项目辅助资料不是项目的行动信息，也不是项目提示信息，它只是支持项目行动和决策的辅助信息。

不要把项目辅助资料作为项目提示信息 通常的情况是，人们保存了一堆文件或者塞满资料的文件夹，以及大量的电子邮件和数字文件，以此提醒自己：（1）他们接到了一个项目；（2）他们需要对此采取一些行动。人们基本上是将这些项目支持文件当作行动提示信息了。问题是，这些项目所需要的“下一步行动”和“等待”的任务都还不明确，都包含在成堆的文件和电子邮件当中，你需要从中挖掘出具体的下一步行动——这简直就是大量等待处理的材料，而不是具体的下一步行动。它会持续不断地催促：“赶快行动！快做决定！快点跟进！”当你忙于每天的具体工作时，这种文件肯定是你最不愿意拿起来的东西。你会对这种成堆的文件逐渐感到麻木，它们不会让你立刻投入行动，它们只会让你变得更加烦躁和焦虑。

你周围有哪些事在持续给你心理暗示，要求你对其采取行动？

如果置身于这样的环境之中，你首先要做的就是将这个项目列入“项目”清单当中，并以此提醒自己它的存在。然后，将具体的行动步骤和“等待”的事情组织到合适的清单当中。最后，当可以采取具体行动的时候（比如说打个电话），你才需要将项目支持资料都拿出来以支持你的具体行动（在打电话的过程中可能需要查阅一些资料）。

再次强调（别嫌我烦），不要将辅助资料作为行动提示信息——那是行动清单的职责。如果这些资料中除了包含一些特定的参考资料，还涉及地方计划方案以及工作概况等内容，这时你就需要把这些资料安置在一个更加醒目并且便于随时调用的地方，而不是与文件柜或电脑中其他的参考资料混在一起。如果你养成在每周例行的回顾检查时拉开文件柜的抽屉，或者打开电脑中的相应目录和文件来扫一眼每个计划的良好习惯，文件柜就是存放这些资料（或许是来自电脑文件夹的打印件）的最好地点；如果做不到这一点，你最好还是把这类工作的辅助材料存放在一个常备的文件夹中，或者置于一个独立的“悬而未决”的工作篮中，放在你的书桌上或者文件柜中，抑或是其他容易看到的地方。

让我们再回头看一看装修新房的例子。你可能建立了一个标明“升级——平克顿37号”的文件夹，专门用于保存有关露台、厨房和布线的各种计划、细节问题以及备忘录。当你进行每周回顾时，一看到“工作”清单上“升级新房”这一项内容时，你就会取出“新房子”文件夹，翻看所有的备忘录，以确保不会遗漏任何行动。接着这些行动便会被立即执行、委派给他人处理或者推迟并放入你的行动清单之中。而在你执行具体行动的过程中或者下次每周回顾的时候，你就可以再次拿出这个文件夹查看并进行整理。

许多人与现有和潜在客户交往时，往往试图使用“客户文件夹”和/或客户关系管理（CRM）软件来“管理客户”。问题是，这种方式将两类东西混在了一起：一些是需要作为背景资料来保存的事实或者历史数据；而另一些则是需要持续跟踪的具体行动，它们直接推动人际关系的发展。把后者放在你的行动清单体系中会更加有效，而客户信息则可以存入有关客户的一般性参考资料中或者存放在“客户信息库”中。但是，如果我需要给一个用户打电话，我希望提示信息清清楚楚地列在我的“电话”清单上，而不是隐藏在别的什么地方。[9]

组织整理对项目的想法

在第3章中，我曾经提到过，你的大脑会经常闪现出一些与工作相关的想法和念头，它们不是可以立即执行的行动，但是你希望将它们保存起来。这些想法和念头正好属于“项目辅助资料”的范畴。它们可能是有关你下一次旅行的一个念头，也可能是对某一项工作计划的阐释。这些想法可能源于收音机里的一条新闻，或者是杂志里的一篇文章，谁知道呢，反正是你脑海中冒出的有用的东西，那么你该怎样处理这些想法呢？

