你是否渴望过这样一种状态：自己虽然整日事务缠身，却仍然能够头脑清醒、轻松自如地控制和处理一切。我可以很负责任地告诉你：这是有可能实现的。极高的效率，卓著的效果，这是在生活和工作中人人渴望的美妙境界。同时，无论你在做什么，这种境界都是你的最佳表现方式，是那一时刻的最佳参与状态。纵使时光流逝，你仍能充分调动自己的注意力。你所做的事情正是你应该做的，并且完全出于你的承诺和兴趣。你时刻待命，处于“活跃”状态。

我们可以有所作为，投入最多的人将获得最大的幸福。我们可以全力以赴。我们可以当仁不让。我们可以……关注我们面前的机会。

——马克•范•多伦

现在，这是优异成功人士的重要行动风格，是所有面对过多生活问题人士保持理智的必要模式，也是令我们以最佳状态自行付出最大努力的基本形式。

这个方法所涉及的各种技能，是大部分人早已学会的，你要做的就是在适当的时间完整地、系统地运用这些技能，从而轻松面对繁忙的工作和生活。尽管本书所描述的方法和技巧都是常识性的，而且具有广泛的实用性，但大多数读者还是需要对一些已经养成的工作习惯做出调整，然后才能运用本书提及的这个系统。不要小看这些微小的调整，它们能够显著改善你处理日常工作中关键问题的方式。不过，这方面的相关研究报告显示，结果往往会发生变化。

本书中的这套方法，完全基于三个主要目的：（1）收集所有需要处理或者对你有用的事情（现在的、以后的、某一时间的；大的、小的、不大不小的），把它们统统置入一个脱离大脑意识的、条理分明的、可靠的系统中；（2）指导自己在获取任何“输入信息”（也就是接手任何任务）的前期就进行分析和决策，以确保随时拥有一套可以执行或重新协调的“下一步行动”可行清单；（3）管理、协调所有相关内容，履行你在任何时间点对自己和他人做出的各种承诺。

本书提供了一套经过实践验证的、高效的工作流程管理方法。为推动这套方法的实施，本书还列举了一些实用的工具、技巧及窍门儿。你会发现，这些原理和方法无论是在你的个人生活中，还是在你的职业生涯里都具有广泛的适用性，并且可以立即见效。[1]你可以像很多人一样：把我所描述的这种高效模式融入你的工作以及日常生活中去，让它成为你的习惯、你的生活方式，甚至成为你人生的一部分。当然，你也可以仿效另一些人的做法：只有在你觉得需要的时候，才把这套方法拿出来使用，以使自己重新掌控你的生活和工作。

问题：增长的需求，匮乏的资源

这些日子以来，几乎我遇到的每个人都在抱怨自己要处理的事情过于繁多，根本没有足够的时间来一一完成。就在前一周授课时，我就遇到两个有类似困惑的人。其中一位在一家大型投资公司任职，他承担着公司的管理工作，总是担心自己所承担的新职责会影响他的家庭生活。另一位是中层的人力资源经理，她计划在一年的时间内，把公司在该地区办事处的人员从1 100人扩增到2 000人。她每天都疯狂工作，单是电子邮件，就要处理150多封。因为只有这样，她才能在周末的时候享受正常的社交生活。

新千年伊始，就出现了这样一个自相矛盾的现象：人们的生活质量得到了显著提高，但与此同时又承担着自己力所不能及的工作，结果导致他们承受了越来越大的压力。这就是俗语所说的“眼大肚子小，贪多嚼不烂”，过多的选项和机会会带给我们决策和选择压力，而绝大多数人都对怎样改善这种局面感到茫然无措。

工作不再有清楚的界限

我们感到身上的压力与日俱增，一个主要原因在于：工作的性质发生了巨大的变化，即使参加了各种培训，我们仍旧难以跟上变化。仅仅在20世纪的后50年中，在这个工业化的世界里，“工作”的性质已经由流水线装配、制造，以及搬运一类的活动，转变为彼得•德鲁克所定义的那种“知识工作”了。

以前，工作的内容是非常明确的。人们耕田种地，制造机器，装箱搬运，挤牛奶。你知道哪些工作是需要你完成的——你可以亲眼看到它。你也可以很清楚地判断一项工作是否已经完成。提高你的工作效率可以让工作流程更有效，否则只会令你的工作过程更艰难、更漫长。

我想要一天一天、按部就班地处理事务，但是有时候几天才能做完的事情会凑在一起，同时向我袭来。

——阿什利•布里连特

现在，大多数人接手的大部分工作都没有明确的界限。我所认识的大多数人，他们手头上都至少堆积着半打的事情需要立刻处理，或者需要即刻改善他们自身的处境。即使他们付出所有的时间苦苦努力，也不可能把一切都做到尽善尽美。很可能你也正面临着类似的困境：这次会议讨论是否透彻？这个培训计划是否会有效？主管人员的薪酬结构是否合理？你在子女教育方面的表现怎样？你所写的博客在多大程度上趋于完美？你所安排的员工大会能否起到鼓舞士气的作用？你能实现何种程度的健康水平？你所在部门的重组计划是否行之有效？此外，还有一个值得注意的问题：要想更加出色地完成任务，我们都知道相关资料越多越好，那么现在你能够搜寻到多少相关资料呢？回答是：无穷无尽！日益发达的互联网为我们提供了丰富的信息资源，取之不尽、用之不竭。

只要有足够的信息，几乎每件事情都可以做得更好。而在当今的世界，你可以获取的信息是无穷无尽的。

另一方面，工作缺乏明确的界限导致每个人的工作量加大。今天，许多机构的运作都需要各部门之间的互相交流、彼此合作。企业中各部门之间的壁垒正在削弱（或至少需要削弱），任何部门都需要查看其他平级部门（市场部、人力资源部或某个专门的委员会）发来的电子邮件，即使是抄送的邮件也不能放过。此外，随着网络将你和朋友、家人之间的距离拉近，甚至老年人也开始上网，并用他们的智能手机保持联系，你对他们产生的影响力也日益增大。

全新的沟通技术使得这个事实以指数级放大，即我们的工作和生活并不存在明显界限。20世纪的第二个10年，人们对这个始终存在的难题极为关注。全球化（“我的半数团队成员位于中国香港，还有一个关键人物在爱沙尼亚”）、虚拟工作和互联网功能更是起到了推波助澜的作用，再加上我们对所酷爱的便携式设备越来越痴迷，要知道这些便携设备的功能比1975年满满一屋子计算机都要强大。

所以，不仅工作及其认知界限更加模糊，更加难以界定，而且我们可以（通常应该）用于工作的时间和空间也是如此，此外，能够令我们生活增值的具有潜在意义的可访问数据也在持续激增。