和类别，而信息架构师用分类法设计整体环境，以支持确定的用户需求。

企业搜索专家负责实施的搜索技术能有效地利用分类，支持信息架构的设计。

例如，企业分类通常收集可表达分类术语的所有替代术语，并将那些替代术语与分类中的受控术语连接。然后，人们只要搜索查询时用了其中一个替代术语，搜索引擎就会检索标有分类术语的所有资源和人。搜索者用不同的词指同一个东西，这是一种克服资源“分散”的方法。搜索专家必须配置搜索引擎才能完成上述操作。

同样，搜索专家将给分类学者提供常用搜索查询的报告。这些都是应该纳入分类或备选术语集的术语，因为它们是人们思考知识内容的证据。

搜索专家与信息架构师合作，让组织的知识资源“在环境中可查找”。信息架构师确定在特定环境中对知识资源的需求。搜索专家部署分类法和搜索引擎，寻找特定资源，并把它们输送到相关的用户界面。

知识寻找和再利用的流程

人们最熟悉的知识寻找和再利用流程就是行动前审查。在这里，寻找和审核知识资源被合并到讨论过程中。当行动前审查作为项目管理流程的一个固定步骤时最有用，通常在项目启动阶段进行行动前审查。在英国国民健康保险制度（NHS）中，行动前审查是项目规定流程的一部分，它的主要开展形式是由下面四个问题引导的促进讨论会（Department of Health,2010）。

1.我们要实现什么？

2.从其他地方的类似情况和过去的项目中，能学到什么？

3.什么会有助于取得成功？

4.为了避免问题和采用良好的做法，我们需要采取什么行动？

问题2需要通过参考以前的知识资源和经验教训来做一些准备，这是知识寻找和再利用对规划阶段的一个回馈。新加坡军队在任务或军事行动的规划阶段，就以类似的方式进行行动前审查（新加坡国防部，2014,p208）。

在大多数组织中，当人们搜索知识时，并没有专门的过程讨论和知识评估。当KM框架的其他要素就位时，行动前审查可能有用，但当它作为备选项时，它经常会被完全忽略。

KM规划进程让知识再利用流程更为系统，这个规划过程最终可形成一份KM计划（Milton,2005,p117）。某个项目（或部门或实践社区）的KM计划详细描述了以下内容。

项目需要寻找、审核和合并什么知识；

已知的知识差距以及项目的知识需求；

在哪里寻求知识；

如何获得知识；

谁负责知识的获取；

何时需要获取知识；

项目会产生什么知识；

如何确定和记录项目产生的知识（会用到哪些流程，何时用）；

谁负责记录；

记录的知识保存在哪里，如何确保它可寻找和可访问；

项目中需要应用哪些KM框架（包括角色与责任、流程、技术和治理）。

KM计划一般在KM规划研讨会上产生，并作为项目规划和启动活动的一部分保存。研讨内容包括项目所需知识的讨论，在讨论期间，将安排知识寻找。KM计划将推动知识寻找和审查的行动，因为许多知识寻找行动包含对所记录知识的搜索。