在新闻发布会上，主办单位的交往对象自然以新闻界人士为主。在事先考虑邀请新闻界人士时，必须有所选择、有所侧重。

1.决定是否邀请

是否邀请新闻界人士参加，首先要看有无必要性。即使存在一定的必要性，也要多加论证，要保证参加发布会的人少而精。yipindushu.com

企业向社会各界主动传播信息的方式并非只有举行新闻发布会一种，不该邀请新闻界人士时，就不要自讨没趣。若是没有必要邀请新闻界人士，也就无所谓召开新闻发布会的问题了。

2.邀请哪些媒体

决定召开新闻发布会之后，邀请哪些方面的新闻界人士与会的问题就显得重要起来。

新闻媒体大体上分为电视、报纸、广播、杂志等四种。它们各有所长，各有所短，只有了解了各种新闻媒体的主要优缺点，并在对其邀请时加以考虑，才不至于走上弯路。

——职场形象之发言

新闻媒体的具体特点介绍如下：

★电视的优点是：受众广泛，真实感强，传播迅速；其缺点是：受时空限制，不容易保存。

★报纸的优点是：信息容量大，易储存查阅，覆盖面广大；其缺点是：感染力差，不够精美。

★广播的优点是：传播速度快，鼓动性极强，受限制较少；其缺点是：稍纵即逝，选择性差。

★杂志的优点是：印刷精美，系统性强，形式多变；其缺点是：出版周期较长，读者相对较少。

3.有所侧重地邀请

邀请新闻界人士时必须有所侧重。一般的规则是，宣布某一消息时，尤其是为了扩大影响、提高本企业的知名度时，邀请新闻单位通常多多益善。而在说明某一活动、解释某一事件时，特别是当本企业处于守势时，邀请新闻单位的面则不宜过于宽泛。

不论是邀请一家还是数家新闻单位参加新闻发布会，主办单位都要尽可能地优先邀请那些影响巨大、主持正义、报道公正、口碑良好的新闻单位派员到场。此外，还应根据新闻发布会的具体性质，确定是邀请全国性新闻单位、地方性新闻单位、行业性新闻单位同时到场，还是只邀请其中的某一部分。如拟邀请国外新闻单位到会，除了要看有无实际需要之外，还需遵守有关的外事纪律，并且事先报批。

4.协调好双方的关系

应当协调好主办单位与新闻界人士的相互关系。新闻界人士是新闻发布会上的主宾，主办单位如欲取得新闻发布会的成功，就必须求得对方的配合，并与之协调好相互关系。

5.注意事项

与新闻界人士打交道时要注意以下事项：

★要把新闻界人士当做自己真正的朋友对待。对对方既要尊重友好，更要的形象价值百万坦诚相待。

★要对所有与会的新闻界人士一视同仁，不要有亲有疏、厚此薄彼。

★要尽可能地向新闻界人士提供他们所需要的信息。要注重信息的准确性、真实性与时效性，不要弄虚作假，爆炒旧闻。

★要尊重新闻界人士的自我判断，不要指望拉拢、收买对方，更不要打算去左右对方。

★要与新闻界人士保持联系。要注意经常与对方互通信息，常来常往，争取建立双方良好的合作关系。

发布会应酬和善后礼仪

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新闻发布会可以及时、公正地把社会组织的重要信息传播给社会公众，扩大信息的传播范围，是社会组织与新闻媒介之间联络感情、协调关系的一种重要手段。在新闻发布会过程中或结束后，与会者应注意各种礼节、礼仪，以确保发布会顺利进行、圆满结束。

1.现场应酬礼仪

在新闻发布会正式举行的过程中，往往会出现这样或那样的确定和不确定的问题。为确保新闻发布会的顺利进行，相关人员应注意会议程序要安排得详细、紧凑，避免出现冷场和混乱局面。

★签到

新闻发布会的入口处要设立签到处，安排专人负责签到、分发材料、引入会场等接待工作。接待人员要热情、大方、举止文雅。

★会议开始

主持人将召开新闻发布会的目的、将要发布的消息或要公布的事情经过、——职场形象之发言真相作一简要介绍。主持人应根据会议主题调节好会场气氛，当记者的提问离会议主题太远时，要善于巧妙地将话题引向主题；当会场出现紧张气氛时，能够及时调节、缓和，切实把握好会议的进程和时间。

★领导发言

领导在会上发言时，要突出重点，具体而恰到好处，语言要生动、自然，吐字要清晰，切忌啰嗦冗长。具体的要求为：一要简明扼要。发言或答问，都要条理清楚，重点集中。在新闻发布会上有意卖弄口才、口若悬河，往往是不讨好的。

二要生动灵活。在讲话之际，讲话者的语言是否生动、话题是否灵活，往往直接影响到会场的气氛。适当地采用一些幽默风趣的语言、巧妙的典故，也是必不可少的。

三要温文尔雅。在新闻发布会上经常会有一些尖锐而棘手的问题提出。遇到这种情况时，发言人能答则答，不能答则应当巧妙地进行回避，或是直接告之以无可奉告。无论如何，都不要对对方恶语相加，甚至粗暴地打断对方的提问。

★回答记者提问

领导在回答记者提问时，要准确、自如，不要随便打断记者的提问。对于不愿透露或不好回答的事情，不应吞吞吐吐，要婉转、幽默地向记者做出解释。遇到不友好的提问，应该保持冷静，礼貌地阐明自己的看法，不能激动发怒，以免引出负面报道。

