这个小小习惯的变化可以让你每天多出十几分钟时间，释放精力

你如何整理邮箱？

关于人们怎么浏览每日邮报，你可能知道很多。下面是我过去的做法……

结束了漫长的工作，我回到家，从邮箱里拿出信件，走回厨房。我怀着好奇，不紧不慢地浏览这一堆信件。垃圾邮件，电费单，垃圾邮件，按揭单，垃圾邮件，垃圾邮件，杂志，没有寄信人地址的手写卡片，垃圾邮件，垃圾邮件，汽车贷款，垃圾邮件，垃圾邮件……

这张小卡片肯定脱颖而出了，我立马打开来看。这是一张邀请卡，请我儿子几周之后参加生日聚会。我打开iPhone上的日历查看。他应该可以去。我必须仔细检查那个时候没有其他安排。

放下邀请卡，我打开了电费单。我一直在吹空调，想知道电费数额有多大。呀！我决定打开其他的账单看看什么时候到期。yipindushu.com

我放下账单，拿起《商业周刊》，翻一翻，看几个标题，然后想：记着回来看这上面的一篇文章。

最后，我把杂志放到一边，开始做晚饭。那天晚上，我又拿出这些信件，进行归类，扔掉所有的垃圾邮件。我会把杂志留在厨房（让我的环境变得凌乱了），把其他的放在办公室的桌子上。在接下来的几天里，我会再次打开那些账单，把它们都付了。如果我还记得，就会再打开那个邀请卡，看看日历，回复一下。

虽然这种“处理”信件的方式可能并不是什么难事，但这却标志着我们处理事情的方式：我们一次又一次地回到这些事情上来。当我们处理邮件的时候，可能会对每一次“叮”都做出回应，会看一下邮件是谁发来的，主题是什么。然后才会决定要不要打开看。如果我们打开看了，就想把它留在收件箱，稍后回复……然后就会再读一遍。

我们可能会把脏衣服脱下来先扔到卧室的地板上，然后再捡起来扔到衣柜里那一堆衣服上。每周一次，或者直到衣柜的门再也关不上的时候，我们就会找来洗衣篮，把衣服装进去，放到洗衣机旁边，下次回来后才会真正开始洗衣服。

“凡事只做一次”的心态

那些非常成功的人士几乎对遇到的所有问题都会立即采取行动。他们知道做事要想高效，就要花费最少的时间和精力处理事情。简而言之，他们练就了“凡事只做一次”的心态。

下面是我如何利用“凡事只做一次”的原则浏览邮寄信件的：

我出去走到邮箱边，拿出信件。

在我走回车道的过程中，挑出垃圾信件。

在我走回家之前就把垃圾信件扔到了车库的资源回收桶。

我很快就挑出了杂志，把它们放到咖啡桌上待阅读杂志那一摞上。

我拿着剩下的账单，放到我电脑旁边那堆待支付账单里。剩下的也只有账单了，再没有其他的信件了。

因为每周五我都有30分钟的时间来支付账单，所以到那之前我都不用惦记着打开这些信封。

用他们的话说……

每当我有一项小任务需要完成（所需时间少于五分钟），我会立刻完成，而不会把它往后拖。这就确保了每天结束的时候，不会还有一堆工作等着我。

——尼哈尔•苏萨，康奈尔大学的全优生

我是真的觉得“凡事只做一次”法则非常重要，如果做一件事只需要五分钟，甚至五分钟都不到，我建议你立刻就去做。只要做这件事不会干扰已经安排好的工作，一般最好是立刻采取行动，不要等以后再回来处理。

“凡事只做一次”与邮件处理

大多数人都是新邮件一出现就立即阅读，或者当他们打开收件箱，看到有一堆未读邮件时，就会立即点开每封邮件逐一阅读。

除非只需要几个字来回复，否则大多数人都会关掉邮箱，稍后再来回复——回复的时候还需要再打开邮件重新读一遍！

更好的解决办法就是每封邮件都立即处理。以下是我今天早上如何带着内心的挣扎处理邮件的：

上午11点，完成了每天早上都要进行的锻炼，孩子们去上学了，我也完成了2个小时的集中写作。是时候打开邮箱了……深呼吸。

第一封邮件是我设置的谷歌提醒，来监控我自己的名字。它提示我先前安排好的博客文章今天早晨上线了。我跳转到博客页面，以确保没有问题，然后注意到文章标题上有一个拼写错误。该死，看完剩下的邮件之后我必须回来花几分钟处理才行。

