第三个可能的工作重点是明确工作内容的行动：处理工作篮里的事务、清理电子邮件、清空语音信箱，这些行为能保证你在纷繁的工作中没有忽略每个应该考虑的细小环节。通常这些事每天要花30~90分钟。思考是要耗费时间的，但是要想明确和管理你的工作，就必须进行思考。

那么，我们这里讨论的3个选项，你怎么决定哪个是最佳选择？这就是创造力活跃、工作效率高的人们日复一日地面临的难题。这第三个层面——处理新情况——常常抢占先机，因为手头的工作没有止境。但是，实事求是地说，你多长时间不检查语音信箱，也依然知道你没有错过重要事件？你可以积攒多少封电子邮件不予处理，也深知自己此刻做什么、不做什么的判断是对的？

GTD方法旨在尽量简单、尽量详尽地明确工作内容，保证你用这套办法列出来的事务清单一目了然，便于查阅，而且你能自觉遵照。

如果我突然想小憩片刻，小憩是我近年来比较重视的活动，我准备躺下来的时候，对还有哪些事要做（但现在不做）知道得越清楚，就越安心，休息得也越好。我不是用睡觉来逃避变化无常的其他事务，而是因为此刻与做其他事情相比，睡觉是最佳选择。但我必须清楚地知道，“其他事情”是哪些事情。

长远看来绝对行不通的是你的生活和工作长期处于“紧急扫描”状态，即你的清单永远含糊不清，你永远不能充分、明确、迅速地与自己重新协商。如果你从来不知道自己必须做哪些事，就不得不耗费大量精力修残补漏，在事情突发时紧急救火。你在生活中就只能摸索企盼，做不到胸有成竹，因此也不能获得成功。

优先排序的难题

那么，把影响你选择的因素面面俱到地考虑在内以后，会出现一大堆问题：你是否知道自己的人生目标和核心价值观，并明白你积极效力的企业的宗旨和价值观？你是否对自己和企业的长远成功的愿景十分明确？你是否确立了今后一两年要实现的重大目标？你是否在工作和生活的一切重要的兴趣和责任范围内总结和评价了自己的进步？你是否明确了自己今后几个月内承诺要完成的数十个项目（它们的顺利执行必须经过100~200个“下一步行动”）？你要在执行上述任务的同时，不忘维持生活正常运转的上千件琐碎小事，而这一切都要在不可预见的突发状况随时可能出现的情境下巧妙地运筹。然后，根据你所处的场合和你的时间以及精力，你才能随时由衷地相信，你正在做你必须做的事情。

在这些方面，你做得怎么样？

每次我描述人们必须考虑的优先排序的决定因素时，听众大多表示出一定程度的惊讶和佩服。我从没见过一个人（包括我自己）可以坦白地说，一般情况下自己对上述问题全部心知肚明，所有方面堪称顺心如意。是我夸大了这些要素的重要性和复杂程度吗？我想没有。我再说一遍，依照我自己的标准，就探讨高效工作的最佳方法而言，如果它的模型与现在相比太简单或者不完整，效果就会大打折扣。简化或者不完整的模型在某些层面总有遗漏，人们对其效力的信任就会受到损害。我反复尝试，却不能把这个优选要素的模型变得更精练一些。我这里涉及的每个要素都会影响到行动的选择。如果你想取消其中的一项，比如行动要花费的时间、地点、关注范围（比如健康或个人理财）、核心价值观、明确的项目、具体的行动决策等，就会漏掉根本要素，到某个时刻，致使整个优先排序模型失效。

如果你一再逃避根据优先排序采取行动，拒绝承认它们的复杂性，或者你根本不知道它们是什么，那么，你必然会感到生活多多少少失去了掌控。如果你的事务同等重要，无所谓主次，这没有问题。但是，假如你想提升和表达自我，想改变现状，拓展自己的经历，你就必须做出优先选择。你有了方向，就要求具体的行动。如果你没有进步，没有达到目的，你就觉得“消沉”不是“振奋”。前进的方向和速度由你自己决定。随便指定一个时间点，你做某一件事都比做另一件事更可取。

说到底，你必须相信自己的理智与直觉相结合做出的判断。把全部信息一网打尽，再用逻辑和数学对它们做一番加减乘除，得出一个准确无误的答案，是绝不可能的。在现实生活中，影响行动选择的因素太庞杂、太细碎，大脑必须经过极其巧妙的整合，发挥联想和连续思维的功能，才能加工处理它们。

如果优先要素能够被系统地找到并予以支持，大脑这方面的能力就会大大增强。我可以肯定地告诉你，根据我多年使用这些模型的经验，我在这本书里描述的每一种方法，只要运用得当，都可以帮助你加强掌控，摆正视角，让你笃信自己正在做的事情是对的。

读者对我前两本书的常见批评是，因为我把重点过多地放在战术层面，强调掌控实时流入的工作量，而忽略了分清主次的问题。其实，我在这里告诉大家的基本原则在《搞定Ⅰ》（最新版）第3章也提到过，只是谈得不深入，也没有像读者期待的那样对这个问题予以重视，因为：（1）大多数读者的主要要求是获得掌控的战术方法，还没有达到思路清晰地安排优先事务的地步；（2）如果没有可靠的系统方法把重要事务转化成切实的行动，优先排序反而会给人造成压力和挫折感；（3）优先级的主题必须予以认真对待，要比简单的“每日待办事项”清单或者ABC排序法更深、更细。我又花了好几年，积累了不少经验，才把这个问题搞清楚，才能再写一本书（即本书）来详细阐述我的想法。

进展顺利的要素

有时候我想，我们对目标、规划和优先事务的态度应当放松一点，不必过于拘泥。尽量捕捉、明确和组织管理你发现的问题，在引起关注的各个层面与自己或其他重要人物开展基本对话以后，你只要行动起来即可。如果你发现自己偏离了正轨，马上纠正，继续往前走即可，永远如此。坦率地说，你以前一直都是这么做的，今后也一样。所以，在任何方面、任何时候，都不要给自己设定过于浪漫、过于理想的标准，不要奢望达到完美的行云流水的状态。

这也是人生要有一张地图（比如我在这本书里描述的地图）的主要理由。5步掌控和6个层面的目的，都是让你在事情不顺利时回归正常。如果你知道自己有张安全网，就敢于去冒险，也可以没有后顾之忧地去探索未知世界。我这里提出的结构不该被视为制约条件。它们意图为你提供一个可靠的框架，让你在把工作当游戏、把生活当工作的过程中占领先机。

说来说去，行动是关键。是的，只要行动起来，哪怕这个行动“不正确”或者不是最好的办法，也比犹豫不决地悬在那里能让你产生更强的掌控感。我在学习武术期间明白了一个重要的道理：行动是高效的最佳状态。在动的过程中做180度转弯比由静而动、完成180度转弯耗费的精力要少。不过，这并不是让你忙到人仰马翻的地步。有时候，把节奏放慢，退到内省反思的状态也很有必要。其实这不是放慢节奏，只是舒缓身体和神经，让大脑继续保持高度活跃。