★会议结束

新闻发布会结束后，主办方人员要向参加者一一道别，并感谢他们的光临。当个别记者有特殊要求时，有关人员还应耐心地予以答复。

2.善后的事宜

新闻发布会后，主办单位还应及时收集到会记者做出的报道，检查是否达到了举办新闻发布会的目的，是否有不利于本企业的报道，并予以更正、说明。

新闻发布会举行完毕之后，主办单位需要在一定的时间之内，对其进行一的形象价值百万次认真的评估善后工作。一般而言，需要认真处理的事情，一共有以下三项：★了解新闻界的反应新闻发布会结束之后，应对照一下现场所使用的来宾签到簿与来宾邀请名单，核查一下新闻界人士的到会情况。据此可大致推断出新闻界对本企业的重视程度。有两件事必做不可：一是要了解一下与会者对此次新闻发布会的意见或建议，尽快找出自己的缺陷与不足；二是要了解一下与会的新闻界人士之中有多少人为此新闻发布会发表了新闻稿。

★整理保存会议资料

整理保存新闻发布会的有关资料，不仅有助于全面评估会议效果，而且还可为今后举行同一类型的会议提供借鉴。需要主办单位认真整理保存的新闻发布会的有关资料，大致上可以分为两类：一是会议自身的图文声像资料，包括在会议进行过程中所使用的一切文件、图表、录音、录像等；另一类则是新闻媒介公开发表的涉及到此次新闻发布会的消息、通讯、评论、图片等。具体上可以分为有利报道、不利报道、中性报道三类。

★酌情采取补救措施

在听取了与会者的意见、建议，总结了会议的举办经验，收集、研究了新闻界对于会议的相关报道之后，对于失误、过错或误导，都要主动采取一些必要的对策。对于在新闻发布会之后所出现的不利报道，特别要注意具体分析、具体对待。

这类不利报道大致可分三类：一是事实准确的批评性报道，二是因误解而出现的失实性报道，三是有意歪曲事实的敌视性报道。对于批评性报道，主办单位应当闻过则改，虚心接受；对于失实性报道，主办单位应通过适当途径加以解释，消除误解；对于敌视性报道，主办单位则应在讲究策略、方式的前提下据理力争，立场坚定，尽量为自己挽回声誉。

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展览会的分类与礼仪规范

按照职场目前所通行的会务礼仪规范，划分展览会不同类型的主要标准，一共有下列6条：1.展览会的目的这是划分展览会类型的最基本的标准。依照这一标准，展览会可被分为宣传型展览会和销售型展览会两种类型。顾名思义，宣传型展览会显然意在向外界宣传、介绍参展单位的成就、实力、历史与理念，所以它又叫做陈列会。销售型展览会主要是通过展示参展单位的产品、技术和专利，来招徕顾客，促进其生产与销售。通常，人们又将销售型展览会直截了当地称为展销会或交易会。

2.展览品的种类

根据展览品具体种类的不同，可以将展览会区分为单一型展览会与综合型展览会。单一型展览会，往往只展示某一大门类的产品、技术或专利，只不过其具体的品牌、型号、功能有所不同而已。因此，人们通常以其具体展示的某一门类的产品、技术或专利的名称，来对单一型展览会进行直接的冠名，比如，“化妆品展览会”、“汽车展览会”等。综合型展览会，亦称混合型展览会。它是一种包罗万象的，同时展示多种门类的产品、技术或专利的大型展览会。与前者相比，后者所侧重的主要是参展单位的综合实力。

3.展览会的规模

根据规模的大小，展览会又有大型展览会、小型展览会与微型展览会之分。大型展览会，通常由社会上的专门机构出面承办，其参展的单位多、参展的项目广，因而规模较大。举办此类展览会，要求一定的操作技巧。因其档次高、影响大，参展单位必须经过申报、审核、批准等一系列程序。有时，还需支付一定的费甾形象价值百万用。小型展览会，一般都由某一企业自行举办，其规模相对较小。微型展览会，则是小型展览会的进一步微缩。

4.参展者的区域

根据参展单位所在的地理区域的不同，可将展览会划分为国际性展览会、洲际性展览会、全国性展览会、全省性展览会和本地性展览会。其中，国际性展览会、洲际性展览会和全国性展览会，往往被人们称为博览会。若是根据参展单位所属行业的不同，则展览会亦可分为行业性展览会和跨行业展览会。

5.展览会的场地

若以所占场地的不同而论，展览会有室内展览会与露天展览会之别。前者大都被安排在专门的展览馆或是宾馆和本单位的展览厅、展览室之内。它们大都设计考究、布置精美、陈列有序、安全防盗、不易受损，并且可以不受时间与天气的制约，显得隆重而有档次。但是，其所需费用往往偏高。在展示价值高昂、制作精美、忌晒忌雨、易于失盗的展品时，室内展览会自然是首选。后者则安排在室外露天之处。它可以提供较大的场地，花费较小，而且不必为设计、布置费力过多。展示大型展品或需要以自然界为背景的展品时，此种选择最佳。通常，展示花卉、农产品、工程机械、大型设备时，大都这么做。不过，它受天气等自然条件影响较大，并且极易使展品丢失或受损。

6.展览会的时间

举办展览会所用的具体时间的长短，亦称为展期。根据展期的不同，可以把展览会分作长期展览会、定期展览会和临时展览会。长期展览会大都常年举行，其展览场所固定，展品变动不大。定期展览会，展期一般固定为每隔一段时间之后，在某一个特定的时间之内举行。例如，每三年举行一次，或者每年春季举行一次等。其展览主题大都既定不变，但允许变动展览场所，或展品内容有所变动。一般来看，定期展览会往往呈现出连续性、系列性的特征。临时展览会，则随时根据需要与可能举办。它所选择的展览场所、展品内容乃至展览主题，往往不尽相同，但其展期大都不长。

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