我们还要说明把计算机当做组织信息处理系统组件的第三个特征。我在前面曾经提到，管理信息系统到目前为止的一个局限性就是对于组织本身产生的信息如生产信息和会计信息的依赖性极大。人们重视内部信息的主要原因是，由于内部信息的产生受到组织的控制，所以不难把这些信息转换成机器可读的形式。要把信息输入计算机不需要耗费什么资金。

我们如果考察执行官使用的那些外部信息，就会发现，大部分外部信息都只是自然语言描述的文字，如报纸、行业杂志、技术期刊等。自然语言文字在编译成比如说穿孔卡片、磁带等类似的机器可读形式之后，当然就可以存储在计算机的记忆存储器里了。一旦存储起来，就可以编制计算机程序对存储信息进行自动检索，并根据各种查询要求从中搜索信息。

所以让组织信息系统的机械化构件得到执行官所依赖的那种外部信息的唯一障碍，就是将信息变成机器可读形式的成本。其实技术上甚至经济上的障碍已经不存在了，我们目前拥有低廉的设备（扫描仪与光学字符阅读器），可以便宜又准确地将印刷文字转变成计算机文件。

但是对于新材料来说，我们甚至不必投入资金获得机器可读形式。报纸、期刊或书籍上的印刷字，以前都曾经过打字机或排版机器的处理，所以在制造供人阅读版本的同时，也可以制造出机器阅读版本。因此现在一般的书面文件差不多普遍都提供两种版本：供人阅读版本和机器阅读版本。个人计算机和电子网络创造了机器阅读版本的市场，而且目前的转换过程非常迅速。这有点类似于电话，拥有电话的人越多，就越值得拥有一部电话。

这种发展已经为计算机在组织信息系统中的应用开辟了一个全新的领域。它使计算机能够充当多数组织外部信息的初始过滤器，从而可以减轻执行官在这方面的注意力要求。我们举近期的大学教授退休基金会的主要经理人TIAA的信息系统为例。投保人的信件和其他沟通工具一般都是打印的或手写的。这些资料一到达TIAA，就立刻经过扫描仪和光学字符阅读器处理，以计算机可读形式储存在TIAA的计算机系统中。有一位员工负责确定应该将该沟通信息发送到什么地点，必要时，系统可以自动准备和分发很多份，发送到组织里所有应该注意该信息的地点。这种一个任务在多个地点并行运作的能力，大大缩短了周转时间。由于该沟通信息存储在公司的信息系统中，所以可以用来自动调用文件中处理信息所必要的记录。

技术与需要相符

上述的评论说明，组织信息系统的要求与现有或正在出现的信息技术的特征相配合的过程中，究竟包含哪些要素。信息系统设计成功的关键在于，让技术与注意力资源的限度相符。从这个一般原则出发，我们可以推出几条经验规则，用来指导现有信息处理系统的扩充设计工作。

总的来说，进行信息处理系统的扩充部分（人或机器）只有满足以下几个条件，才能改善系统的性能：

（1）输出小于输入，这可以节省注意力资源，而不是增加注意力需求。

（2）有主动和被动两种形式的有效索引（主动索引就是自动按照发送要求选择和过滤信息）。

（3）有分析模型和综合模型，它们不仅能够储存和提取信息，而且能解决问题、评价解决方案和制定决策。

结论

当今组织面临的最大问题，不再是部门化问题和操作单位的协调问题，而是对信息储存和信息处理进行组织的问题；不是劳动分工，而是决策制定过程的分解。考察那些从机构和部门结构中抽象出来的信息系统和信息系统支持的决策系统，它们是解决这些组织问题的最佳途径，至少从近似意义上来讲是这样。

随着信息处理技术的迅速发展，企业决策和公共决策过程变得比过去精密得多也理智得多了。如果要我们拿出证据，我们就只需要比较星球大战计划的辩论（不管我们是否喜欢其结果）与修昔底德论述的“雅典卫城”之战，或拿前者与20世纪上半叶的美国国会的任何争论对比一下即可。随着信息处理技术的迅速发展，我们的能力也在不断提高，包括：考虑备选方案和后果之间的相互关系和相互权衡的能力，以及通过将整个问题的各个部分纳入综合模型，从而不断累积我们对各个部分的理解的能力。

巴巴拉•沃德等人已经指出，当今世界最大的危机是抱负危机。人口问题同人类历史一样悠久。今天这个问题的新奇之处在于，许多人都决定不再接受暗淡的结局，而是决心对付它。多少世纪以来，人类行动一直在创造各种各样无意识的和预料外的后果。我们如果不知道这些后果，倒也可以活得心安理得。如今我们可以跟踪了解自己行为细微的和间接的效应，例如，吸烟与癌症的关系，老鹰的蛋壳易碎与周围环境中存在DDT的关系。由于我们具备了追踪这种效应的新能力，所以我们对那些效应感到前所未有的责任感。智力觉醒同时也是一种道德上的醒悟。

我们的新科学技术产生（或揭示）的新问题是进步的前兆，而不是厄运的预兆。它们都表明，我们如今拥有了理解我们面临的问题，即理解人类现状的基本分析工具。当然，理解问题不一定就要解决问题，不过理解问题是解决问题的第一步。我们正在创造的新信息技术让我们能够跨出这一步。