你不仅要用合适的工具来清空大脑，还要保证捕捉思绪的过程不会因为不恰当的束缚而遭到破坏。你还应该意识到，有效地捕捉思绪，很可能会在未来创造价值。

捕捉思绪时，你要牢记以下几条规则和一些好的做法：

没有不好的点子

人们不肯表达自己，往往担心自己提出的点子是“错误的”、愚蠢的或者不恰当的，害怕遭到别人的点评或惩罚。如果你的企业盛行这种对错判断的做法，把员工根据智力和阅历划分成三六九等，员工就什么点子都不会提。在个人层面，如果你不肯细想那些没完成、没处理的事，因为你心里认为它们是不对的，那么，你就始终不能摆脱它们对你的束缚。你必须承认自己对局面失去了掌控，才能积极采取措施获得掌控。

深度捕捉

你想到的事往往大有深意。如果你愿意跨入未知的领域（对大多数人而言），搜寻你脑子里的所有问题并对它们刨根问底，把它们写在你（可能还有别人）能看到的地方，你会惊奇地发现，这个过程引发了源源不断的新鲜启示。你把谈话推向了一个更深的层次，你看到了以前看不到的细节，产生了更多新奇的创意。

意识流

接着前面的要点，思绪如果真能肆意纵横，就可以在无止境的范围内创造无限的价值。我敢说，你把最终负责任务的执行和结果的一个人、几个人带到会场上，让他们开诚布公、各抒己见，到会议结束时，他们一定能想出考虑周全、计划完善、组织妥当的方案。如果预先准备好了集思广益的平台，此前从未想到的重要问题也会浮出水面。

不轻易许下承诺

有了想法不等于要对目标和计划做出决定，认识到这一点是实现和保持总体掌控的关键要素。就个人来说，你搜肠刮肚，想出几个不成形的怪念头，你必须相信自己，不让糟糕的念头产生负面影响。你必须确信，你是在一种无拘无束的情境下表达、探索各种想法，你没有义务执行和维护你想出来的点子。你的公司和你自己多加一句口头禅：“嗯，从另一个角度来看，这个问题……”你要确信，你考虑到了所有的可能性。

让捕捉思绪变得习以为常

把想到的问题写下来，需要自觉的意识和不断努力，所以要养成习惯，长期坚持。在有些人看来，这是业务不熟练的表现。不少管理者认为自己资历很高，可以不再做记笔记之类的低级事务，因而他们很容易陷入“我用不着把它记下”的心态。是的，你不必把所有的事情都写下来，许多时候只要倾听内心的召唤，在脑子里搜索它们就行了。不过，认识到某个要点将来可能有用，养成随手把它记在便条上，过后再仔细思考、加以处理的习惯，是高效工作的艺术。

琢磨材料的外延

记住，你的大脑是用来产生想法，而不是保存想法的。一旦把大脑从它的纷繁思绪的喧嚣中解放出来，你会发觉，它能以全新的方式专注于你的工作和生活。你该想的是材料的外延，而不是材料本身。

有趣的矛盾之处在于，人们好像想把事情装在大脑里，以此来掌控它们，却不明白这么做只会适得其反。你觉得有什么事不对劲的时候，不要一味对其冥思苦想，你可以把它外化，不拘于形式，把你能想到的全部细节都写出来。我再说一遍，记住，大脑的强项不是同时思考几件事。把信息全装在大脑里，只会让你无所适从。

这条原则下有个极富戏剧性的例子。有位家长写信给我，讲他和年幼的儿子的故事。他想让儿子养成收拾房间的习惯，却收效甚微。直到有一天，他想到可以试一试他在我的GTD培训课上学到的方法。他和儿子找来一只大盒子，把它摆在屋子中央，然后两个人开始做游戏，在房间里跑来跑去，把没放好的东西找到，丢进盒子里。他的儿子捡起一个玩具或者一件衣服，乐颠颠地把它放进盒子里去了！“收拾房间”的指令暗含着各种事项，让年幼的儿子一头雾水，无从入手。这个任务被分解成一次做一件事以后，自动触发了儿子的积极性，此前模糊的压力源被消除，儿子也就不再拖延磨蹭。这个方法不管是领导一支行政管理团队，还是教育3岁的孩子，效果都很好。

获得掌控的关键步骤是认可、接受、客观地指出引起自己或他人关切的事物，认识到这一点并形成一套有效的行为模式，你就掌握了减缓压力，加强理性的、创造性的思考的一把钥匙。

多年来我培训过的许多人都做到了这一步，发现它的效果立竿见影。他们开始把以前不习惯记录的各种心事写下来。遗憾的是，许多人就此止步，不再继续前进了。于是他们的世界充斥着尚待处理的清单、即时贴、笔记本，五花八门的纸片和电脑文档。原始材料收集好以后，就必须进入下一步——明确意义，才能继续增强掌控感。

获得掌控：明确意义

你首先需要为你的第一个目标明确意义。活着却不清楚自己想要什么，是在虚度光阴。多数人在“我不知道该做什么”的泥潭里打滚的时间太久，他们坐等外力给自己指明方向，却不明白明确的方向要靠自己寻找。整个宇宙都在等候你，而不是你在等候整个宇宙；如果你拿不定主意，它就会一直等下去。坐等心想事成，就好比雕塑家盯着一块大理石，等着多余的石块自动脱落、雕像自然显现似的。不要等待生活的意义会自动出现，做出决定，拿起雕刻刀，马上行动起来吧！

——史蒂夫•帕夫利纳（Steve Pavlina）

在生活和工作中成为佼佼者的第二步，即明确意义，它与“知识工作运动”紧密关联。这个词源自一名澳大利亚咨询师。他读了《搞定Ⅰ》之后，认为我在书里描述了一套具体的思考步骤，其主要目的是搞清楚我们的工作究竟是什么。在明确意义阶段，你可以把注意力集中在引起你关注的事，不必再无谓地消耗精力。之所以说GTD根本上是对思维而不是时间的管理，原因就在这里。少了这个至关重要的思考和决策步骤，就根本不可能对此刻你该干什么做出自信的选择。在GTD工作流程的早期模型中，我把这一步叫作“处理”（processing），不过广义地讲，“明确意义”更能准确地表达它的原则。

我们都免不了要经过这一步，即在一件事尚不明朗的时候认真考虑该怎么处理它。这里，我的目的也是把直觉上升到意识层面。直觉行动的效果总不如有意为之。自觉地运用高效的思考方法来集中精力，实现愿望，可以创造更大的价值。这种行为模式也是可以培养、形成习惯，并最终达到驾轻就熟的境界的。

尽管不少人养成了捕捉纷乱的心事使之外化的好习惯，却好像不肯把收集到的问题加以处理，并做出决策。他们迟迟不做出决策，是不愿思考各项事务的意义。我这里不是指“终极意义”（Ultimate Meaning），这个深奥的哲学概念超出了本书讨论的范畴。我们这里说的“意义”，是指相对我们所做的每件事而言的意义。它是你关心的问题吗？如果是，你对它到底有多关心？

一家业绩优良的投资咨询公司的董事会主席养成了新的习惯，在召开高层管理会议时，把想到的点子记在即时贴上。这个办法让他很兴奋。问题是，现在，上千张黄色便条在他的书桌上、抽屉里和笔记本里贴得到处都是。他还没有养成另一个重要的习惯，即把这些信息统统放进一个篮子里，事后再把它们取出来，提醒自己及时追踪查看，一次处理一件事，以便对每张便条做出妥善的处理。他在拒绝思考它们的意义。