当你认为已经把周围环境中需要处理的事务全部收集到一起时，你会进而希望搜寻那些仍然存储在你的大脑RAM空间的事项。是什么事还在时刻吸引你的注意力，而你又无法在工作篮中找到它们呢？

这时，一叠简单的白纸开始真正发挥作用了，你要做的就是把这些事情写在白纸上。我的建议是，每张纸上只写一件事情。当然，你也可以在同一张纸上列出长长的清单，但是，考虑到日后要分别处理每件事情，每张纸上只记录一项工作的效果会更好。当你着手进行处理时，基本要求是每次只专注于一件事。所以，把每个想法记录在相对独立的区域，不管是多么琐碎的想法，能让“专注”变得容易得多。而且你最先捕获的想法几乎不会成为你希望跟进的内容（其预期结果和下一步行动才是）。你很可能不会永远保存这些纸条（除非你决定采用低科技含量的事务管理系统），但是，当你开始进行处理时，分开记录各种事项的方式会让你得心应手。[3]

完成了实际物品的收集工作后，你大概需要20分钟到1个小时的时间把头脑中的内容清晰地记录在白纸上。你会发现这些事情的出现往往带有很强的随意性——琐碎的小事、重大事件、个人私事、工作问题等，它们并没有遵循任何特定的次序。

在这种情况下，你只需注重数量。这时要做到宁滥勿缺，千万别遗漏任何事情。就算记下了几个荒唐的想法，你也可以稍后再做定夺。你冒出来的第一个念头可能是“执行改变全球气候措施”，接着你可能会想到“我要去买一些狗粮”，总之把它们全部记下来。如果在这个过程中，你在工作篮里放入了厚厚一叠纸条，可别大惊小怪。

“引子”清单

为了帮助你清理自己的大脑，尽可能找出所有需要收集的事情，我们列出了“未尽事宜的引子”清单。逐条核查清单中的内容，看一看自己是不是有所遗漏。通常，你只需快速浏览一遍就可以发现潜藏于你大脑某个角落的问题。记住：一旦有所发现，马上在纸上记录下来，投入工作篮。

“未尽事宜的引子”清单

职业方面

收集的成果

如果你的大脑现在空空如也、无牵无挂，你的工作篮恐怕已经满满当当的了。除了纸质资料和各种物品外，工作篮里还收集了语音及电子信箱中的待处理邮件。当然，还应包括那些你已经记录到计划手册中，但还没确定下一步行动的事情。

对于任意值得给予某种程度关注的事项，如果你能简单界定其清单界限，就算完成了收集任务。

通常情况下，我建议把语音信息转换成书面形式的记录，并放到工作篮中。或许用过的计划手册也应该一并放入工作篮，因为很可能需要你再次检查和评估手册中的内容。如果你一直在使用某种数字设备，而不是日程表和通讯录，那么我建议你打印出工作和待处理事务清单，也放入工作篮中。至于电子邮件，最好还是由它去吧。这是因为电子邮件的数量巨大，而且它自成一体的迷你系统也是非常高效的。

收集到工作篮中，但不要长期放置在工作篮中

完成了这一步骤，你就为下一步行动做好了准备。你肯定不希望无限期地把资料保存在工作篮中，那样这些事情将会再次潜入你的脑海（因为你自己清楚这些需要处理的事情还没有完成）。事实上，很多人不愿意收集生活中未尽事宜的主要原因，就是因为他们没有掌握正确的处理和组织整理方法，从而进行下一步的工作。

让我们一起进入下一章：“清空工作篮”。

理清阶段：清空工作篮

假如你已经完成了收集过程，现在你要做的就是彻底清空你的工作篮。所谓清空工作篮，并不意味着完成你所收集到的全部工作。它指的是识别你收集到的每样东西，确定它是什么，它意味着什么，它需要你采取什么样的行动。

如果你希望从总体上了解工作处理流程，你可以参考下述工作处理流程图。中间一列内容（位于直角方框中），就是你在处理和确定下一步行动过程中需要采取的具体步骤。

本章介绍的重点，就是中间这一列的内容，它们将工作篮中的任务转化为具体的下一步行动。你将看到，任何一个悬而未决的问题在经过这几个步骤的处理之后，都能迎刃而解。它会帮助你明确下一步行动。比如，你拿起工作篮中的某样东西时，意识到“我该给安德里娅打个电话，告诉她这件事情。算了，还是等到星期一她在办公室的时候再打吧”，那么你要做的就是将“给安德里娅打个电话”这个行动推迟，并把它记录在你的日程表里。

我建议你在正式处理工作篮内的事务之前，仔细阅读本章及下一章的内容。这样做会让你在实际执行过程中心中有数。当我指导客户进行到这里的时候，经常出现一些困难。这些困难并不是“处理”过程导致的（这个步骤其实比较容易），通常是因为人们不知道如何把处理结果（也就是具体行动）合理地组织整理到它们的系统中去。

通常，我培训的许多客户在经过分析处理得到具体的下一步行动后，都急不可待地将它录入某种移动设备的企业应用程序或者其他存储工具中去（大多是一些电子设备或计算机软件）。其实在这之前，我们还要做一些准备工作。首先（当然是在收集过程之后），确定相关的软件和硬件运作是否正常；然后我们要清除（通常是打印出来，再清除掉）Outlook任务列表中的旧任务，把它们放入工作篮；最后，我们要建立起相关目录，比如“电话”、“外出事宜”、“议事日程”，“用电脑”等等。在我们进行分析处理的时候，就可以同时进行组织整理工作，坐在电脑旁直接把下一步行动输入这套系统中（我们日后的具体行动将直接依赖这套行动提示系统）。

如果现在还不清楚自己想用什么样的行动提示设备，你也不用着急。你完全可以在处理的过程中使用简易的活页笔记本或者你目前使用的任何工具来列出清单。一旦你找到了一套合适的设备，那你随时都可以升级到新系统。