一般来说，工作篮中总会有些内容不需要（或者不可能）采取行动。这些无法付诸行动的事情，一般可以分为三类（流程图右侧的三个分支）：

•垃圾

•待酝酿的事务

•参考资料

垃圾

如果你一直都是按照我的建议执行的，那么到了这里，你肯定早已丢掉了不少没用的东西。但是，随着你将大量资料快速收入“工作篮”，这其中难免会包含那些你并不需要的东西。所以，当你清空工作篮的时候，仍然会有许多东西是需要丢入垃圾桶的。

把生活中的各种事情汇集到一起处理的时候，你会对自己的情况有更清醒、更全面的认识，知道哪些事情是必须做的，哪些事情是不必做的。我培训过的一位基金组织负责人发现自己竟然保存了几千封根本就不想回复的电子邮件。他告诉我，是我的这套方法，让他对“应该将哪些事情作为未尽事宜保留起来”有了更加清醒的认识。

你肯定也经常面临这样的问题：对是否需要保存某一资料犹豫不决。对付这种情况，我有两个方法：

•如果你感到犹豫，扔掉它。

•如果你感到犹豫，保存它。

没错，这完全由你来决定。我认为两种方法都是可行的。你要做的就是相信自己的直觉，并且（如果要保留的话）考虑好实际的存放空间。大多数人对做这个决定都会感到焦虑不安，这主要是因为他们没有一个完整、条理清晰的系统。如果你可以分清哪些是一般性参考资料，哪些是项目支持资料，哪些是需要采取行动的，而且你的归档系统既简单又有效，那么你肯定可以想保存多少资料就保存多少。既然要归档的这些东西都是不需要采取行动的，那么剩下的就是存放空间和分类管理的问题了。你想要多大规模的参考材料阅览室和工具箱呢？

归档专家们可以在这方面提供更多、更详细的指导。也许，你的会计师也可以提供有关保留记录的时间表，明确告诉你各种类型的文件需要保存的时限。我的建议是，你只要做到能够分辨一件事情是否需要付诸行动就可以了。一旦确定某项事务永远不需要付诸行动，鉴于你的个人喜好以及存储和利用资料的能力，在是否保存某一资料这个问题上，你就有很大的选择空间。

在数字世界里，人们在做出保存或扔掉某资料的决定时面临着更多机遇和挑战。计算机和云存储空间似乎在持续倍增，由此带来的好消息是，我们将会有更大的空间来存储更多的信息。另一个好消息是，强大的搜索功能也随之不断增强。而坏消息是，尽管搜索功能很强大，但它会同时加剧随意归档现象，导致对诸多事项的规模和性质认识模糊。由于数字存储是在缺乏事先考虑的情况下近乎自动完成的，这就很可能导致持续存入新资料却不加利用的现象。你创建了一个包罗万象的浩瀚图书馆，但是你限制了它发挥作用的能力，而这种能力对你而言是非常重要的。就像我在前一章指出的那样，此时的关键是定期审查和清理过时的信息，并进行有意识的前期过滤，比如可以在处理自己归档的资料时问自己：“我这么保存有必要吗，有用吗？能否确保在必要时通过互联网或其他渠道获取？”

