一个项目需要很多人共同运作，重要环节也不能依据个人的判断而被随意改变，所以，项目执行一般都需要遵守项目计划书上的步骤。

但是，换为个人项目就不然了。相比于团队项目，个人的事情灵活性更强。我们可以根据自己当天的身体情况、精神状态，灵活地选择自己最想做的事情来做。

我认为，即便遇到了非常重要的事情，有时也不应该硬逼自己在身体状态不佳的时候做。在多数情况下，个人的事情都允许我们根据自己的情况灵活调整优先顺序。灵活运用这一点，在参考个人的身体情况、意愿等限制条件的基础上做出合适的判断，不是吗？

在给事情排列优先顺序时，多数情况下人们会说，应该根据事情的重要性、紧急程度、难易程度判断。

这样做虽然没错，但我认为这应该是在良好的身体状态、精神状态以及恰当的环境下遵循的优先顺序。若是很容易受到身体和精神状态影响的事情，那么依据身体和精神的状态灵活调整计划才是合理的做法。

比如，有些家长不考虑孩子身体和心理状态，一味要求孩子：“你必须把该做的事情做完，你现在必须好好学习。”可是如此教育孩子，效果通常并不理想，这其实与上述道理相同。

所以，我们在思考“如何做才能达到最高效率”时，还应该多思考一下“在怎样的时机做才能达到最高效率”。

若是能力较强的人，即便处于主观意愿较低的状态，也有可能完成某些“工作”。但是，在缺乏主观意愿的状态下“学习”是非常困难的。人往往是在不断的“学习”中成长、进步的，所以我们绝不能轻视这一点。

若想达到最高效率，依据身体情况、主观意愿等限制条件选择合适的时机做合适的事情很重要。

下面，我想列举拟定先后顺序时必须考虑的要素。虽然需要重点考虑对自身而言的重要性，但也有必要考虑之后的流程。

比如，在自己的工作完成后，还有其他人接续工作。若自己的工作是最后一道工序，那么我们只要在合理的时间范围内、合适的情况和环境下完成这项工作就可以了。但如果后面还有其他人接续工作，我们就必须给下一个人留出充足的时间。

如果自己在后续工序中还要工作，那么自己完成当前这道工序并交到下一个人手上的速度，将决定自己操作下一道工序时能否具有充足的时间。

虽然我们常常提起“想做的事情”和“应该做的事情”，但除此以外，我们还需要关注这些行动可能带来的影响。思考这一问题有三个重点：这是“立即见效”的，还是“需要过些时间才能见效”的？能取得“短期效果”，还是“持久性效果”？会“带来积极影响”，还是能够“减轻不良影响”？

若是“立即见效”、具有“持久性效果”且在“带来积极影响”的同时“减轻不良影响”的事情，我们就应该提前其优先顺序。若是每天做一些，坚持一段时间后才开始慢慢出效果，且效果是永久性的、带来很好的影响的事情，我们就要立刻去做（尤其是对于年轻人来说，越早开始做这些事，便能越早地感受到做这些事带来的好处）。

我们不仅要关注身体负担，还要关注心理负担。不同的人所感受到的心理负担存在很大的差异。既有对每天工作5分钟毫无心理负担的人，也有对于每天工作感到有心理负担的人。

“每天完成5分钟的工作”和“每周完成30分钟的工作”，哪个造成的心理负担更重些呢？答案因人而异。比如，洗衣服。如今，只要把洗衣粉放进洗衣机然后摁下开关，洗衣机就能帮我们完成所有工序并把衣服洗干净，所以在等待衣服洗好的间隙，我们完全可以做其他事情。但要注意的是，清洗衣物的量与晒衣服的工作量是成正比的。一个人独居时，每天晒衣服的时间最多5分钟左右，但是如果积压一周才洗一次衣服，那么晾衣服的时间恐怕会延长至30分钟。你是觉得“每天5分钟”带来的心理负担重，还是“每周30分钟”带来的心理负担重？我的感觉是，“每天5分钟”的心理负担轻一些。

思考优先顺序、相关性时应该注意的问题有很多：

● “想做的事情”和“应该做的事情”。

● 产生效果的时间：“立即见效”“需要过些时间才能见效”。

● 效果的持续时间：“只在一定时间内有效果”“一旦掌握，永久有效”。

● 效果的种类：“能带来积极影响”“能减轻不良影响”“既能带来积极影响，也能减轻不良影响”。

● 负担的种类：“身体负担”“心理负担”（也有两者同时存在的情况）。

了解所需时间，然后创造时间

在生活中，我们往往很难找出尝试新事物的时间，这就需要我们主动创造时间。所谓创造时间，不是说把一天的24小时延长至30小时，而是通过缩短做常规事项的用时来创造出尝试新事物的时间。

