不要吝惜在家里的工作空间。通过实施这项计划，你会发现在家里建立一个和办公室保持一致的管理系统是多么重要！我接触过的很多人都多多少少地受到家里杂乱气氛的干扰，根本无法同他们上班时的工作环境相提并论。而当他们在两个地方建立起相似的工作区后，就立刻感到受益匪浅。如果你同他们的情况类似，就请花上一个周末的时间在家里打造一个工作区，这将使你的组织管理能力显著提升。

移动中的工作区

如果你是经常出差在外的商务人士，或者过着一种不稳定的生活，经常到处奔波，那你还需要在旅途中配备一个高效的微型移动办公区。这通常包括一个公文包、背包或者小书包，文件夹以及便于携带的办公用品。

很多人因为没有随身准备好必要的办公设备，结果无法有效利用起零散时间和旅途中的空闲时间，而将这些时间白白浪费掉。一个良好的工作处理模式，一些得心应手的工具，加之住所和工作地点间相互连接的管理系统，都可以使你旅途中的工作变得富有成效。随着新技术的不断发展，强大的移动设备和全球移动互联网访问机会唾手可得，我们大多数人管理生活的实际能力也得以提高。但是，在对互联网流量实施管理以确保移动设备得以充分利用方面，还存在着管理混乱这个固有问题。如果缺乏一种良好、适当的收集、理清和组织方法，在问题产生时未能创建适当的应用程序和处理工具，全球移动设备访问互联网这个新领域就无法得到充分利用，或者只会导致注意力分散，徒增压力。

不要共享工作区！

拥有自己的工作区是极其必要的，或者至少拥有一个可以放置工作篮并处理文件和有形材料的场所。我结识了许多已婚夫妇，他们会为家中唯一一张写字台你争我抢。而当他们在家中增加了一个办公区之后，问题迎刃而解。这样做并没有导致想象中的那种“隔阂”，反而减轻了夫妻关系在管理共同生活方面承受的微妙压力。有一对夫妇甚至决定在厨房也额外配备一个迷你工作台，这样，留在家里照顾孩子的妈妈也能同时兼顾到工作。

某些机构对“移动办公”这个概念情有独钟，即要求员工拥有完全独立的移动工作站，可以随时在任何临时性工作空间开展工作。这可以节约必要的办公空间，因为公司的运营实际上可以更加依赖于在“航空母舰”之外从事工作的员工们。不过，这里的前提是相关员工都有一处可以独立掌控的空间。针对这个方案开展的实验已告失败，因为它们对固定的工作区造成了干扰。要想在临时性工作空间应用我们的现有系统，必须实现零障碍。当我们不得不反复创建工作篮、归档系统，不断变换处理信息的方式和地点的时候，我们必然会感到心烦意乱（“该死的便利贴和订书机在哪儿？”）。

你需要应用你现有的系统，而不需要不断重新创建系统。

假如你的办公系统简洁而紧凑，可以随身携带，你对如何快速处理事务的方法也了如指掌，那你就可以在任何地方开始办公。然而，你仍然需要在家里开拓一个“基地“，要有一套得心应手的工具以及宽敞的空间来存放参考资料，而且所有资料的存放都要方便随时取阅。我遇到的大多数人往往至少需要两个抽屉来存放他们的参考资料和项目辅助资料。鉴于存储方面不乏数字扫描仪等技术进步成果，可以想象所有这些辅助资料总有一天会被纳入云盘，能在任何地点根据需要进行检索。你将无须携带有形护照、米兰之旅带回的欧元以及各种纸质临时文件（仍是某些数据处理的最佳形式），但这一切尚待时日。要保存这些参考资料和辅助材料，需要一个或大或小的空间，以方便随时取用。

