除了及时更新各项事务，深思还有一个同等重要的作用，它对摆正视角大有帮助。在自我管理矩阵中，掌控和视角这两个活跃要素是同等重要的。如果紧急事务让你疲于应付，各种琐事让你应接不暇、焦头烂额，那么，你不妨暂停一下，深吸一口气，站在更高的视角总览全局。当然，如果你能捕捉和明确意义，让周边事务条理化，就比较容易总览全局；但是，有些时刻，如果你不能退后一步，放宽视野仔细审视自己在做什么、没有做什么，你就会一而再、再而三地失去掌控。

在本书后面的章节，我要谈一谈6个“关注层面”，深入分析每个关注层面独特的总结步骤和方法。一般来说，关注层面的级别较高，你间隔较长时间对它进行总结回顾也不碍事。换句话说，公司的宗旨和你的年度目标可以隔很久回顾一次，相比之下，你的电话清单则必须经常查看。

这里要申明一条基本原则：实事求是地深入思考，把思考的结果用便于查询的格式保存好，有利于你在必要时尽可能高效地通盘考虑全部事务，开展细致的思考。我重申一遍：只有当你明白自己做了什么，没做什么，才会对没做的事情心安理得。除非你不断反刍，左右权衡，否则，你根本无从知道自己漏掉了什么事情。大脑本身处理事务的能力十分差劲，因为你的活动分布在多个级别和多个层面，庞杂繁复，它应付不了。大脑擅长的是记住提示信息，把它们理顺，用它们来持久激发创意思维。

这条心得与深思之所以重要的另一个原因紧密相关：大脑综合信息、展开联想的能力十分了得，你要把它的这种能力当作胶水，与外在的系统粘在一起。

用系统来理顺思考，用思考来协调系统，两者之间形成有趣的互补。世界上没有一个人的大脑能如简单的活页清单一般准确无误、实事求是地追踪项目和提示信息，也没有一个系统能如大脑一般审时度势、有条不紊地把活页纸上的事项综合联系起来。但是，你在捕捉事物时想不到它们彼此之间的联系，这就是为什么在头脑风暴时必须把脑子里的想法逐一写出来。只要你没把它写下来，大脑就抓住它不放。深思对摆正视角的作用可以用GTD的另一条基本理念充分表达：我们应该用大脑来思考材料的外延，而不是材料本身。

多年来，我们建议大家采用GTD结构列出行动和项目清单，最常听到的问题是怎么把五花八门的清单事务融合起来。“如果我在‘电话’清单上列出了‘给苏珊打电话，了解预算情况’，而我的项目清单却赫然写着‘预算已敲定’，那么，我怎么知道自己已经给苏珊打过电话了？”我明白，系统中的各项事务如果能够互为印证、环环相扣当然最好。实际上，在本书面世以后，人们很可能会发明操作简便、值得一试的软件来执行这项功能。不过，事实是，那些勤于查看自己的系统内容的读者很少提出这类问题。如果从你准备解决预算问题的那一刻起，至少每周一次（这是查看和追踪项目的最佳时间间隔），抽几分钟集中思考预算问题和当前状况；如果你每次打电话或一有空时就看一下“电话”清单，就不会担心清单事务与别的问题有什么牵扯。这种联想是一闪之念，而对具体琐事持之以恒的追踪查看可以保证视角前后一致，有始有终。

深思的蓝图

好像无论我们工作再怎么卖力，也摆脱不了疲于应付的状态。工作节奏越快，创意产出越多，就越有必要养成严谨的总结回顾和思考的习惯，避免拖沓和无谓的分神，不让生活琐事拖后腿，削弱我们前进的动力。

让人哭笑不得的是，有人把我列清单的建议视为负担，认为GTD的基本方法是小题大做。“把所有事情都写下来？想好每件事要采取的下一步行动？把所有内容记在……几张清单上？保存每件事的索引？还有……什么？每周花两个小时进行总结查看，把清单内容补充完整？你在开玩笑吧？我太忙了，哪有工夫做这些！”

