养成理清思路的习惯有个最大的好处，就是它提供了抗干扰的办法。我问一屋子人，什么妨碍了他们高效工作，“干扰”一直是名列前茅的因素。全神贯注是达到最佳状态的关键所在，所以，可以理解，专心致志时被意外的干扰打断，着实让人恼火。我见过的企业中，大多存在干扰太多的病症，与会议太多并列（开会太多也是致命的病症）。这里我要提出一个掌控自己的世界的好办法，就是努力削弱这些病症造成的负面效果。

我注意到人们如此讨厌被打扰，一个主要原因是缺乏必要的理清思路的技巧和工具。比如，你成了“公司过路车”的牺牲品：梅丽莎闯进你的办公室，跟你要一份关于某个项目的资料，因为她正在处理这个项目。如果你还没有养成习惯，把她的需求写下来，放进工作篮，过后再查看和处理，你也许得马上抽出5~10分钟，翻找梅丽莎索要的资料。你知道，你这么做纯粹是出于礼貌抑或职责所系，可是，你眼下该做的是另外一件更重要的事，你觉得很烦。也许马上答复梅丽莎的请求是最明智的选择，但是，因为你没有养成使用纸、笔和工作篮的习惯，你其实也别无选择。

事情一露头就立即去做，可以成为高效工作的一个方法，如果它的确是当时最要紧的事，或者它可以在两分钟内做完（这是两分钟原则所证实的）（见第10章）。但是，因为大多数人对自己把这类新情况纳入工作流程、及时整理和组织它们没有足够的信心，结果只好同时追踪几件做了一半的事情，其实他们完全可以把事情延后处理。

笔记的作用

在做某事时记笔记可以起到很大的作用，让你随时能找到自己前面中断的地方。繁忙的工作中，常常有好几件事在同时进展，你必须频繁地从一种交接转换到另一种交接。做好笔记，把它放进工作篮，过后再捡起你做了一半的工作，把它继续完成，对你大有帮助。你常常觉得新情况、新问题出现时，自己来不及理清思路、理顺各类交接工作，那么，如果你有一个提示器，提醒你在不忙的时候想起它们，是极好的办法。

比如，当你打电话时，手边备有笔和便条，随时记下电话里提到的事务。挂断电话后，你可以把刚才记的笔记丢掉了，因为谈话中没有提到你可以采取行动的事务。但是，如果你们初步谈到一个话题，你就可以把笔记留着，事后再做决定或者充当参考资料之类。当然，一上午过得很快，你当时没空仔细考虑。如果你把它放进工作篮，就会重新想起这件事，不至于遗忘它（假设你养成了及时处理工作篮的好习惯，详见第5章）。

开电话会议时，我常用思维导图软件做笔记，每位客户、每个议题用一张思维导图。电话会议结束了，我要去忙别的事，就把这张图打印出来，放进工作篮。过后我区分出必要的行动，记录我想保存的资料，把打印的图归入项目档案。这是同时追踪几项事务的好办法。

再举个例子，如果你在电脑上列出好几份跟人谈话和开会的议事清单，并把它们打印出来，你可以在每次谈话、每次开会时在对应的打印文件上做笔记。会谈或开会回来，你把笔记放进工作篮。这样，你再处理它们的时候，问题的开始部分已经得到了妥善处理。

捕捉思绪的几个好办法

如果你接受把心事外化，以有形的方式记录下来是值得一试的想法，那么，确保用正确的步骤和程序，充分实现这种做法的好处，就具有建设性。我们好像不是天生喜欢写字记录东西，而是习惯了把心事留在脑子里，所以需要借助外力的帮助才能改变这种行为模式。我们很容易被自己的大脑欺骗。我们想到一件事的时候，它是那么清晰明朗，我们就以为自己永远也不会忘记它，以后任何时候再想起来都是一清二楚的。当然，两分钟以后，我们就忘了刚才想过的事！如果你把它忘得一干二净，当然不好；但它现在很可能被保存到心理存储器中，已经开始损害你全神贯注的能力了。

我再说一遍，你要调动“心智”；你要知道，你自己比你的大脑聪明得多，所以你要主导大脑接收和产生的思想。认识到大脑的局限，充分利用其他的设备，恰恰体现了你自身的成熟。

