1.控制的含义

从传统的意义方面说，控制就是监督各项活动，以保证它们按计划进行并纠正各种重要偏差以确保计划内目标的实现的过程。控制作为管理的一种职能，是管理者为了保证实际工作与计划的要求相一致，按照既定的标准，对组织的各项工作进行检查、监督和调节的管理活动。这一定义可以从以下两个方面进行理解。

第一，控制有很强的目的性，即控制是为了保证组织中的各项活动按计划进行，保证组织活动过程和实际结果与计划目标及计划内容相一致，最终保证组织目标的实现。控制的更主要目的是，要根据过去调整未来，及时地改正行动以防止巨量的损失。

第二，控制是管理过程的一个阶段，它将组织的活动维持在允许的限度内，它的标准来自人们的期望，这些期望可以通过目标、指标、计划、程序或规章制度的形式表达。控制职能是使系统以一种比较可靠的、可信的、经济的方式进行活动。从实质上讲，控制必须同检查、核对或验证联系起来，这样才有可能是控制根据事先确定的标准来衡量实际的工作。

控制的类型

①根据控制点的位置，控制可以分为前馈控制、同期控制和反馈控制。这三种控制方式的区别与联系如图11-1所示。

图11-1 管理控制分类示意图

前馈控制的目的是“防患于未然”。前馈控制是期望用来防止问题的发生而不是当出现问题时再补救。在前馈控制中，管理者可以测量这些输入量和主要变量，然后分析它们可能给系统带来的偏差，并在偏差发生之前采取措施，修正输入量，避免最终偏差的发生。这是建议采取的控制类型，因为它能避免预期出现的问题，具有未来导向的作用。因此采用前馈控制的关键是要在实际问题发生之前就采取控制行动。组织中运用前馈控制的例子是很多的，比如，工厂在需求高峰来临之前，已添置机器，安排人员，加大了生产量，以防供不应求；公司在预计到产品需求量下跌之前就开始准备开发新产品上市。

同期控制（也称现场控制）是发生在活动进行之中的控制，即与工作过程同时进行。同期控制使管理者可以在重大损失发生之前及时纠正。其特点是在行动过程中，一旦发生偏差，马上予以纠正。其目的就是要保证本次活动尽可能地少发生偏差。同期控制被较多地用于对生产经营活动现场的控制，由基层管理者执行。随着计算机应用的普及及信息技术的日益发展，实时信息可以在异地之间迅速传送，这样就使得同期控制得以在异地之间实现而突破了现场的限制。例如一些超市实行计算机联网，能将商品的库存信息马上反映到供应商那里，以及时地得到货源的补充；一些医院能进行远程手术，在手术中通过信息网络将病人的各项生理指标传送给异地的专家小组，使得专家小组能够控制手术的进行。

反馈控制即在计划完成后进行控制，也叫事后控制。反馈控制是一种最主要也是最传统的控制方式。它的控制作用发生在行动之后，其特点是把注意力集中在行动的结果上，并以此作为改进下次行动的依据。其力求能“吃一堑，长一智”，改进下一次行动的质量。但反馈控制有一个致命的弱点即滞后性，对已经发生的对组织可能的危害却无能为力，它的作用只是类似于“亡羊补牢”；而且在反馈控制中，偏差发生和发现并得到纠正之间有较长一段时滞，这必然对偏差纠正的效果发生很大影响。在日常管理活动中反馈控制虽然是管理者采用最多的控制形式，但是由于它存在着上述缺陷，在一般情况下管理者应该优先采用其余两种控制形式。在组织中使用反馈控制的例子很多，产成品的质检、人事的考评、对各类财务报表的分析稽查等，都属于反馈控制的内容。

案例11-1

后馈控制与前馈控制方法的运用

某企业在新工厂的建设及生产过程中接二连三地发生了多起安全事故。为此，新工厂的负责人B在公司的老板那里很挨了一顿训斥。回到办公室后，B立即召集所有有关科室的负责人，层层落实安全生产责任制制度；对所有一线生产职工结合本岗位特点进行了安全培训、教育；并建立了“互保对子”，使相互协作的生产职工相互监督、检查“互保对子”的安全生产保障状况。由控制角度来看，该企业在这件事上采取了反馈控制、前馈控制和现场控制的综合措施来确保生产安全事故不再发生。