酝酿

信息过多会造成不好的结果：你无法在必要时获得适当形式的信息。

你的工作篮中可能存在这样一些资料，当看到它们的时候，你会对自己说：“目前没有什么可做的，但是，也许今后会有用。”这样的例子有：

•一封电子邮件，预告了一位客座演讲者参加的一次商务早餐会。你也许很希望去参加，但时间是在两周以后，因此你目前还无法确定届时你会留在此地，还是出差在外。

•三周后要召开的董事会议的日程安排。你已经接到了邀请，目前你并不需要采取任何行动，只需等到开会的前一天浏览一下日程安排。

•一款你很喜欢的应用软件的升级通知。你确实需要更新到这个新版本吗？你不知道，那就把问题暂时放在一边，一周后再去考虑吧。

•一个想法，也许你希望在明年的销售年度会议上提出来。虽然目前不必行动，但是你希望在需要制订计划时得到提醒。

•一张写给自己的字条，是关于参加一个水彩画课程的，不过你暂时还顾不上考虑。

在这些情况下，你应该怎么办呢？你面临着两种选择：

•把它们记入“将来/也许”清单。

•把它们的提示内容写入日程表或者“备忘录”。

这个酝酿程序的目的在于：让你现在暂时摆脱这些事情的压力，并且让你相信自己的系统能够在指定的时间提醒你完成这些事情。关于这些步骤的细节，我将在下一章（组织整理）进一步介绍。现在，你要做的就是在这些事情上贴个“也许”的标签，或者写上“10月17日提醒”，然后将它们一并归入“待定”类别，等待稍后进行分类处理。[1]

参考资料

决心不就某事做出决定很好。你只需一个“决心不做出决定”系统来清空你的大脑。

你会从工作篮中挖掘出许多有待处理的事情，它们并不要求你采取任何行动，但又对某些项目和主题具有潜在的价值，今后还可以提供一些极为有用的信息。较为理想的情况是，你已经建立起了一个文件归档系统（就像我在第4章所描述的那样），来保存你的参考资料和辅助信息。这样，当你浏览工作篮和电子邮箱时，一旦碰到这种你希望保存的资料（及其附件和网络链接），你就可以立即将它放入你的归档系统了。

你很可能会发现大量的、各种各样需要归档的资料，它们只是堆在桌面上或者塞在抽屉里。这很可能是由于你的归档系统太过正式（也可能根本就没有归档系统）造成的。在这里，我要再次提醒你：“少于60秒”、“让你乐于使用”、“就在手边”、“一般性归档”，是让一个归档系统能够全速运转的重要因素。在忙碌的工作和生活中，如果你的归档系统不是那么简单、快捷、有趣，那你肯定很快就不会再用它，而是继续把资料堆积在一起。这只会使你的生活变得更糟、更难以驾驭。

每当你碰到希望保留的资料时，打印一个标签贴在文件夹上，然后放入你分类归档的抽屉中；或者贴上一个便利贴，交给你的助手代你进行归档，或者进行适当的标注和分类。在我最初从事培训时，我允许我的客户建立一个“待归档”文件夹来存放那些需要归档的资料，而现在我已杜绝了这种做法。我发现，如果你不能把一件事情立即放入归档系统，那么你很可能不会再将这件事情归档了。这类事情如果你现在不做，日后也肯定不会去做的。

你想保存为参考材料的新内容，其形成多种多样。如果它只是一封电子邮件，你想保存以备日后检索，我建议将其存入电子邮件应用程序中的存储文件夹——通常位于用户窗口边沿的导航栏。许多人都把这些无法执行的电子邮件留在他们的工作篮中，让那里成了一个混乱的文件柜，导致系统严重堵塞。你可以立即创建一个新的参考文件夹，以新的标题、主题、用户或项目命名，然后立即把电子邮件拖入其中。

对于你想保存的电子邮件文件、附件、文本和图片，你必须开发出属于自己的归档程序。现在，云空间里有非常有效的文件存储应用程序，各种设备也都有可以用来记录和协调项目。这种可行性技术的影响力、多样性和快速演变，使得有关任何一种万能型最佳做法的建议都丧失了意义。因此，我们每个人都必须实验、定制、修正我们的数字图书馆，以便其发挥最佳效果。保持有效性的关键，就是定期回顾我们的数据及其组织形式，保持其即时性和适用性。

再次强调，关键驱动因素应该是：我是否仍在关注我的参考内容或者参考系统？如果你仍在关注，就创建一个项目，并明确“下一步行动”来解决它，把这个重要领域置于你的“巡航控制”之下。