情况糟透了。因为手头有太多的工作，我们根本没有时间去逐项完成。如果不是要做这么多的工作，我们在细节方面会处理得更好。小小的蚊子可能会让你捕杀大型猎物的努力落空。成功固然在望，道路却充满艰辛。有时候，提高效率最有效的途径就是摒弃陈腐观念，处理好未完成的事务，以及清除各种障碍——影响前行的种种琐碎事务。

理清思路，确立新方向

无论是重大项目还是一堆有待清理整理的旧任务，只要能够及时完成，都可以为将来的工作在精力方面打下更扎实、更可靠、更全面的基础。我们经常拿不准随后会出现什么情况或要解决什么问题。在这种情况下，你只要毫不迟疑地清理或完成某件事——你面临的最显而易见的事务——就可以了。很快，你就能够搞清楚随后将要发生什么事情，而且你也已经做好准备，在各个方面都能做出更有效的反应。请整理一下办公室的工作篮，清理一下电子邮件，或者整理一下办公桌的抽屉。不管怎样，你一定要抽时间去做。

为未知情况做好准备了吗？

有件事情，很可能在几天之内将要改变你的世界。现在你对这件事一无所知，也不知道它跟什么东西有关，但它是注定要发生的，注定要让你遭遇意料之外的突变。这件事可能很快就会发生，也可能在一段时间之后发生，但一定会发生。请相信我。

在你的日历上，在从今天开始四周之后的那一天所在的位置，请一字不差地写下这句话：“戴维•艾伦一个月前曾说过，有一件无法预料的事情将会对我产生重大影响。”看你能不能证明我说错了。

你准备好了吗？因为感觉局面更加难以控制，这一意外事件是否同时会让你有雪上加霜的感受？或者，你是否要将其视为发挥创意从而达到表现自我、奉献自我新境界的良好契机？新的经历总是会让你在前进的道路上遭遇突发事件，你是如何准备的？

我认为，大致说来，无法预见的机遇要在两个层面加以应对。

1. 精神层面：假如上帝代表着万物，而你只是万物之一，那么只要放松身心即可。

2. 所有其他层面：这一层面你必须有条有理地筹划好，以便可以根据需要做出调整。

亚洲有句谚语说得好：“平时多流汗，战时少流血。”军队的这一模式有一定道理。在军队里，你要么是在作战状态，要么是在训练状态。大部分人只是在下面的情况下才做好改变的准备：开始漫长假期的几天前，离婚后不得不变卖全部家当搬离居住地的时候，或者生活中的某个重大事件迫使他们重新反思一切、想清楚他们的承诺和“材料”（stuff）的时候。在这种情况下，他们开始整理、废弃或重新制定与自己和别人有过的“协议”。

在有张有弛中，我们才能实现心智的提升。

——塞缪尔•约翰逊

（Samuel Johnson）

正是宽容之举打开了以创造性方式思考未来的唯一可能的通道。

——德斯蒙德•威尔逊神甫

（Father Desmond Wilson）

我建议你每周都这样做。你要把自己的事情安排得有条不紊，这样一来，如果员工会议未能及时召开，你也可以整理一下工作篮，或阅读那些堆积如山的资料。要么在等待配偶的时候，你可以看看自己是否可以用这段时间打个电话，完成某项事务。据我了解，在这个星球上，没有几个人高度重视自己的时间和手头的工作，努力让分分秒秒发挥最大效果。如果你没有这样利用自己的时间，我就要问了：为什么不这样做？

你上一次更新自己的项目清单（仅靠一项行动无法完成的那些工作），使其符合最新的进展、把各项工作安排得井井有条是在什么时间？这项工作的搁置程度也就是你承受不必要压力的程度。

即使目前还不具备，你也一定要准备一下随时可派上用场的捕捉思想的这种工具。无论何时何地，只要有新的想法产生，你就应该及时加以记录。你需要的是能随身携带的一种工具——不管你是在海滩上、健身俱乐部里、办公桌旁，还是准备外出用餐。如果你把它跟钱包放在一起，那将很有帮助。随着年龄的增长，无论是在个人生活中还是在事业上，你都会变得越发明智、更加老练，而你对某件事情最出色的创意，也就越有可能在不可能实现的时候诞生。

