由于沟通对组织正常运作的重大意义，所以大多数组织，甚至中型组织，都提出了一些专门的沟通任务。决策中心本身，也就是经理或行政长官的职位，往往必设置一些能够协助他完成沟通职能的职员。另外，组织中还建立起专门的官方“记忆”库，如文件、记录、数据库以及定期报告系统等。有些组织单位的建立，是为了处理一定的信息收集工作，例如会计、审查、管理分析、情报工作等。组织规模越大，就越可能进行这种专业化分工。

决策中心的组织方式

管理者的许多沟通任务都不必亲自担当，而是可以委派给办公室的其他助理职员完成，其中包括起草输出信息、筛选收到的信息以及联络。

起草输出信息，我们几乎不需要多做说明，这是秘书的普通职能，而且高级行政长官往往都有这样的助理。也许这类分工最细致的一个算是美国总统办公室的管理和预算办公室了，其重要职能之一就是起草总统令，以及总统向国会递交的提案。

这类分工的确有重要意义。因为它意味着，通过在行政长官办公室配属一些专家，他们能从各自的专业角度对输出信息进行审查，又不会导致权威系统进一步复杂化。这种体系在军事组织发展得最完善，比方说，作为司令部参谋的炮兵军官，要拟定作战计划的炮弹进攻计划。而行政长官本人，例如在军事组织中是参谋长，则负责协调这些项目计划。

审查收到的信息，决定哪些信息应该受到行政长官的注意，是高级行政长官的一项专门职能，它同样可以委托他人执行。在某些情况下，这项职能还进一步延伸到代替行政长官对收到的信息做出分析和提出建议的准备工作。而在另一些情况下，行政长官的参谋人员可能有权完全绕过前者，独自处理收到的信息。

行政长官将工作委派给予下属或其他组织单位联系的联络官，这其中产生的问题比上述两种委派更棘手。除非我们十分谨慎地把关系明朗化，否则行政长官的下属就认识不到，联络官并不是主动行使职权，只不过是参谋机构首脑的代表而已。由于这种模糊性，人们可能会对联络官产生相当程度的怨恨，联络官也可能会失去其存在的意义。在许多民间组织中，助理部门的首脑和部门首脑的助理之间的区别不太明确，这样的组织应该好好地研究军事组织中认真做出的这种区分。

组织“记忆”库

组织不是生物体，所以按照记忆的本义，组织拥有的记忆只能是组织参与者的集体记忆，这对组织来说远远不够。原因有二：首先，某人脑子里的记忆，其他组织成员不一定有；其次，当一个人离开组织时，组织就失去了这个人所占有的那部分记忆。

因此，组织需要人工“记忆”，而且比个人更有必要。对个人来说，组织管理只不过是习惯而已，但对组织来说，却必须把管理记录在手册里，以此来指导新招募的组织成员。组织可以使用的储存信息库有记录系统、信件和其他文件、数据库和定期报告系统。

这些方法都是大家十分熟悉的。它们本身也给组织造成了难题：应该记录哪些类型的信息，各类信息应该如何分类和归档，以及文件存放的实地物理位置等。但是抽象地讨论这些问题对我们几乎没有什么益处。

调查研究机构

多数组织，或组织内特定的决策中心，需要的信息不仅是正常工作过程中收到的信息，必需的信息有从组织外得到的外部信息和从组织内部得到的内部信息两类。任何大型组织中，都有一些旨在获取组织内外部信息的职能单位。产业企业中的专利处就是这样的单位，其基本职能之一就是，通过查阅专利局公报、制造厂商名录、期刊和行业文献，连续观察产业界的专利和产品开发情况。而会计部门则是具有获取内部信息职能的突出代表。

外部调研单位不需要我们多加讨论。让它适应组织需要的主要问题，就是要以一定方式对它进行管理，以便将接收的信息以有效的形式迅速传输到组织的适当场所。这必然导致与任何辅助单位类似的问题，就是其职能的专业化程度如何，它与一般业务单位的分离程度如何。这类外部信息调查单位还有军事组织的情报单位、企业的市场研究单位、火灾警报处、警方通信系统等。

至于内部信息调研单位，除了会计部门之外还有好几种。最突出的也许要算独立的审查机构（如军队总检察官办公室）和分析单位（如纽约市调查局，或美国预算局的行政管理处）。

对会计部门来说，信息流要独立于正式权威机构，这一点，大家已经普遍承认，几乎是不言自明的。然而典型的会计部门的职能已经远远超过了简单的真实核算。目前，会计部门经常被用作一种信息源，来确定企业的开支是否符合预算。会计账目还经常被用作进行成本分析的依据，从而为将来的经营管理决策提供帮助。就会计部门具有这些能力而言，会计信息已经成为从经营角度来审查企业业务运营状况的最重要的工具之一。

会计控制的运用，以美国审计总局最为突出。该局多年来坚持对联邦政府开支进行事先审计工作，而对它认为与国会意愿不符的开支项目予以否决。这就在联邦政府中产生了决定开支的双重权威制。研究这一问题的人对此一般持批评态度，不过我们应当认识到，这仅仅是授以会计部门某种控制职能而导致的一种极端形式。就会计人员有权限制直线制组织管理者的行动方案而言，会计人员的职权是与正式权威链相互交错的，它破坏了广义的命令统一性。

独立的审查机构也造成了双重权威问题，这与会计控制产生的问题类似。通常即使审查机构仅拥有将发现的问题上报给最高行政长官的权力，直线组织也会对它的观点异常敏感。不过，由于它的干预往往是间断性的，而不是连续性的，因此这个问题的严重性多少有所减轻。同时，审查机构的影响力也因其干预的间断性而有所减弱。但总的说来，无论审查机构造成了什么问题，高层管理者都会发现，审查机构的协助极其宝贵，因为它向管理者提供的信息可能永远无法通过直线组织传输上来。

高级管理层级对组织运行状况的了解，还有另外一种方式，就是经常对组织或其某部分进行综合分析和全面考察。在这一方面，高级管理层可以得到专事此项工作的管理分析机构的帮助。这样的考察可以仅限于组织结构问题，也可以包括活动计划的分析。在大多数情况下，这两者的关系极为密切，以至在考察两者时无法将它们分开。