不！凡事只做一次，我内心的声音提醒自己。我快速打开WordPress，改正了拼写错误，点击发布。

下一封邮件来自一位自由职业者，他发邮件告诉我雇主识别号码，这样我的会计就能准备一份税务文件给他。我稍后要给会计发个通知，告诉他那个雇主识别码。

不！凡事只做一次。我加了几句话，点击转发，发到了会计那里。

下一封邮件是我的律师发的，附件是一张发票。什么？！我不记得自己还有账单没付啊。双击这个PDF。哦，没错，我忘了他还帮我处理过商标问题。哎，我昨天刚刚付完账单。

我可以把这个发票打印出来，放到待处理账单中，等到每周一次的账单支付时间段再处理，或者立即支付了。现在就做！幸运的是，我的律师有信用卡，我在他的这封邮件里填了信用卡信息，然后发回去，做完这些只花了三分钟。

下一封邮件……我最近加入了宾夕法尼亚协会，并交了会费。有人发邮件来问我这是不是一个非营利组织。我怎么会知道？我能把这封邮件转给谁？哦，天哪，还是现在就处理吧。我在浏览器中打开一个新标签页，打开他们的网站。快速浏览“关于我们”这一页。里面没有提到501（c）3型非营利机构的身份。回复这个邮件：我觉得不是。发送，完成。

下一封邮件……有人询问我的演讲费用及档期。我把这个转发给了我的网上行政人员。不用写任何内容，她知道该怎么做。

如果我处理完了所有的邮件，或者半个小时的处理时间已经用完，我就会退出邮箱，等到下午再回来处理。

“凡事只做一次”与日历安排

如果你不能立即处理某个邮件，一个非常有效的策略就是，把它在日历上标出来，以后处理。记着，我们是要用日历，而不是待办任务清单。

例如，我姐姐黛比刚刚给我发了封邮件。与其回复邮件，我更想给她打电话，直接进行详细的谈话。但是我没有把这件事加到我的待办事项列表中，也没有把这封邮件留在收件箱里，留在收件箱里的话，很可能就会被淹没，再也不会处理。相反，我在日历上找了个时间，设置提醒“给姐姐黛比打电话”。

我用Gmail和谷歌日历。因此当一封邮件看完之后，我想在日历上创建一个事项，只需要如下4步：

1.点击窗口顶部靠近中间的“更多”按钮（下拉菜单）。

2.从下拉菜单中选择“创建事项”选项。

3.新标签页打开，在谷歌日历中显示新事件表单；默认是当前日期和时间，并把电子邮件主题行作为时间标题。电子邮件的正文显示在“说明”字段中。

4.根据需要调整日期和时间，点击“保存”。完成啦！

如果你使用的电子邮件客户端是Microsoft Outlook，就会更简单。当电子邮件打开时，只需要点击“安排”按钮，或者直接把邮件拖到屏幕右侧的日历日期那里就可以。

更多有关信息或想查找进行此操作的截屏，只需在谷歌中搜索“如何从电子邮件创建日历条目”。

通过“只做一次”来简化任务

凌乱的环境会使人精神上有负担，增加找东西的时间，最终还是需要安排出时间来“清扫房间”。只做一次的心态可以让你周围的环境长期保持整洁。

我在教我的三个孩子学会运用“凡事只做一次”原则。他们过去常常会把用过的盘子放到水槽边的台子上。我最后还是要再走到水槽那里，把这些盘子放进洗碗机。

现在他们知道了吃完饭以后，把盘子和杯子拿到水槽里冲洗，然后直接放到洗碗机里。

洗衣服同理。他们不再把鞋子和袜子脱下来之后直接扔到沙发旁边，然后就忘了。现在如果他们脱了鞋，会直接把鞋拿进房间或者放到门口。

关于洗衣服，我甚至在步入式衣柜里放了两个洗衣篮。一个放深色衣服（用冷水洗），另一个放白色衣服（用热水洗）。既然我把脏衣服扔进衣柜的时候就能把它们分好类，为什么还要再重新捡起来进行分类呢？

怎么实现成功

企业家或者职场人士：“凡事只做一次”法则有助于你只处理邮件收件箱前面的那些邮件。

自由职业者：“凡事只做一次”法则会有助于你整理好相关文件。

学生：“凡事只做一次”法则有助于你完成每项作业。

家长：“凡事只做一次”法则有助于你使房间保持整洁，保证孩子学校送来的资料及时完成。

秘诀十三

如果完成一件事时间少于五分钟，应该立刻就去做。

如果你不再一次又一次地反复做同一件事，会节省多少时间呢？只做一次，只做一次，只做一次。