某酒店在开张初期，发生了这样一笔错账：有关财务人员没有看清楚小数点，误读金额，多付给供货商9倍的货款。究其原因，采购员购入物品后，填写入库单时金额没有大写，且字迹龙飞凤舞，因而有关财务人员忙中出错，致使酒店多付了9倍的货款给供货商。发现这笔错账后，酒店方面经与供货商核对账目，将这笔多付的款项追了回来，但是这笔错账对他们震动很大。为什么会出现这样的差错呢？

根据分析，出现这类错账的原因大致有以下几点：其一，采购员没有严格按照规定填写入库单，没有大写金额，字迹潦草，财会核算员也忙中疏忽，误读金额。其二，采购员没有设立台账，付多付少心中无数。其三，由于采购员没有台账，无法进行内外核对账目。

问题的症结找到了，如何亡羊补牢，确保企业不再遭受意外的经济损失呢？酒店首先严格要求采购员按照财务规定填写入库单、付款申请单的各个项目，金额必须大小写一致，字迹清楚，否则不予入账或付款；其次从复式记账法中得到启示：运用复式对账法管理应付账款。现行的记账方法是“复式记账法”，那么是否可以采用“复式对账法”管理应付账款呢？

根据复式记账法的原理，当企业购进货物时，借记存货，贷记应付账款；当企业支付货款时，借记应付账款，贷记现金或银行存款。既然“应付账款”与“存货”是两个对应科目，财会人员就应该每月核对这两个会计科目的账目，只有将这两个对应科目的账目核对正确了，才能按照规定支付应付账款的款项。酒店的做法是：

1．核对应付账款

其一，采购员设立台账，便于内外核对账目。其二，月末请供货商列出当月送货清单，并由采购员逐一核对。其三，采购员根据台账核对完供货清单后，即与管理应付账款的会计核算员核对账目。

2．核对存货账目

每月月末，管理存货账目的会计核算员与二级核算员核对账目。应付账款和存货账目核对正确无误后，有关人员才能按照规定的程序办理付款手续，支付应付款项。

应付账款是企业生产经营过程中形成的企业与其他有关单位之间相互提供的信用，是企业购买商品、材料、物资或接受劳务供应等业务支付给供应者的账款。应付账款的管理出现失误，就会直接给企业带来意外的经济损失。特别是新建酒店在开张初期，由于酒店人员来自四面八方，工作经验、业务水平参差不齐，再加上各类物品到货集中，相关人员忙乱中稍有疏忽就容易出现错账。

该酒店采用了“复式对账法”管理应付账款，就再也没有发生过类似的错账。

【思考题

本案例中出现错账的原因在哪里？本案例是如何根据“复式记账法”的原理采用“复式对账法”管理应付账款的？

酒店会计电算化出错在哪里

酒店会计电算化后更须加强管理，千万不能认为电算化计算快捷、正确，瞬间就能传递信息，管理水平自然而然就会提高。这是认识上的误区，必须予以克服和纠正。本文试就上海某酒店有关工作中的一个案例做分析。

有一天客人前来总台查询其发生的总费用，客账收银员漏报一笔款项，客人来结账时碰到了麻烦，很不高兴，便向总经理室投诉。这件事引起了该酒店管理层的深思：这位客账收银员平时工作认真仔细，怎么会发生漏报款项的事故呢？通过调查，模拟客账收银员的操作，终于搞清楚是以下两个方面的原因造成漏报款项的事故：其一，这笔款项的电脑记账有多种方法，客账收银员在对这笔款项进行电脑记账时，采用的记账方法不易查询，即电脑显示屏不能直观地、明了地显示这笔款项。其二，客账收银员确实是有疏忽。

造成漏报款项事故的根本原因找到了，该酒店随即采取了相应的措施，规定客账收银员只能使用一种便于查询的电脑记账方法。这件事使他们认识到：作为软件开发商，开发出的记账方法越多越好；作为客账收银员应尽可能熟练地掌握这些记账方法；作为酒店管理层，应当规定客账收银员只能使用一种适合本酒店业务情况的电脑记账方法。

同任何新生事物一样，我们对会计电算化的认识，有个不断熟悉、不断完善的过程。特别是刚开始使用电脑核算时，问题更多。电脑编程由于是人工安装的，往往因电脑工程师某些粗心或对核算体系中的某些细节了解不够而出现差错，反映在电算化上就是技术性问题。这些技术性问题如不及时解决，就会长期影响酒店电算化的正确性。比如：

1．不熟悉客账核算业务

该酒店刚开始使用电脑核算客账，电脑账和手工账的店内转账差额甚大，经过查对，发现是因为电脑工程师不熟悉转账定义所致，误将店内外转账都当做店内转账处理了。财务经理即向电脑工程师做了详细介绍，转账就是将住店客人在酒店内不同时间、不同消费点发生的各项费用统一结账，这是酒店为方便客人结账提供的一种特殊服务。转账大致有两种：一种是店内转账，这是为方便住店客人的各项消费活动，客人在店内所有消费账单均由其签字认可，并注明房号，转到总台收银处统一结账；另一种是转外客账，这是根据客人要求，将客人在酒店内有关消费项目，均由旅行社（或委托单位）统一结账。两种转账的内容是完全不同的，不能混淆。电脑工程师搞清楚转账的定义后，随即将电脑软件做了修正，此后电脑账和手工账就能做到一致了。

2．重复计算预收账款

在该酒店刚开始实行客账电算化时，电脑账和手工账的预收账款一连几天总是有些差异。起初酒店管理层总认为电脑计算正确，不可能会有计算错误，很可能是因为夜审员的计算能力差，正确性不高；而夜审员也怀疑是自己的错，但不知道自己错在哪里。为了搞清楚预收账款的账究竟错在什么地方，酒店管理层请了一位珠算高手重新核算了几天来发生的预收账款，经过反复验算确认手工账没有错，夜审员的计算是正确的。于是确定电脑账有问题，并且认定某个楼面的预收账款犯了重复计算的错误。电脑工程师检验了其编制的软件，果然如此，于是将这个楼面预收账款的计算公式予以重新设定。

随着经济的发展，企业财务管理在内部牵制的基础上产生了内部控制。内部控制是社会经济发展到一定阶段的产物，其内容是随着单位对内强化管理、对外满足社会需要而不断丰富和发展起来的。传统财务的基本原则是“管账不管钱，管钱不管账”，只有切实做到办理货币资金业务的不相容岗位相互分离、制约和监督，才能确保货币资金的安全。此外，电脑软件自身也有很多硬伤，如有的时候会有突然不能进某个系统或者对所有软盘都打不开甚至“丢失”数据等现象，第二天又恢复正常了；有时电脑计算会出些莫名其妙的错误，如几个数之和与正确答案出现差额。因此酒店实行会计电算化后，还应当防止电脑软件的硬伤给会计核算带来意想不到的错误和损失。

【思考题

本案例中酒店会计电算化出错在哪里？结合贵酒店会计电算化的具体情况，你认为应该如何防止电脑软件的硬伤给会计核算带来错误？