成熟度指标(maturity metrics)的目的是跟踪随着时间的推移,组织的KM成熟度的进度。测量KM成熟度可以针对你的组织文化进行,也可以针对KM的一个方面进行,如实践社区。
你可以通过中描述的进行定期的文化审查的方法,来监督文化的成熟度。此时你不会有规定的目标,但你将在文化中寻找积极的趋势。如果你看到出现令人担忧的趋势,这就是一个信号,说明你应该进一步调查,例如通过焦点小组来调查。组织文化普遍演变得缓慢,所以两年或三年审查一次比每年审查可能会发现更多的变化。
一些KM活动流,如实践社区,也有成熟度。温格等人(Wenger et al, 2002)发现了实践社区生命周期中的5个典型阶段:潜力、合并、成熟、管理、转型,而冈戈拉和利祖托(Gongla and Rizzuto,2001)在这些生命周期阶段的基础上开发了详细的成熟度模型,两者都为衡量实践社区的成熟度提供了良好的选择。
成熟度模型的目的是能够随着时间的推移,跟踪更长期的整体趋势。与活动指标类似,你不要将成熟度指标变为目标。一旦它们被称为目标,就可能会出现这种情况:提供模型组件反馈的人给你的指标数据是积极的而不是消极的。 KM指标的例子 可以通过各种机制收集与KM有关的指标,并根据KM框架中的要素,来决定一组核心指标,以将之作为铺开的一部分引入。下面是按KM活动流分组的指标的例子。 项目KM指标 这些可以由项目知识经理、经验教训管理团队或项目管理办公室收集,然后汇报给项目主管。关键的指标如下。 符合KM框架基于项目的期望,如制定项目KM集合,进行同行协助,或举行经验教训吸取会。目标应该是100%地符合。(绩效指标) 完成项目KM计划中的所有行动,目标是100%地符合。(绩效指标) 经验教训吸取活动、添加到经验教训数据库的经验教训和经验教训再利用的数量。(活动指标) 在项目中KM活动增值的证据,并作为成功案例呈现。(影响指标) 实践社区指标 这些将由实践社区社长或引导员收集,然后汇报给他们的赞助者。关键的指标如下。 社区成熟度,每年报告一次。(成熟度指标) 社区价值的证据,如针对成员问题的解决方案,并作为成功案例呈现。(影响指标) 对社区杰出贡献的例子,例如通过成员提名或通过评估社区活动指标收集。(绩效指标) 此外,实践社区社长也可以收集社区活动指标,例如: 社区成员的人数; 社区活跃成员的人数; 社区活动的数量和这些活动的参与度; 每月提问的数量; 每个问题的答案数量; 做出最大贡献的个人; 问题与第一个回答之间的时间; 每月的论坛发帖数量; 社区博客的读者数量; 社区博客文章的更新频率。 知识库指标 知识库指标(Knowledge library/knowledge base metrics)可以由你的知识库软件自动生成,或者可能需要手动创建。它们将由相关的实践所有者或知识库管理员收集,并可能包括以下内容。 用户反馈和满意度评分,通过用户评分系统收集。(绩效指标) 有价值的证据,通过用户反馈收集,并作为成功案例呈现。(影响指标) 此外,实践所有者或知识库管理员也可以收集活动指标,例如: 每项知识资产或知识项目的读取次数; 评论数量; 编辑和更新的频率; 新条目的数量; 大多数普遍用户; 对知识库贡献最大的个人; 知识资产的再利用率; 知识库的搜索频率; 搜索成功率。 与经验教训周期相关的指标 经验教训指标通常是由经验教训管理软件自动创建的,应该由经验教训管理团队收集,并且应汇报给项目主管。指标可能包括: 每月提交的经验教训,按项目、产品线或区域分类;(活动指标) 嵌入程序的经验教训数量与等待嵌入的数量;(活动指标) 结束经验教训需要的时间;(活动指标) 对经验教训吸取贡献最大的个人,通过再利用的数量和价值举证来跟踪;(绩效指标) 经验教训再利用率;(活动指标) 通过经验教训系统实现的价值的证据,并作为成功案例呈现。(影响指标) 通过员工调查收集的KM指标 也可以通过定期的员工调查收集指标,调查可以成为评估组织文化成熟度的好方法,例如再次进行描述的文化调查,或者在年度员工调查问卷中提几个有关KM文化的问题。对不同业务线经理的调查可以作为KM对业务影响的评价,从而补充用其他方式收集到的关于影响的具体案例。 KM绩效管理 如果KM要真正嵌入行为和文化,就需要把它与奖励和表彰联系起来。如果人们在他们工作的KM方面表现得好,就会认可KM,而表现不佳的人会感到KM影响了他们获得奖励。上面描述的指标应该能够识别出表现良好和表现欠佳的人,然后就可以将KM活动与表彰和奖励以下列方式联系起来。 所有有KM角色职责的个人(知识经理、知识工程师、实践社区社长、流程所有者、经验教训管理团队成员、知识库管理员等),应该将这个角色明确记入他们的个人目标,在年度评估期间接受评审,并通过加薪、奖金和晋升的常规方式获得奖励。 项目中的KM活动,如经验教训回顾和经验教训吸取,应该在项目阶段接受审查,并利用项目面板报告,这样经验教训就能和项目经理的业绩挂钩。在这里,有必要回忆一下巴克曼实验室CEO鲍勃•巴克曼的话(提到过):“在整个机构参与积极有效的知识分享的人,应该是晋升的唯一候选人。”(Buckman, 2004,p145)。因此,不佳的KM绩效应该受到惩罚,而优秀的绩效应该得到奖励。 可以直接奖励KM活动,多拉等人(Dora et al,2002)描述了西门子信息与通信网络的员工如何受到了激励,西门子设置了“金点子奖”,凡是给在线知识库提交诀窍和提示的,均可兑现奖金。然而,必须注意这样的提交应该是高质量的,在西门子,每个诀窍都对照一套商定的标准接受了验证。 可以定期制订和运行KM奖励计划,以表彰出色的KM表现。非货币形式的KM奖励应该授予通过KM带来真实价值的人,就像下面的案例所表现的。 案例分析 KM奖励计划的一个最佳案例就是康诺克石油(Conoco)的“阿基米德奖”(Conoco,2012),它包含下列奖项: “获取奖”授予通过再利用来自别处的知识并创造了最大价值的个人或团队; “给予奖”授予将最有价值的知识分享给他人的个人或团队; “整合奖”授予通过知识分享产生了最大价值的实践社区; “勇气奖”授予分享失败的教训时展示出最大勇气的个人或团队。
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