我们有必要引入系统化的批量处理，要大幅提高智力生产力，这是最重要的方法，尤其是在非常规性的工作中。在很多情况下，批量处理的效率远高于整天零敲碎打，读过第一部分以后，你应该已经完全明白背后的原因。其中最重要的原因是大脑的工作机制，尤其是背景切换会带来大量损失，无论是时间，还是效率，抑或记忆、专注度、创意等等。

如果任务非常复杂，或者所属领域截然不同（例如分别属于工作和家庭），那么不受打扰地工作能够大幅提高效率，最多可达4倍。30分钟的专注工作比10个不断切换的3分钟强10倍。

别忘了：每一次切换、每一次干扰都将损害你的产出，哪怕这些切换和干扰看似微不足道。

（1）一次完成一个任务，或者相对完整的一部分，拒绝所有干扰

重要的任务需要思考脑发挥最佳表现，例如写一份重要的备忘录、制定计划、考虑解决方案或重要的选择、准备重要会议、研读文件、阅读书籍、做报告、完成重要的谈话……在这种情况下，最有效的办法是立即投入全副精力去做，（尽可能地）拒绝一切干扰。

如果任务所需的时间的确很长，无法一次性完成，请把它分成相对完整的几个部分，每个部分至少应该留出45分钟不受打扰的时间来完成，比如说，如果是写一份报告，你可以完成其中的一章，或者几个小节。通过这种方式，你不必在临时记忆里储存太多的东西。完成一部分以后，不要立即去处理电子邮件，那会浪费你存在临时记忆里的知识。正好相反，你应该休息片刻（见下一个解锁秘诀），让大脑完成整理工作，把这些信息存入长期记忆。思考脑需要这样的休息才能消化吸收刚刚完成的工作。然后，你再着手进行下一个部分，如此反复……yipindushu.com

（2）把密切相关的任务划分到同一批次

第二点是，把同一主题的任务划到一个批次里，留出专门的时间来一并处理。

任务的相关性越小，切换的代价就越高，消耗的脑能量也越多，带来的压力也就越大，所以你忘记的东西就越多，犯错的概率也越大……处理邮件，就是典型的多个不相关小任务频繁切换，而且非常常见。

工作事务和生活事务应该彻底分开，因为它们属于完全不同的领域。如果把二者混为一谈，频繁来回切换，你会忘掉更多东西，犯下更多错误。

（3）把不相关的任务、邮件和琐事丢到一个批次里

第三点是，对于那些彼此之间毫无关系的小任务，例如多封电子邮件，请把它划分为一个大的批次，用30～45分钟来完成。在这段时间里，你的大脑、电脑和桌面全部处于邮件模式。完成这项工作以后，请休息片刻，吃点儿（健康的）零食或者午休一会儿（你应该把最琐碎的东西放到午饭前做）！正如我在决策力那一章里讲过的，几位研究者发现，决策和选择都有累积效应：处理邮件需要做出大量小决策（比如说要不要删掉），消耗的脑能量其实比一个重要决策还多。此外，在这半个小时里，你的大脑一直处于被动模式，所以你需要休息一下，重新集中精力，才能完成接下来的任务、会议、对话或其他工作。

琐事也应该批量处理。每个人都需要处理一些大大小小的琐事，尽管我们并不喜欢。首先，请想一想这件事是否真的非你不可，最理想的当然是交给喜欢这些事的人去做，没准别人会觉得这些事儿很新鲜，或者有挑战。你或许可以和同事交换一部分琐事，他不想做的事情也许你会喜欢。如果这些办法都不行，我们常常会拖延下去，因为一般来说，琐事都不急。但是，想起长长的琐事列表，你会感到很不愉快。更糟糕的是，我们会一直拖下去，直到它变成紧急事务，阻碍手头的重要工作。因此，你应该把“屁事”整合成“一大堆屁事”，这个说法来自我的一位高管学员。比如说，每周在日程表里留出一个小时来处理琐事。你可以叫它“屁事会议”，以免被其他事情挤占时间。

这样做有几个好处。首先，面对无法推脱的琐事，你不必再感到压力倍增、汗流浃背、忧心不已，你可以直接把它丢进“屁事盒子”里，这会让你感觉好很多。其次，你不必再为它担心，因为你知道自己能搞定。第三，屁事会议开始以后，你通常会采用一种“大扫除”的态度，这将大大提高你的效率。批量打扫一大堆垃圾，这可比一点点零碎打扫省事多了。结果，这些一再拖延的烦人小事不再阻碍你的重要工作。最后一点也很重要：一次性清理大量垃圾，这同样能带给你完成某事的满足感。如果你一点一点地做，那就永远无法得到这种感觉。当然，这些道理同样适用于电子邮件。