②根据控制的集中程度，控制可分为：集中控制和分散控制。集中控制就是在组织中建立一个相对稳定的控制中心，由控制中心对组织内外部的各种信息进行统一的加工处理，发现问题并提出解决问题的方案；集中控制的决策权高度集中。一般说来，集中控制将企业中各个部门的决策权集中到高层管理者手中，经营活动由高层管理者的行政指令来推动，纵向信息流强而横向信息流弱。集中控制的具体过程如图11-2所示。

图11-2 集中控制方式示意图

分散控制与集中控制相对应，其特点就是决策权分散。就是组织管理系统分为若干相对独立的子系统，每一个子系统独立地实施内部直接控制。在企业管理中表现为各部门拥有一定决策权，具有一定的经营自主权，横向信息流较强。整个企业显得适应性较强，但难以进行整体协调。

介于集中控制和分散控制之间的是分层控制，就是将管理组织分为不同的层级，各个层级在服从整体目标的基础上，相对独立地开展控制活动，兼有集中控制和分散控制的功能。

③根据控制力量来源的不同，控制可分为：外在控制与内在控制。外在控制是指利用外部力量促使一个单位或个人的工作目标和标准的制定，以及保证目标和标准的顺利实现而开展的控制工作，自己只负责检测、发现问题和报告偏差。例如，上级主管的行政命令监督、组织程序规则的制约等，都是这种外在强加的控制。

内在控制是指单位或个人将工作目标和标准内化为自己持有的观念，从而自觉地按照要求约束自己的行为。与外在控制不同，内在控制既不是来自上级主管的“人治”，也不是来自程序规则的“法治”，而是一种自动控制或自我控制。自我控制的单位或个人，不仅能自己检测、发现问题，还能自己订立标准并采取行动纠正偏差。例如，目标管理就是一种让低层管理人员和工人参加工作目标的制定，并在工作中实行自主安排、自我控制的一种管理制度和方法。

④根据手段的不同，控制可分为：直接控制和间接控制。直接控制是对执行计划的组织或个人采用一定的控制方法和手段，使其能有效执行计划，从而能保证计划能有效完成的控制形式。一般来说，直接控制应该提高高层管理的能力与素质，主管人员及下属的素质越高，偏差产生的可能性就越小，这是一种对偏差产生源头的控制。在企业的经营管理中，直接控制是指对管理人员的工作质量的控制。

间接控制是根据计划执行的情况，及时发现计划执行中的偏差，分析产生偏差的原因，找出责任人并使之改进下一步工作的控制形式。间接控制往往是在计划实施发生偏差后，才由有关管理人员对偏差实施控制。

除按上述标准分类外，如按控制的内容可将其划分为：对人员的控制、对财务的控制、对作业的控制、对信息的控制、对组织效率的控制等等。按不同标准进行分类，控制的许多特征并不互相排斥，因此有些控制类型往往可以同时归入几种类型，各种控制类型是可以交叉的。而在实际管理控制中，各种控制手段的运用是有机结合在一起的，以达到有效的控制。

有效控制的基本要求

控制和其他管理职能一样，要使其发挥作用，取得预期的成效，无论是哪种控制模式，都应该力求满足下列几项要求。

①要有明确的目的性。控制是实现计划的保证，控制的目的是为了实现计划。目的性贯穿整个控制的过程。不同组织、不同层次、不同性质的工作、不同对象，控制的目的都不一样，但良好的控制必须具有明确的目的。

②要有精确和客观的标准体系。管理评价有许多主观因素在内，控制标准应该是可测量与考核的，尽量避免主观因素的影响。如果能用事前制定的控制标准来衡量实际工作，管理者就可以客观地控制他们的工作过程，减少主观随意性。

③控制要保证及时性。控制系统不仅应能及时发现偏差，还应该指出偏差的确切原因及其发生的位置，从而便于及时纠正偏差。尽量减少发现偏差与纠正偏差之间的时滞。

④要有灵活性。控制系统应具有适应变化能力，即使面临计划的变动，出现了未预见到的情况或者计划全盘错误的情况，也能发挥它的作用。这就要求在制定计划时，必须考虑各种可能的情况而拟定各种备择方案。

⑤控制要有经济性。控制要具有经济上的合理性。是否进行控制，控制到什么程度，所支出的费用必须是合算的，支出要同控制结果所产生的经济效益比较，比较结果有利时才实行控制。

⑥要具备全局观念。无论哪种控制，必须易于应用并被管理者和员工所理解，进行控制时，要从组织的整体利益出发，但同时要考虑到各部门或个别局部的利益，把整体利益与各个局部利益协调一致，这样才能使控制得以顺利进行。