那么，我们究竟该创造出多长的时间呢？如果不了解自己想做的事情需要多少时间，就一味去缩短做其他事情的时间，只能说这是鲁莽的挑战。

正确的做法是，既要有想做的事情，还要知道，每周大概需要挤出多长时间来做这件事，以及是否有可能做成。

但令很多人意外的是，为做一件新事情而腾出时间其实很难。原因有很多，其中之一就是，很多人不知道生活中有哪些地方可以挤出时间。大多数人的生活节奏几乎以周为单位，但奇怪的是，很多人并不太了解自己的一周是如何度过的。

比如，当被问到“你的睡眠时间有多长”时，人们通常只能回答出一个大概的数字。而且，睡眠时间并不是指从躺到床上到从床上起来的这段时间，而是指从入睡后到睡醒的这段时间；睡眠还分为深度睡眠和浅度睡眠，也就是说，我们还要考虑睡眠质量。

我再问大家一次：“你了解自己的睡眠时间以及深度睡眠、浅度睡眠的情况吗？”

或者再问大家另外一些问题：“你每周的开会时间有多长？真正该参加的会议到底有多少次？工作中花费的交通时间、等待时间又有多长呢？”

我想，能够立刻明确回答出这些问题的人屈指可数。

要想创造时间，首先得充分了解自己的生活。只有做到了这一点，才能发现生活中可以挤出的时间。而“被浪费的时间”越多，创造新时间也会变得更容易。

这里所说的“被浪费的时间”，包括做与自己价值观不符的事、做主观上不想做的事、明显低效率地做该做的事情等所消耗的时间。

此外，那些必须花费但有可能进一步提高其利用效率的时间，虽然不属于“被浪费的时间”，但是也可以通过合理、高效的运用，创造出新的时间，所以也是可以被列入其中的。

从我的经验来看，“被浪费的时间”大致包括以下几方面：

● 会议、商谈开始前的等待时间。因为前一个会议延长，而被迫在会议室等待的时间等。

● 因为惰性，看了本不打算看的电视节目所用的时间。

● 看想看的节目时插播的广告时间。（以前我在课上讲到这部分的内容时，曾给班上一位在广告公司工作的学生带来了一次不太舒服的感受。但是，你在看想看的节目时，我建议你还是跳过广告。不过，想通过观看广告了解市场动向等情况除外。）

● 因为宿醉而什么也干不了的次日清晨。

● 本想玩会儿手机游戏放松一下，却入迷地玩了很长时间。

● 换乘电车时的等待时间。

● 被迫参加了不太想参加的聚会，吃完饭后又接连参加了第二次聚会。

● 本想换个心情所以去休息室与同事聊天，谁知聊完后心情更糟了。

● 花费在路上的时间。（花费在路上的时间是难以避免的，但如何利用这段时间是我们可以掌控的。）

当然，继续列举下去恐怕是列举不完的。不过，认识到自己的生活中究竟有多少时间也如同上述示例那样被白白浪费掉很重要。

以前我调查某家公司业务员的时间使用情况时，发现这些业务员与客户见面前的等待时间甚至比与客户见面后的商谈时间还要长，而且他们在等待客户的时候并没有做什么像样的工作。

业务员需要拜访多位客户时，通常会空出一些间隔时间。如果不空出这些时间，万一发生什么不测，他们便会面临迟到的风险，所以空出一些时间也是迫不得已的做法。但是，明明知道会空出一些时间，却没有想过好好利用这些时间，就太可惜了。

如今科技发展迅猛，越来越多的工作不一定非要在公司完成。手机办公已经成为可能。

为了充分利用零散时间，我通常会提前准备好一些零散的工作。比如，我会提前准备一些无须尽快完成但又必须在一周内完成的小工作。我建议大家选择那些无须怎么动脑、只要有时间就可以完成的工作。我们没有必要在大脑状态特别好的时候做那些工作，用一些零散时间应对即可。

当你开始记录时间时，你会发现，一天内的零散时间其实有很多。再忙的人，一天也能抽出30分钟的零散时间。而且，对于那些工作特别繁忙的人来说，压缩出这些零散时间用于调整状态、休息，也是很好的减压方式，即便不在这些时间内做什么具体的事情，你也可以利用这些时间好好地休息、放松。相反，如果只是漫无目的地用这些零散时间玩手机，那这些时间就变成“被浪费的时间”了。