准备好你需要的工具

如果你下决心全面执行这个工作流程，你首先需要准备一些最基本的用品和工具。你可能会在新旧两种工具的选择上犹豫不决。是继续采用旧工具呢？还是考虑一下全新的工具呢？

请注意，合适的工具不一定非得是价钱昂贵的。通常情况下，当技术含量较低时，那些看起来更适合“管理工作”的工具，事实上可能效率更低。

一些基本的管理工具

我们假设你从零做起，除了拥有一个桌面的工作空间以外，你还需要：

•资料存放托盘（最少3个）

•一叠信纸大小的白纸

•一支钢笔或铅笔

•便利贴（3英寸×3英寸）

•回形针

•活页夹

•订书机和订书钉

•透明胶带

•橡皮筋

•自动打签机

•若干文件夹

•一个日程表

•废纸篓或循环垃圾箱

•用于收集、整理数据和制定任务清单的现有工具，包括移动设备、个人电脑以及纸质计划书和笔记本（如果有的话）

资料存放托盘

这些托盘可以分别用来存放新资料和已经处理完毕的事务文件，另外再准备1~2个资料筐存放工作中需要的辅助性资料和你将要“回顾检查”的资料。最好用的资料筐要数那些侧面标注着字母，或者可以叠起来堆放的那一种。在它们的顶部没有那些令你抽取纸张时感到不便的唇状物。

白纸

你可以用白纸开始你的收集工作。信不信由你，在一整张白纸上写下一个想法，会产生令人难以想象的效果。不过，将初步想法分列为独立项目（而不是列入一个乱七八糟的清单）不利于日后审阅和整理。无论如何，手头准备一些白纸或小册子，专门用于捕捉突然萌发的奇思妙想，这一点很重要。

便利贴、回形针、订书机等

有了便利贴、回形针、订书机、胶带和橡皮筋，你可以方便快捷地整理和存放你的文件资料。尽管其适用性正在降低，但到目前为止，我们还不能完全弃用纸张等有形材料（这一点你是否还没注意到！），因此，对它们实施管理的简单工具仍然是不可或缺的。

打签机

不间断地进行收集、思考、加工处理和组织管理，这本身已极具挑战性。你必须确保自己拥有恰当的工具，以便尽量简化这些过程。

令人意外的是，打签机可以在这个过程中发挥重要作用。我曾与之合作过的数千名行政人员、专业人士和家庭主妇现在都添置了自动打签机。我保存的档案中记满了他们的评语，如“它竟然如此神奇，简直令人难以置信！”，你可以用打签机给你所有的文件夹、活页夹以及数不胜数的其他资料标注说明。

我喜欢使用的是一种独立工具，或是简便的即插即用型电脑打签机，它可以及时打上独立标签，在使用时可以减少任何归档冲突问题。

文件夹

你需要使用大量的文件夹。如果归档系统需要，你还应该准备大量的Pendaflex式悬挂文件夹。普通的白板纸文件夹最好——各种颜色的分类文件夹用起来比较复杂，而且没有想象中那么好用。参考资料归档系统应该像是一个简易的图书馆。[2]

日程表

你不需要用日程表来收集你的未尽事宜，但是在日常工作中，你还是需要用它来记录一些事情。正如我以前提到过的，日程表不应该当作一个行动清单来使用，它应该记录那些必须在指定日期或时间完成的工作。

目前，大多数职业人士已经在使用工作日程系统了。包括活页计划手册、移动设备，以及企业共享软件应用程序。

日程表经常成为人们安排工作的核心工具。当然，它也是记录“需要在指定时间完成的工作”的重要工具。日程表可以记录各种需要日后提醒的事情或信息，但是它的功用还不止于此：应该将日程表与你的个人管理系统有机地结合在一起，让它发挥更大的作用。

你也许非常好奇，想了解到底哪种类型的日程表最适合你。在下一章里，我将详细讨论这个问题。目前，你只要坚持使用你原有的日程表就可以了。等到你对整个系统有了一定的认识，就可以逐渐过渡到另一种工具。

