在我们的视频课程中，我们很惊讶地发现，高管们对莎伦•布莱克坐在会议桌旁这一举动产生了很大的负面感觉和反应。他们觉得她侵犯了他们的空间。其中一名高管对此评论道：“坐在会议桌旁是最高管理团队成员才能做的事情。汇报者只能站在会议桌前，不能坐下。”

利用好视觉辅助工具

幻灯片就好像是衣服，有些人没有了幻灯片就像没穿衣服一样难受。

维恩•凯利

汇报者们好像认为我们只是幻灯片阅读机器。

费利西亚•马库斯

这不是“幻灯片演示讲解”会。你需要在切换到下一张幻灯片前先回答我的问题。你需要看着我的眼睛，告诉我，“约翰，答案是6。”

约翰•凯斯波特

太过于依靠视觉辅助工具，或者更糟——只专心于演示和朗读幻灯片内容，无疑会大大限制你的职业发展。幻灯片是你的后备措施，是支持你汇报要点和内容的工具，而不能成为你汇报的要点或者内容。讽刺的是，史蒂夫•鲍尔默——微软公司首席执行官，就是制作 PowerPoint软件的那家公司——给汇报者最有名的建议就是：“请不要打开你的 PPT幻灯片。 ”

如果你是一名来自财富 500强公司的高层领导，那么你可能已经看过了超过 10万页的幻灯片，来自过去数年间的几百名汇报者。约翰•凯斯波特对我们说，“有那么几个星期，我坐着参加了超过 100场汇报会议。 ”想想看，如果每名汇报者都准备了 10到 20页的幻灯片，这对约翰•凯斯波特和其他高管来说是多么可怕的一件事啊。

我们采访的高管们普遍都表示不喜欢来自属下的幻灯片秀。奈德•巴贺特告诉我们，他无法相信一个讲话不能脱离幻灯片的汇报者能够对议题有着深刻的理解。丹•艾勒斯则对我们说：“最强大的幻灯片就是不用幻灯片，因为幻灯片会使大脑麻木。”

这些高管们想要的是讨论，而不是幻灯片展示。遵守“10/30法则”，如果你准备10分钟长度的汇报内容，然后发现每张幻灯片需要讲解3分钟，那么你只需要3张幻灯片就足够应对这场30分钟的汇报会议。但是你需要有后备的幻灯片，以防他们想要进一步深入了解。

安娜•艾舒则着重强调这点：“我没有时间浪费在PPT汇报上。”她接着向我们形容了一场失败的汇报会议，在这场会议中戴维•彼得雷乌斯将军企图使用大量的幻灯片来回避国会代表团对关键问题的问询：

我们参加会议的主要目的是想了解什么时候我们的部队会被撤回国内。他对我们说“你们好”。我们在他的办公室里坐下，然后他立刻开始演示他的PPT幻灯片。而且一张接一张没有尽头。对这个幻灯片汇报会我有两点想要说明：

1.这是对整个国会代表团，对每一位想要认真谈论这些非常特殊、严肃且意义深远的问题的人们的侮辱；

2.他在玩儿“赶时间”那套把戏，他想的是：“我要用幻灯片占据所有的时间，然后抬抬头看看表对他们说：‘十分抱歉，我现在不得不去跟我的队伍汇合。很高兴见到你们。愿上帝保佑你们，愿上帝保佑美国，’然后迅速从这里逃走。”

但是他不得不停下来，因为代表团的领导发话了，“将军，我们很感谢你的报告，但是我们穿过了半个地球来会见你，是为了得到下面这些问题答案的……”彼得雷乌斯可不喜欢这个，他通常都只做他想做的事情。

如果有人认为他们能用PPT幻灯片就糊弄住最高领导人，那么他们真是大错特错了。请记住，这种行为可是致命的。

一个关于幻灯片的可怕故事

布伦达•罗兹向我们讲述了过度依赖于电脑和幻灯片的危险性：

我是三人汇报小组的一员。我的上一个汇报者正在讲话时，他的电脑崩溃了，这情况让他面如死灰。他的所有内容和台词都保存在他的PPT文档里，没有了电脑他什么都干不了。听众们看着他汗流满面——是真正意义上的汗流满面，细小的汗珠一滴滴地掉落在他的电脑上——但是他无论怎么尝试都无法让电脑重新工作。最后他稍微总结了一下然后就草草收场了。

布伦达那时已经可以在没有PPT幻灯片的情况下完成她的汇报。对此她建议道，“永远不要把自己放进没有了幻灯片就无法汇报的境地。深入了解你的汇报内容，你可以不需要幻灯片辅助的。”

但是，如果你在某些场合不得不使用PPT，那么我们为你准备了一些使用幻灯片的技巧。这些技巧不仅仅适用于高管们，它们可以帮助你应对所有类型的听众。

幻灯片的内容和风格

根据加利福尼亚大学的理查德•迈耶，宾州州立大学的桑塔•芭芭拉、迈克尔•阿利，以及前耶鲁大学统计学教授爱德华•塔夫特的调查显示，文字幻灯片是传达信息效率最低的方法。所有这些调查者为了哪种图像内容能给信息提供最好的支持而争论不休：是彩色表格、照片，还是图表……

幻灯片演示风格小提示：

● 站在屏幕旁，不要窝在电脑前，这可以向听众们表示：“我全身心地投入到我所汇报的内容当中。

● 用无线鼠标控制你的幻灯片切换。这可以让你自由地在会议室里走来走去，而不是把你绑在电脑前。

● 使用教鞭来指示屏幕。激光笔很流行是因为那看起来很酷，但是大部分的听众不喜欢它。在一场非正式调查中，我们让一名汇报者使用3种不同的方式讲述同一内容：使用他的手来指示屏幕、使用教鞭来指示屏幕以及使用激光笔指示屏幕。台下有50名听众，这50名听众全部都表示喜欢汇报者使用教鞭。而一些听众着重指出他们极其憎恶激光笔。

● 使用你电脑的双屏/笔记功能。现如今不管是在Mac还是在Windows环境下，视觉辅助软件都能够让你对你的图像内容进行双屏（投影屏幕和电脑屏幕）实时控制。你的观众只会看到你想让他们看到的幻灯片页面，但是你可以在电脑上阅览下一张幻灯片。此外，使用每页底部的笔记区，你可以快速查看本页要点或者统计数据。

● 使用“B”键。在幻灯片模式，不管你使用的是Keynote（Mac系统上的幻灯片软件）还是PowerPoint，按下你键盘上的“B”键可以让屏幕变成白屏，再按一次则会回到先前的幻灯片页面。