（4）准备好在家里处理的批次

经过一整天的辛勤工作，你可能还需要把一部分活儿带回家里干。尽管在打破大脑的四道锁链以后，你获得了大量“额外的”时间，但这可能依然不足以完成所有任务。在这种情况下，你需要建立一个在家批次，留出专门的时间，在家里处理工作。回家以后仍保持随时在线，这将摧毁你的家庭生活，同时为孩子树立糟糕的榜样。如果你的孩子已经进入青春期，你应该反复阅读“青少年过度在线束缚大脑”的相关章节，并认真思考你能通过什么方式帮助他们避开低效陷阱。所以，你应该建立在家批次，而不是永远心不在焉，这就是你为孩子树立的榜样。和家人商议以后，请彻底离线专心工作，然后再全心全意地与他们共享天伦之乐。如果你在家时也保持随时在线，那么正如我们在第二部分有关电子邮件的章节里描述的那样，你差劲的平衡能力不光会树立坏的榜样，还无异于告诉大家，你的家人不如手机重要。这种感觉很糟糕，所以，这是最差的一种低头族（形容那些总是心不在焉、低头看手机的人）。不知不觉中，全家人都会沉迷于虚拟世界，忽视现实里的家庭，包括你在内。请记住，牵涉到儿童发育与亲子关系的时候，“邮差不会第二次按铃”。

（5）在日程表上标注批量处理时间

划出专门的时间来完成批量处理，这非常重要，所以请把它标注在你的日程表上。考虑到大部分公司的个人工作日程表是公开的，别人随时可能破坏你安排好的批量处理时间，所以请把这段时间标注为某个会议，并将它列为每周一次的例会。我的很多学员将它命名为MWM会议（和我自己的会议）。一位优秀的经理称它为QTM会议（与自己共度高质量时间），另一位则称之为TT会议（思考时间），当然我还说过，甚至有人说它是SB会议（屁事会议）。

很多前来培训的专业人士（甚至包括高管）总是抱怨说，公司的环境和文化不允许他们削减多任务并行。我礼貌地说，这完全就是胡扯。有的多任务并行的确不可避免，是工作必要的组成部分。但是，大量的多任务并行毫无必要，无一例外，非常低效。只要你学会批量处理，发挥创意和勇气，严格要求自己，专心致志，那么问题不难解决。

一位跨国公司的秘书长试图遵从我的建议，不再一起床就急着检查邮件，而是用这段宝贵的时间思考真正重要的事情。不过CEO和CFO的邮件是个例外，所以他把这些邮件标红了。结果发现，在寻找这些红色邮件的时候，他无法阻止自己去看其他邮件……最后，他在邮箱程序里设置了一个特殊规则，留在收件箱里的只有CEO和CFO的邮件，其他的则统统归档到2号收件箱里。这样当他打开收件箱的时候，看到的只有那两位大人物的邮件。然后依据艾森豪威尔原理进行快速判断，是立即处理还是留到后面批量处理。自那以后，批量处理电子邮件的计划就顺利进行下去了。

（6）每次批量处理结束后，好好休息一下

定期休息对智力生产力至关重要，我真诚地希望，本书的内容能够真正说服你，促使你系统性地在工作日安排常规性的休息。

在各个任务之间安排休息时间，放松大脑，我们的存储脑才有机会整理上一个任务的记忆，同时准备迎接下一个任务。要恢复脑能量，这样的休息也很有必要。除此之外，如果任务非常复杂或者非常困难，休息也不可或缺，尤其是在客观事务与人文事务之间切换的时候。两个会议之间应该有休息时间，而且请勿利用这段时间来处理邮件。所以，不要把会议安排得过于紧凑，同时请把这一原则告诉你的经理、会议的主持人、其他参与者或团队成员。

与此相似，定期休息还能给健康带来很大的好处，效果最好的是在休息时间动起来。显而易见，休息并不是浪费时间，而是必要的投资，它能让你的脑力劳动变得更多、更好、更健康。

如果你不习惯安排休息时间，那么或许你需要一些小窍门。其中之一是把休息时间直接纳入计划和日程表，设定一个闹钟或提醒。如果会议非常紧凑，请设定一个提醒，以便于及时离开会场，在下一次会议开始之前休息片刻。

另一个有效的办法是找一个伙伴，一个愿意和你共同完成计划的人。你们可以互相监督，确保对方获得休息。

我还发现了另一个奇怪但是有用的办法：找吸烟者做伴。烟瘾会迫使吸烟者定期休息片刻，这或许是尼古丁成瘾带来的唯一好处。如果你不吸烟（但愿如此），你可以跟一位吸烟者说好，让他每次想抽烟的时候约上你，你可以一起出去透透气，但请不要一起吸烟。

当然，伙伴的日程有时候和你的日程不太同步，但不规律的休息总比完全不休息要好。