我是这样定义“材料”（stuff）的：进入你的精神或现实世界中但尚未找到归属的任何事情，你尚未确定它对你的真正意义、预期结果和下一步具体行动的所有事情。对很多人来说，他们的组织整理系统没有发挥应有的功效，原因在于没有首先完成对“材料”的转化。只要它们还保持着“材料”的身份，人们便无法加以控制。

我们需要把收集和积累的所有“材料”都转化成包含重要行动、项目和有用信息的明确清单。

多年以来，我所见过的几乎所有任务清单纯粹都是一些列举“材料”的单子，而不是显示必须完成的实际工作的清单。它们仅仅代表着尚未解决事项的部分提示信息，而这些事项也有待转化为预期结果和行动方案，即真正意义上的工作提纲和工作细节。

你会在任务清单上看到的典型事项包括：“妈妈”、“银行”、“医生”、“保姆”、“营销副总裁”等。看到这些事项后，你往往会感到压力更大，而不会变得轻松。这是因为，尽管这种做法可以促使你付出努力或做出决定，但它同时会发出心理召唤：“要考虑我！”如果你此时没有精力或兴趣去思考或做出决定，它只会令你不知所措。

材料的存在本质上并不是一件坏事。就其本质而言，如果某些事情吸引了我们的注意力，那么，它们往往以材料的形式表现出来。但是，一旦我们允许“材料”进入我们的生活和工作中，就需要对其定义并做出解释。在专业领域里，我们的工作需要我们以分钟为单位，就电子邮件或者我们的战略晨会记录进行思考、评估，做出决定并付诸执行。这是你的固有工作内容。如果你无须思考这些事情，你就可以忽略这些要求。就个人而言，我们可能会自欺欺人，容忍日常生活方式问题（家庭、家族、健康、财务、职业或关系问题）安然存在于我们的意识中，这是因为我们未能对所需要的特定结果和必要行动进行定义。

当想法对行动具有推动作用时，它就是有益的；当想法成为行动的替代品时，它就会成为行动的障碍。

——比尔•雷德尔

在一次研讨会临近结束时，一家生物工程公司的资深经理在重新审视她最初列出的任务清单时感叹不已：“天哪，这简直是一堆根本无法完成的工作，毫无章法可言！”就大多数个人管理系统中所谓的计划清单而言，这是我听到过的最生动形象的描述了。绝大多数人一直在调整那些性质原本模糊不清、内容残缺不全的任务清单。但是，他们仍然没有认识到，到底需要整理多少内容，管理哪些细节，才能获得真正的回报。如果他们希望自己的组织整理工作富有成效，就应该收集一切有待考虑的问题，然后完成思考过程。

过程：管理你的行动

你几乎可以像训练运动员那样来训练你自己，在处理必要事项时表现得快速、敏捷、积极主动和精力集中。你可以更加积极有效地思考问题，轻松自如地控制事态的发展。你可以将工作和生活中各个层面的事务都收集起来，完成更多的工作，同时消耗更少的精力。此外，你还可以针对收集到的全部“材料”进行前期决策，为你的工作和生活制定出一套标准的事务处理模式。

然而，在你达到这个境界之前，你首先需要培养一个习惯：清除大脑中的全部事务。正如我们看到的那样，单纯的时间管理、信息管理或者优先事务管理都无法实现这一目标。毕竟：

•你不可能通过管理时间，把5分钟变成6分钟。

•你无法管理大量的信息，过量的信息只会被遗忘和忽视——否则，当你走进图书馆或者上网的时候，脑子非爆炸不可。

•你无法管理事务的优先级，因为事务是否优先完全是你的主观决定。

开始就意味着成功了一半。

——希腊谚语

事实上，管理你的行动是管理好你全部“材料”的关键所在。

管理行动的重要性

你想利用自己的时间做什么事情？你要把获取的信息运用到哪件事情上？你要把有限的精力花费在哪件事情上？这些是人们分配有限资源的时候必须做出的选择。这些问题的本质是，在某个时间，你应该做什么。也就是说，我们要如何管理行动。

这似乎是显而易见的。然而，就你所关心的项目、事务、未尽事宜的具体行动来说，其数量之大往往会令你震惊，更别说那些有待识别和决定的方案了。实际上大部分人都有很多自己没有意识到的事务在等待他们完成。常常听到有人抱怨“我没有时间去……”，这是完全可以理解的，因为许多任务似乎势不可当地向你涌来。之所以有这种感觉，是因为没人能执行任务！你所能做到的仅仅是执行这个任务中的某一个具体行动步骤。在多数情况下，那些具体的行动步骤可能只需要一两分钟就可以完成，而正是这些不起眼的行动在推动整个任务的完成。

事务极少会由于时间匮乏而受阻，它们陷入困境往往是由于未能预先明确下一步的行动而造成的。

在培训成千上万名专业人士的实践中，我发现，他们的突出问题并不是缺乏时间（尽管他们自己这样认为）。问题的关键在于，他们无法断定到底要干些什么，下一步需要采取哪些行动。就像在用雷达监视敌情，你应该在发现异常的第一时间做出反应，而不能等到问题严重了才手忙脚乱地处理。认识到这一点，会让你在行动管理中受益颇丰。

搞定事项分为两类：（1）“已做好”（结果）和（2）“正在做”（行动）。对于大多数人的大多数关注对象而言，这些内容很难自行凸显。

采用自下而上的方法

经过多年的观察，我发现自下而上的工作方法——即从当前活动和任务的最底层入手来处理事务——对提高个人工作效率最具实用价值。一般观点认为，最恰当的做事方法应该是自上而下地进行处理：首先确定个人或组织的目标和前景，然后定义工作的主要目标，最后把焦点集中到实施计划的细节问题上。然而实际情况是，大多数人总是陷于日常繁杂的事务中难以脱身，进而严重阻碍了他们去集中精力总揽大局，所以自下而上的方法反而更加行之有效。

完全掌控各种事务（无论是文件夹中的还是脑海中的），并且采取一切有效方法保持这种清爽的状态，将成为拓宽视野的最佳途径。如此一来，你的创造力就获得了解放，它将更加有力地支持你着眼于新的高度，使你更有信心进行开拓创新。这是一种自由、舒展和精神振奋的奇妙感觉，只有采用自下而上的方法处理事务的人才能体会到。

一旦处理底层具体行动的做法融入你的日常事务处理模式中，你就为进行更高一级的思维活动做好了充分准备。事实上，在你的日常工作以外，有更多有价值的事情在等待你思考。但如果你在底层具体行动方面的控制管理能力不够的话，就很可能无暇旁顾了。这就像穿着宽大的泳衣游泳——你不得不用手提着泳裤防止它掉下去，根本无心抬头打量方向是否正确。

我接触过许多经理人，他们在白天处理着各种繁杂琐碎的事务，到了晚上，头脑里仍塞满了对公司前景以及个人前途的考虑和展望。这是没有妥善地管理工作流程的必然结果。

仅仅怀有对前景的展望是远远不够的，它必须与大胆的行为结合起来。仅仅靠双眼盯住阶梯是不够的，我们必须勇于跨上阶梯。

——瓦茨拉夫•哈维尔