不过，有一种情况—我把它称为“Time Spoiler”（时间掠夺者）—能够将好不容易被有效利用的时间瞬间变成“被浪费的时间”。

这一情况必须注意。比如，工作时突然打来的电话，而且不是那个时间段非接不可的电话。我通常只会在这三种情况下使用电话：情况紧急时；正在处理某项以时机为重的事情时；遇到不打电话便无法解决的事情时。打电话的确有打电话的方便之处，但是，对于打电话的人而言方便的时刻，对于接电话的人而言就未必方便了。即便只是一分钟的电话，也有可能毁掉接电话的人的最佳状态。

突然的来访者也是如此。总而言之，不考虑对方的情况，哪怕只是夺取对方的片刻时间，也有可能影响对方的效率，我们尤其需要注意这一点。

在公司办公室工作时，当然会有突然打来的电话和突然到访的客人。因为其中可能会有必须在那个时机讲的事情，所以我们不能一概拒绝。但是，我们高度集中注意力工作时，应该极力排除那些有损工作效率的妨碍因素。

我从不搁置邮件不处理，所以周围多数人都知道我会认真看他们发来的邮件。可能是出于这样一份安心感，周围很少有人给我打电话。而那些让别人觉得他很可能没有看邮件的人，必然会接到较多的电话，其实，这只会进一步降低当事人的工作效率。

认识到“被浪费的时间”，想办法有效运用这些时间，尽可能排除“有碍工作效率的时间掠夺者”，才能“创造时间”。

如果已经通过一番努力实现了对于重要工作、事情的高效处理，工作中也没有了“被浪费的时间”，那么我们将很难进一步创造出新的时间。遇到这种情况时，我们需要对现有事情和新事情的优先顺序进行重新排序。

要创造时间，首先需要充分了解自己的生活。不了解自己的生活，将很难找出那些“被浪费的时间”。

准确找出“有碍工作效率的时间掠夺者 ”，努力排除它们的干扰。

还有一个原因在于，我们不知道做这件事所需要的时间。我们发现想要完成一件事情时，可以把它细分为几个部分，然后把每个部分所需的时间加起来，这样就可以预估出一个较为精确的时间。

就像我们平时的学习一样，规定每周上两个小时的课以后，大家就比较容易明白自己该怎么做了。如果每周上两个小时的课，外加需要在家里练习两个小时，那么每周就需要创造出4个小时的时间。

但是，有时我们可能无法了解应做之事的详细情况。遇到这种情况时，可以参考以前的事例或类似事例。自己若是有亲身经历的事例肯定最好，如果没有，那就上网查一下相关信息。

比如，我决定每周读一本商业类的书籍。因为我的阅读速度很快，所以只要集中注意力，我大概可以每小时看100页。精装的商业类书籍的总页数有300～400页，小型丛书版的书有250～300页，由此来看，我每周只要腾出3～4个小时的时间，就可以完成每周看完一本书的计划。

读书的速度因人而异，同一个人对于不同类书籍的理解程度也不一样。在工作日，我们完成工作后，可能会因为疲惫而提不起劲，所以周末的精神状态可能会更好一些。总而言之，如果能够明白书籍类型的不同，以及工作日、周末阅读速度的不同，我们便能够制订出更为精确的时间计划。

做自己想做的事，要掌握做这件事所需的时间。

为了实现这一点，充分了解自己的生活很重要。

说点题外话，有的人几乎总是无法在约定的时间内结束工作。这样的人既不是工作不认真，也不是马虎，而且人还很好，但他们就是总要比约定好的时间晚一些完成。这些人如果能养成记录自己生活的习惯，是有可能改善这种问题的。

简而言之，这些人通常喜欢“轻易允诺别人”。他们以为在较短的时间内完成工作能够令对方高兴，常常按照自以为的最短时间许诺别人。可是他们忘了把用于确认工作完成情况的时间以及应对突发情况的时间算进去，所以，从结果来看，他们往往会晚于约定好的时间完成工作。

遇到这种情况时，虽然我们也明白对方已经努力了，而且比预定时间稍晚一些完成工作也没有太大影响，不会引发什么严重问题，但是，这的确会在某种程度上影响当事人的信誉。这真的太可惜了。

了解自己的工作效率和使用时间的习惯，有助于提高按时完成约定的可能性。在下一章中，我将向大家介绍记录自己生活（写生活日志）的好处。