遗憾的是，仅仅有合适的收集工具，并不能保证顺利完成所有收集工作。大多数人都拥有某种形式的收集设备，但是，这些设备或多或少存在失控的情况，或者根本得不到充分利用。我们一起来看看成功收集的3个必要条件：

1. 每一件悬而未决的事情都必须存储在你的收集系统中，而不是在你的大脑里。

2. 你应该尽可能地控制收集工具的数量，越少越好，够用即可。

3. 你必须定期清空这些设备。

1. 把一切赶出你的大脑

清空你的大脑，这比清空你的胃更有好处。

——米歇尔•埃克姆•蒙田

如果你还在利用自己的大脑来追踪多个事务的进展，那么你自然会丧失使用和清空工作篮（或者其他收集工具）的动力。大多数人之所以并不把这些收集工具放在心上，是因为他们知道，这些工具所收集的事务并不完整。在他们的工作篮和大脑中，都存放着一部分未竟之事，因此，他们无法完全信任其中的任何一个。这就导致他们的大脑处于两头兼顾、疲于奔命的状态之中。就像在漏洞百出的弹球台上玩弹球一样，弹球非常容易掉入洞里，让人根本没有兴趣继续玩下去。

要么将所有事情留在头脑中，要么将其清空。如果走中间路线，两头都不可靠。

应该让收集工具成为你生活方式的一部分。你应该尽量在身边保留这样的工具，这样一来，无论你身在何处，都可以记录下各种灵光一闪的想法。把它们视为你生活中不可或缺的一部分，就像你的钱包、驾驶执照或眼镜一样。确信不会遗失任何具有潜在用途的东西，这种感觉能让你天马行空地去构想更多好主意。

2. 尽量减少收集工具的数量

你需要多少个工作篮，就应该设置多少个，但要限制在你可以应付的最大数量以下。由于你需要收集的信息可能随时随地冒出来，因此，在任何情况下，你都需要能够发挥功效的收集工具。然而，如果收集工具的种类和数量过多，你可能无法对这些分散的信息进行妥善处理。

在高科技含量和低技术含量领域，很容易发生收集工具过剩的情况，尤其是那些低技术含量的工具（如记事簿和工作篮）更容易出现这类问题。比如别人给你的便条，就应该好好整理，而不是随心所欲地把它们堆在一起、夹在记事簿里或塞进抽屉中。其他类似的纸质和有形文件也应该井然有序地放进工作篮，而不能乱七八糟地堆积到各个角落里。在高科技领域，随着社交媒体、多样化的联网设备和无处不在的电子邮件纷纷涌现，需要进行评估和处理的潜在“材料”来源急剧增多。现在，人们往往有不止一个电子邮件账户，活跃于至少一个甚至多个社交媒体，并且同时操作众多数字设备。奇怪的是，数字革命使我们的生活更加便利，但大量随机产生的待处理的新问题，其积压趋势却在不断加剧，因此而感到焦虑的人数也在迅速增多。

通过最少的收集工具收集具有潜在意义的所有新事务，可以使你轻松审查并评估这些新事务的性质。

随着生活和工作变得日益复杂烦琐，采用标准化的工具和手段来捕捉想法和信息就显得尤为重要。在你的职业生涯当中，你也许会发现，一些工作上的好点子往往不是在工作时间产生的（通常是在你休息的时候产生的）。如果能够利用高效的收集工具来辅助你的思考，那么你便获得了掌控自己世界的法宝。

3. 定期清空收集工具

保证收集阶段成功的最后一个因素是显而易见的：如果不定期清空收集工具，处理里面盛放的“材料”，那么它只是一间装满杂乱资料的仓库。我们这里说到的清空并不意味着完成，这里并不要求你完成存放在语音信箱、电子邮箱或工作篮中的全部事务；其实，它仅仅要求你把资料从存储器中取出来，判定这些事情的实质是什么，应该采取什么具体行动才能推动它的发展，如果你无法立即完成它，那么把这些行动组织整理到你的系统中就行。千万不要把它丢弃，或者再次放回到工作篮中去！不清理你的工作篮，简直就和不倒垃圾桶和不处理邮箱一样——你只能不断购买新的容器，来盛放那些新产生的垃圾。

不过，为了定期完成工作篮的清理工作，你得有一个集成性的生活管理系统。如果没有有效的“输出”，工作篮（有形和数字的）里容纳的材料自然会堆积如山。一般来说，对于那些你无法立即处理的事情，把它们留在“工作篮”里以便给自己提个醒，这确实是简单易行的办法。（特别是对于纸质文件或者电子邮件之类的信息尤其方便。）但问题是，当工作篮（或电子收件箱）中存入过量的资料和信息时，就只会让你感到面临崩溃的危险，根本无法起到提醒的作用了。

阻碍任何事物的流动，会削弱在该领域的存在、更新和创造能力。

当你掌握了下一个阶段的技巧，学会如何轻松快捷地处理和安排那些乱七八糟的未竟之事时，“工作篮”就可以被顺利清空了。让我们一起来看一看，要怎么做才能在不立即完成具体工作的情况下，清空你的工作篮和电子邮箱吧！

理清

对于参加这个课程的所有人来说，我帮助他们所做出的最大改进，恐怕就是指导他们按部就班地对每一项工作进行思考，并最终清空他们的工作篮。当我与某家跨国公司一个主要部门的经理共同清空了她的“工作篮”以后，她坐在那里，感到前所未有的轻松。此前，她为了减轻大量会议带给她的繁重压力，便通过工作日程表来提醒自己会议日程，效果还不错。在我的帮助下，她对工作的其他方面也进行了归纳和整理，从而使自己工作的各个方面都变得井井有条了。现在，我们已把她需要提醒自己的行动和信息分门别类地逐个确定，并存入一个看得见、摸得到的具体系统中。

出错好过模棱两可。

——弗里曼•戴森

对于你所收集到的每一封电子邮件和语音邮件、每一条备忘录或者每一个自然萌生的念头，你该如何处理呢？这是行动管理过程中的一个组成要素，它是整个个人组织整理体系的基础。许多人试图把一切安排得井井有条，但是他们却错误地直接整理那些收集到的、不完整的材料。你无法有效地组织和整理“材料”，你只能对它们进行收集和处理。分析和处理这些材料后产生的下一步行动，才是真正的组织整理的对象。在事务处理的工作流程图中（见下页图），处理和组织整理这两个阶段是整个过程的主干部分。

它是什么？

这个问题并不愚蠢。我们前面已经讨论了收集工具以及收集的材料。但是，我们还没有讨论过这些材料到底是什么，需要我们如何处理。比如，我们从上级主管处接收的很多信息，往往因为含糊不清，很容易被我们的个人组织整理系统漏掉，我们是不是应该先搞清楚这些信息的含义呢？当我们收到人力资源部门发来的电子邮件，通知我们有关某某政策的某某情况时，我们是不是也需要先看清楚邮件内容？我曾经从客户堆积如山的文件中，挖掘出十多条有价值的信息，这仅仅是由于他们当时不愿意花上几秒钟的时间来搞清楚文件内容就随手一扔造成的。搞清楚了这个问题，我们也就可以了解下一步决策的重要性了。