如果你无所不知，那么你就像漆黑的夜空，有时划过一道闪电。闪电过后，你会彻底将其遗忘，留下的只有漆黑的夜空。天空从不会因为突然闪过的雷电而感到惊诧。雷电闪烁的时候会出现奇妙的景观。如果我们有虚空之境，就会始终做好观赏闪电的准备。

——铃木俊隆

（Shunryu Suzuki）

你或许也明白，你应该把头脑中具有潜在价值或代表与自己及其他人潜在一致性的一切都充分加以利用。但要实践这一点，你首先要在它出现时能及时将其用文字记录下来。阅读这部分内容之后，如果想到任何“要做的事情”，你会把它记录在哪里？袖珍笔记本、3×5（英寸）的卡片、微型录音机，随便什么都行。

把这种随时可以应用的思想捕捉工具准备妥当，让它像生活必需品一样发挥作用。外出时如果不带这种工具，你应该感觉就像赤脚外出一样怪异。这样它就会引领你进入创造性思考和工作的全新境界。

顺便想想……

● 你那些潜在的可清理区在哪里？

● 拿不准还有什么事情要处理时，你接下来会如何去做？

● 今天你能谅解哪些事情？

知道哪些事情自己尚未做，你才会为之心安

压力的根源在于自己没能履行协议。要缓解压力，只有通过解除协议、履行协议或重新商定协议。但是，如果与自己达成的某些协议已经忘记，你就无法与自己重新协商。由于人类的心理内存没有过去与未来感，那里存储的东西会一直敦促你去将其完成。要减轻压力，你必须把这些事情变成要自觉完成的任务，而且要始终如此。

“井然有序”为何经常失效

清理一下你的大脑，这比清理肠胃效果更好。

——蒙田

（Montaigne）

几天前，一件平淡无奇的事情再次让我很受震撼。很多人对“井然有序”很敏感，因为他们虽然在工作中使用了项目清单，但却一次次与成功擦肩而过。这些清单之所以没有奏效，主要是因为它们试图将截然不同、相对独立的功能融入一个事件、一个背景之下。如果你尽量把某件事情搞得过于简单，就会让所有其他事情显得更复杂、更困难。是的，我们大家都曾面临诸事临头的困窘局面，而且通过“列出清单”确实也可以获得暂时的平静，但这些治标不治本的手段作为长期战略并没有效果。

凡事应该尽量简单，直到不能再简单为止。

——阿尔伯特•爱因斯坦

(Albert Einstein)

坐下来列清单时，大多数人实际上是在竭力融合我们为掌握工作流程所确定的5个阶段：收集、处理、组织整理、回顾和执行。同时他们也在努力理清思绪，确定各项工作的内在含义，以某种符合逻辑或富有意义的方式加以安排，匆匆忙忙地权衡轻重，然后决定要完成的“最重要的”工作。这样做的人得到的回报通常是混乱局面暂时得以消除，但令人痛苦的是，他们可能要面对那些没搞清楚、未加处理、有待整理以及未加重视的事情带来的不良影响。

在多年的研究及培训过程中我们发现，工作流程管理划分的不同阶段，工作最好单独完成。首先你要收集自己头脑中的大大小小的各种想法；然后你需要评估清单中的每个项目，考虑一下，“这事可行吗？”如果可行，结果会如何？下一步该如何行动？随后，你要把这次思考的全部结果进行整理归类。在这个时候，参考决策的各种标准（时间、精力、背景、轻重缓急等），清楚地审视一下自己面临的种种选择后，你就可以做出最佳选择。

自我管理十分简单，但不能简单管理。

找一支书写流畅的笔，花上5分钟时间，把头脑中出现的各种想法都“倾倒”在纸上。不要马上分析或整理。如果你写下的内容有意义，过一段时间之后你会明白的。现在需要做的，就是“倾倒”。要让自己有专心做一件事情的自由。充分发挥你的创造力，做一个梦想者，表达并记录下你的全部想法，不要考虑将其付诸实施的任何责任问题！然后，等你准备成为管理人员时，你可以回头思考一下这些事情，确定它们的意义以及你要采取的行动。之后，你就可以以管理者的身份出现，在所有这些选择项中，做出符合时间和地点的战略选择。每件事都是一项艰巨的任务，需要全力以赴，还需要具备优秀的洞察力。不要把它们混为一谈。

顺便想想……

● 你上次毫无保留地“倾倒”内心的想法是在什么时候？

● 你有自己不愿意看到的待办事项清单吗？

● 假设不必担心自己没完成的事情，你将会怎样呢？