如果你还没有采用我描述的原则，用有意识的思考步骤来处理身边的事务，我下面要提到的这个纯概念性的模型在你看来就会显得简陋、基础、琐碎至极。这不难理解，因为这套方法本身不具备高深学问的人也能理解，它的行为模式也是普通人惯用的。我想，我即将阐述的这些好办法，没有一种方法是一名普通的12岁孩子无法理解、掌握、运用的，他总能用自己的方式体会到它的益处。

这些方法的典型特征是，在事情简单明朗时，我们很少想到它们。在一切进展顺利、几成惯性时，我们是在不自觉地使用这些方法。而当世界给我们设下圈套，当已成习惯的正常行为被打断时，就连简单的捕捉和明确意义的行为也戛然而止了，甚至还会遭到抵制和无视。舰长和指挥官状态要求我们在承受压力时，能有意识地运用捕捉和明确意义步骤，运用本章讨论的行为模式。

看一个实实在在的例子：

假设我收到一封信或者电子邮件，邀请我在即将召开的一次会议上发言。我打开信，把它浏览了一遍。我有以下几种选择。

我可以把它看作垃圾。这是一封群发信函，不值得关注，它发错了对象。

我觉得它里面没有我关心的内容，也不需要答复。但是我可以了解一下对方的机构，也许将来用得上。于是我把它存档为参考资料。

我想，我可以接受邀请，但是在它指定的日期，我目前已安排了跟一位客户见面。我不知道下个星期有没有时间，于是我决定保留10天，把这封信存入备忘文件夹，晚些时候发回给我，再做决定。

我也可以这么想：我有一点儿兴趣，但我想多了解一下这次活动的具体情况。现在，我有了一个项目——“了解某某会议的概况”，我把它列在项目清单上。我想好接下来的行动是把这项任务交给助理，让她来查找该企业的资料并汇报给我。于是，我马上给助理发了一封电子邮件。

我也可以把它往办公室的角落一丢了事，那里已经堆了一堆面目模糊、不知如何处理的东西。

哪种选择会破坏明确意义的效果、削弱掌控和视角呢？我知道下面这个问题很难回答，但我还是要提出来：在你自己的空间，有哪些东西是面目模糊、尚未处理的？你能更加彻底地把它们一一捕捉和明确下来吗？

明确重点可以产生动力，决策也有了依循的标准。重点明确不总是自发形成的。如果你长期训练自己，把明确意义的思考过程纳入工作和生活的各个方面，习惯性地用它来检验你眼前面对的棘手问题，你就可能成为解决问题的胜利者。

孩子们知道这种思考方法吗？员工们了解吗？他们是不是做事缺乏重点，白白浪费精力，不知道自己为什么分神、也不知道怎么去克服？当我看到孩子们背着沉甸甸的书包，里面塞满了各种信息和材料时，就问自己：为什么？难道老师还在给他们灌输大量知识，却不教他们如何妥善地运用知识吗？教育系统凡是熟悉GTD模型的，不管是学生、家长、教师还是教育管理者，几乎无一例外地对教育制度下这种训练的匮乏感到痛心疾首。信息量很大，处理信息的指导和训练却远远滞后。

捕捉和明确引起你关注的事情，是获得掌控的关键一步。可是，没有接下来的第二步，你在第一步取得的成果也会付诸东流。如果你的大脑不相信它能随时找到有意义的事物（这是它的职责所在），它就会把它们统统收进光线昏暗的阁楼，降低你的整体效率。它必须确信，一切经过组织整理后会变得井然有序。

获得掌控：组织整理

在人生的前25年我渴望自由，在接下来的25年我喜欢秩序。后25年，我意识到，秩序就是自由。

——温斯顿•丘吉尔

但凡我们能在自然界找到的有序、稳定的系统，必然可以找到其层级结构。原因很简单：不把复杂的系统分解成次级结构，就没有秩序和稳定可言。即便有，也是一种死气沉沉的宇宙秩序，充盈着混沌均一的大气。

——阿瑟•库斯勒（Arthur Koestler）

人人都知道，做事有一定的条理性是好的；至少他们承认如果没有条理，做起事来会很麻烦。当然，总有反对的声音宣称，无序自有它的价值，它是创造力的源泉和发乎自然的体现。而如果你真的走进这些人的日常生活，就会发现，他们其实也在跟自己有关的几乎一切领域，建立了一定程度的秩序。碗碟放在厨房里（或者靠近厨房的地方），牙刷放在盥洗的地方，汽车钥匙放在固定的地方。如果有人“乱到了家”，他可能连床都起不了。实际上，他可能甚至没有睡在床上。他乱得没有条理，找不到一张床可以躺下来，更别提拥有一张床了。

当今时代，引起我们注意的事物可谓瞬息万变，一日千里，其意义也模糊不清，我们越来越需要有一个“大脑延伸物”来减缓心理压力，以便让我们能投入更有价值的工作中去。要想实现大脑的延伸，就必须理解、设定、利用更为强大的组织结构，而不是单纯依靠大脑功能。

低效的系统消耗更多能量，这是电动机械的简单原理。电线或线圈短路，会妨碍电能的有效传输。

如果你想在等待开会的间隙给某人打个电话，手头却没有你要拨打的电话的清单或电话号码，就会导致效率低下；而如果你手边就有打电话的必要资料，这15分钟就可以高效利用。如果你碰巧开车外出，却没有随身携带出门要办的几件琐事的清单，它们是为了保证生活的正常运转，这时你可能就做不到花最少的时间和精力完成这些任务。不是说你一定要办妥这几件琐事，就当时的时间和地点而言，你也许有更要紧的事要做。我的意思是，如果做事没有条理，你也许只能白白浪费时间。

我们的社会长期开展的关于条理化的讨论，似乎有一种把这个话题神秘化乃至加剧这种神秘化的倾向，反而妨碍了讨论产生实效性。我渐渐意识到，人们普遍犯了个大错，即以为“条理化”是一件需要去做的事。我在前面的章节提到过，如果把缺乏掌控的解决办法简化为“条理化”这一条，非但没有击中要害，反而可能南辕北辙，造成更大的压力。如果你还没有抓住问题，就想解决它，只会举步维艰。如果你还没想清楚每样东西的意义，就想把它们归类，也违背了大脑的运转规律。如果你分清了轻重主次，理清了头绪，却没有考虑到引起你关注的事件的情境，那么执行起来也会寸步难行。大多数组织整理系统所要求的资料库和情境本质上是不真实、不完整的，也就不能帮你实现充分掌控和摆正视角的预期结果。