废纸篓或者循环垃圾箱

你必须对执行这个流程将要产生的大量垃圾做好心理准备。我培训过的一些管理人员发现，当我们一起办公时，在办公室门外放置一个大垃圾箱大有益处！

你需要计划手册吗？

你是否需要一个计划工具？如果需要，应该选择什么类型的工具？这取决于多种因素。你是不是已经在使用这种工具了呢？你希望所有的活动、日程安排和工作的提示信息以何种形式存在？你会在什么地点回顾这些信息，多长时间一次？我们的大脑绝非一个存储空间，因此需要一些外部装置来管理提示信息，并为自己指引方向。你完全可以采用技术含量非常低的手段，比如把纸质资料存放在文件夹中。也可以使用高科技装备，比如PDA。当然，你还可以将多种工具结合在一起使用。

一旦掌握了如何处理你的材料以及你希望组织整理的内容，你要做的就只是创建和管理清单了。

在前面列举出的这些低技术含量的工具，都是用于收集、处理和组织整理工作的。而用白纸和文件盘，就可以开始收集工作。当你处理收集到的资料时，不到两分钟就能处理完的事情都要立刻完成，这期间会用到便利贴、订书机和回形针之类的东西。那些需要花很长时间阅读处理的东西（杂志、文章、纸质报告和文件），则需要放在一个专用的文件托盘里。很可能还有一些东西需要你整理归档。其余事项（需要维护的项目进度情况、记录在日程表上的事情、行动提示，以及那些需要你跟踪检查的任务）需要整理成某种格式的清单，或者类似的可回顾形式。

这些任务清单可以采用低技术含量形式加以保存，如放置在文件夹中（比如，在“电话”文件夹中，按联系人分别记录需要拨打的电话，或者文件夹中“待付”项下的应付账单）；或者采用中等技术含量工具，在活页记事本或者计划手册上进行安排（如在名为“电话”的页面上列出联系人的姓名）；当然，还可以使用高科技的电子清单（如PDA中“任务”分区中的电话栏，Microsoft Outlook中“任务”栏下的电话分类）。

除了保存可以随身携带的资料（比如联络信息），计划手册的另一个主要功能就是用来管理各种清单。（日程表本身就是一种特别的清单，它的特点是只记录对时间有刚性要求的行动提示信息。）

从20世纪晚期开始，市场上就充斥着各种各样的计划手册，从早期的每日计划手册（Day-Timers）和FranklinCovey活页本，到再度启用的Moleskine简易笔记本，再到现在的任务管理软件应用程序。[3]

提升个人工作效率的最佳手段之一，就是拥有你乐于使用的管理工具。

你应该把本书介绍的管理方法纳入你的现有管理系统中，还是应该建立全新的管理系统？我的回答是，哪一种有利于你改变不当的行为习惯，促使你正确地运用这些工具，就应选择哪一种。当然，还必须考虑到效率因素。你是否经常收到大量的电子信息，为此更适合采用电子设备管理？如果你经常与他人会面，是否需要一个书面形式的日程表？当你在路途中有点空间时，提醒你拨打必要电话的最简单方法是什么？当然，美学因素和娱乐性也不容忽视。我曾经利用在餐厅等候晚餐的时间更新了最佳行动计划，而当时我仅仅是找个借口来使用（把玩一下）我的智能手机罢了。

如果资料归档系统失控，它就会阻碍你的工作流程，使你的工作环境再次变得杂乱无章。

尽管如此，但你要牢记，你所使用的管理工具并不会让你在无压的状态下提高工作效率。那是你执行GTD才能得到的结果。你所创建的系统结构对于表达和执行进程至关重要，但它不能替代相关进程。一把利斧不足以成就一个好木匠，但一个好木匠总是想要一把利斧。

当考虑是否应该配备一个管理工具时，什么样才算是合适呢？你一定要记住，真正的目的是管理你的清单。你应该能够在忙碌中轻松地创建清单，并能随时查阅。一旦你掌握了哪些内容应该纳入清单，也掌握了正确的使用方法，采用何种媒介就无关紧要了，你只需关注简洁程度、速度和趣味性即可。