工具

显然，如果你不打算在任务一出现时就马上完成它，也不打算把它留在脑子里，就得用高效的工具来捕捉它，把它妥善归置，以备空闲时再处理，把它加以明确并考虑各种结果。

用于收集的工具也许不同于组织整理的工具。然而事务提示清单，比如要给谁打个电话、要为谁跑腿，最好纳入可以方便查阅的清单；因为你要在忙忙碌碌中把想到的事记下来，不希望被结构困住手脚。任何东西都可以用来记录新情况，只要它方便好用，只要它能让你不会忘记。你可以把事情写下来，把提示信息投入工作篮；你可以对着录音机讲话，给自己的语音留言机打电话；你甚至可以给自己发一封电子邮件。今天，这类自我提示的系统和科技手段非常多。比如，你可以拨通一个号码，对着它讲话，几分钟后，它就会把你讲的内容的文字版用电子邮件给你发回来。

纸和笔的力量

高科技手段尽管时髦，大多数时候却比不上纸和笔。当然，如果你在开车，必须注意行车安全，把你说的话用电话或者语音设备录下来，也许比写下来更安全、更容易。不过，如果你想让脑子里没有一点杂念，记事本、即时贴、活页本、日志等，就连信封的背面也可以派上用场。人的想法会在各种匪夷所思的时间和场合冒出来，当它们出现时，手头有方便的工具可供记录当然最好。

随时记下想到的事，不是年迈的迹象，恰恰是一个人成熟的标志。随着年龄的增长，思维的跨越性也越强，在并无关联的地方想到妙点子的概率就越大。你也许在店里买面包时，想起了要在员工会议上提到的问题；你也可能在开会的时候，想起来要买面包。你想提醒自己别忘了买面包，就得在开会时把这件事记下来。你想提醒自己别忘了在员工会议上提到你刚刚想起来的问题，就得在面包店里把它记下来。

同样，你在职场上资格越老，在工作岗位以外的地方想到关于工作的好创意越多。在马不停蹄的日常事务中，你不大可能像在海滩上度假、在高尔夫球场上打球时那样思路开阔，得以进行别出心裁的创意思考。

所以，记录新想法的工具越是便捷，用得越多，你想到的点子和主意就越多，它们就越容易创造价值，不管你碰巧在什么时间和地点想到它。我本人有两个用处极大的工具。一个是钱包，里面装着纸和笔，我把它跟驾照和信用卡一道随身携带。另一个是我的笔记本电脑。我用纸和笔来收集可能有意义、有价值的想法，用笔记本电脑来充当大脑的延伸，处理我记下来的东西。我设定了自己的个人系统，并且养成习惯，让零散的想法有所安置。所以，我外出时想清空大脑，往往只要带着钱包就行。如果我发现要用到其他系统的一些资料，或者我要做一件其他系统安排的事，那个系统不在我身边，那么，我只需写一张便条提醒自己，回去再做就行了。

在电话旁、在你可能想起做什么事的地方准备好纸和笔是个好主意，比如在工作场所、船上、车里（等待通行而不是开车的时候！）。每逢我发现自己要在某个地方停留15分钟以上，手边又有可供写字的地方，我就会掏出纸和笔。我发现，如果我懒得记东西，原因往往很简单：手边没有记录的工具，不方便写字。最好让记录简单易行，并且毫无不方便的感觉。

白板

还有一个很好用的工具是白板。说句实话，只要有一块白板（旁边有能写字的白板笔！），我就能想到很多好点子。如果没有可供记录的工具，就很难想到好点子。

显然，白板很适合放在会议室，记录大家集思广益、制订计划的结果。把它放在你的办公室、家里或者工作场所，把你想到的主意告诉自己和别人，效果也不错。许多人家里的厨房放有一块小白板，也能起到类似的作用。

手边常备一台数码相机也不错。这样，情况汇总和组织会议结束以后，就可以把白板上的内容拍摄下来，用电子邮件发给大家存档，必要时可追踪后续活动。

现在，有许多电脑和网络版的白板，在共享的平台上为网友或虚拟的团队发挥类似的作用。思维导图软件也是我很喜欢的工具。我喜欢坐在电脑前想问题，有这样一个捕捉思绪的工具，使用起来不拘于形式，让我的效率得到极大的提高。它给了我一个高雅的理由：有了想法以后，要用高科技手段把它们抓住。