老实说，这种质疑可以理解。人类实际采用的系统大多不够完整、明晰，也做不到没有遗漏，所以不能显著地减缓大脑的压力，难怪人们不肯诚心采纳某种系统。即便在某个时段他们果真做到了全面的捕捉、明确和组织整理，也无法长期将这种状态保持下去。这种状况的症结是，如果对过期的清单不做彻底全面的总结查看，它造成的压力不亚于它减缓的压力。

这里的难点好像是，一个人顺利跨过“组织整理”的第一道坎以后，阶段性的成功很容易让他产生一种短暂而虚幻的自由感。他好像在对自己说：“把它们抛在脑后真是太爽了，现在，我再也不愿意让它们回到我的脑子里了！”到了下一道坎，即把内容妥善归置，保持大脑廓清的状态，他就止步不前了。

这是我看到人们在运用GTD方法的过程中的又一个悖论：要想把脑子里的事务真正清理干净，你必须妥善地把它们装在脑子里。你要履行自己的诺言，对它们经常回顾和检视，以便使它们保持活力并具有可操作性；如果你没做到，它们就开始占据不必要的大脑空间，降低你的效率。如果你没有每周彻底检视所有项目，你的大脑的一部分就会不断地检视它们，却始终不得要领。如果你有多个约会，却从不看日程表，那么，你为了绞尽脑汁地回想起这些约会，必然要耗费大量脑力。换句话说，如果你没有自觉地、有条不紊地回顾各项承诺，那么，作为补偿，你就会一直心不在焉地回顾它们。

为了避免徒然受到干扰，即你一再想起某件事，却拿它一点办法也没有，你必须认真对待它，仔细思量，并且在你认为有必要时能把它想起来。这意味着你必须养成习惯，每隔一段时间就对各个关注层面认真思考一番。严格地恪守这个时间间隔似乎很困难，一点儿不错。但是你要记住，它不是外化的道德说教，也不是外界强加给你的规矩。你这么做，是因为你对自己做出了承诺。如果你一切正常，目标明确，用不着每年重新回顾一遍自己的事业目标，那么，你就做到了心思澄明。我再次重申：这些方法是对引起关注的事情给予适度的关注。我要强调一点，“适度关注”的范围包含你的一切行为，无论大小，无论清晰与否。你只需要在被提醒的时候提醒自己。

当然，所有方法都容易在陷入惯性之后，渐渐松懈，最后不了了之。好在重新上紧发条也很容易。关键在于有个可靠的结构蓝图，再加上定期的总结回顾。你只需用它们来填充不时出现的空缺即可。

办事效率高的人通常利用工作环境充当情境下的提示信息。比方说，你在办公桌前工作，只要你在椅子上坐下，电话、电脑、文件筐、公文包、PDA和日程表等工具一应俱全地摆在眼前，它们马上为你提供了思考和专心做事的平台。如果你喜欢烹饪，你一走进厨房，看到炉子、冰箱、菜谱、锅碗瓢盆，你立即就会想到瓜果蔬菜和晚餐。你也许一进入这些场合，就会想起要弥补的空缺、新的要干的活儿。眼前的情境刺激着你，使你不由自主地想起它们。你召开了员工或者项目小组会议，如果在会议上使用了白板、幻灯片或者打印文件，里面提到了日程表和其他相关事宜，那么，你就很容易掌握当前讨论的议题的最新状况，并且在适当的视角框架内展开建设性的讨论和决策。

如果你把这条原则举一反三，运用到工作和生活中更为微妙的兴趣和职责范围内，你会渐渐体会到我这里描述的外在的大脑延伸系统的妙处，如果你把它的内容做一番积极、活跃的处理，就会领略到它所释放的无穷力量。把庞杂事务的完整清单进行全面彻底的总结评估，可以增强创造力和自信心，让你的心境更明快，这是一定的！