在这里，我建议你考虑这样几个问题：要用何种形式来保存项目提示信息；如何在这种保存方式下写入更多信息；如果有大量相关信息，应该保存在哪里？大多数人都有多种方式来保存“辅助资料”：在清单中加入说明；采用电子邮件或者数据库方式来管理电子信息；用文件夹或者笔记本的方式来管理纸质信息。

不应该失去关于某个工作、主题或者话题的任何一个想法。

添加笔记 大多数管理软件都允许你在清单或者日程表的条目上添加笔记。如果你在某个软件中保存了一个“项目”清单，你就可以在清单中找到某个项目，打开（或者新建）笔记，敲入你的想法。这种方式对于“信封背面”的思考方式尤其适合。如果你的“项目”清单是纸质的，那么你就可以在项目后面贴上一个即时贴，写上你的想法；或者在每页一个项目的文件夹中，在相应项目的那页纸上写下你的想法。无论如何，你要保证你在回顾项目的时候，能够看到你的这些想法，并能对其善加利用。

电子邮件和软件应用程序 在数字时代，处理项目的方式无穷无尽。电子邮件或许包含与项目相关的适用信息，可以将它保存在一个专门的电子邮件参考文件夹中，并做相应的标记。如果与某个项目相关的电子邮件数量很多，可以考虑创建两个文件夹：“约翰逊合作关系——积极”和“约翰逊合作关系——档案”，诸如此类。如果你还没有这样的文件夹，不妨创建一个更加严格的数字数据库，来组织整理有关某个项目或课题的想法，你会发现这么做是值得的。21世纪，此类工具竞相涌现——从简单、优雅的云记录和允许随意自定义的笔记本管理软件，到集体共享文件和项目管理系统，再到个人项目组织应用程序（从独创性的思维导图到组织大规模写作和研究工作无所不能）。

在数字项目支持方面，好消息是选项分类可以多种多样，美中不足的是，我们很容易经受不住诱惑，将具有潜在意义的信息分别存到不同位置和设备中，以至于我们几乎无法回到原点：我们不知道它的全貌，无法在适当的时间、从适当的角度概括其整体状况，不能确定将何种数据保存在什么位置……所以，我们最终会尝试协调它的所有内容，令其全部回归我们的大脑！我不断寻找有趣的新方法，来跟踪有关我所做的各种事情的信息，不过，只有在我保存了描述清晰、方便理解的项目清单，并确保就相关细节定期回顾所有相关系统内容时，我才能保持头脑清醒。

数字时代的内在风险是：有多少数据，就会有多少互不相干的存放位置。

纸质文件夹 每个项目都有一个单独的文件夹，这样的系统非常便于保存纸质的支持资料；虽然技术含量不高，但确实是一种非常简洁的方案。管理简单、运用灵活，这些特点造就了一个良好的通用参考资料的归档体系，它能够让你轻而易举地将那些从会议上搜罗来的零碎纸片归入恰当的文件夹。有时候，在规划会议和谈话中利用有形文件夹回顾并评估项目相关信息，要比试图利用数字文件夹更容易些。我经常会打印出与项目相关的所有潜在可用材料，如电子表格、时间表、电子邮件、网页等，把它们放在手头以备交流之需。

笔记本/活页夹 活页笔记本的一大优势是，可以为某个项目设定一页或者几页纸作为其专门区域。多年来，我一直坚持使用一个中号的笔记本，前面是“项目”清单，后面是“项目辅助”资料区。在后页的部分中，我随时保留几张空白页，用于记录我的灵感和想法，或者用于制订计划以及考虑细节问题。尽管纸质个人系统结构日益让位于数字系统结构，但记事本模式仍然有其价值，它可以支持一个更加集成和多层次的平台，以便进行极具针对性的思考。

上述每一种方法，对于项目思考成果的管理，都能取得显著的效果。关键在于：发现项目笔记中隐含的具体行动；根据需要定期回顾这些记录。

此外，为防止整个系统变得“陈腐”，一旦项目笔记中的内容过时或者无用了，你就应该立刻删除这条笔记。我发现捕捉这些思考成果、想法的最大益处在于促进了我的思考过程，而不是那些记录下的想法（其实大部分想法都没有付诸实现！）。所以，当你发现某些想法变得无用以后就尽快删除它们吧，以免让这些旧的想法扰乱你的思绪。