交叉功能团队(cross-functional teams)由来自不同工作领域的员工组成,他们为了完成一项任务而共同工作。例如,为了应对西南航空公司向东的扩张,美国航空公司成立了一个特别工作小组,小组的成员包括机务员、乘务员、调度员、订票员、停机坪场工和行李员等,他们的任务是设计和创立一个实行低票价的航空公司。该小组用了几个月的时间,来为机上供应的花生米定价、安排重点调研、研究竞争局势,并制定新航空公司的蓝图,以向高级管理层汇报。
这种团队的优点在于:可以使组织内部不同领域的员工交流信息,激发人们采用新办法解决问题,并使人们共同合作完成复杂的项目。但如前所讨论过的,异质性的群体有利于复杂和需要创造性问题的解决,也增加了产生冲突的潜在可能性。尤其是在团队形成的初期,往往会耗费大量的时间和精力来相互磨合。
虚拟团队
虚拟团队(virtual teams)是一种新型的跨职能团队,成员主要通过信息技术沟通跨空间、跨时间和跨组织界限地合作完成工作任务。与传统团队相比,虚拟团队有两个重要的特征:第一,传统团队成员在同一地理区域共事,而虚拟团队成员会在空间或时间上分离,他们也许分布在不同的城市,甚至地球的任何地方。第二,由于缺乏同一工作场所,虚拟团队成员主要依靠互联网、电话会议、视频会议、电子邮件等信息技术沟通和协调他们的工作,传统团队虽然也会采用信息技术,但他们在工作的时间都能面对面沟通。 虚拟团队是信息技术和全球化发展的结果。信息技术的迅猛发展使得跨时空沟通变成可能,组织发展的全球化则使得虚拟团队日益成为一种必需。目前,惠普、波音、福特、摩托罗拉、通用电气和世界许多著名企业都引入了虚拟团队这种形式,它为组织节省了大量的生产成本,但是一些问题也由此产生。如在“群体沟通”一节中所讨论的,不同的沟通通道在信息传递的能力上存在差异。与面对面的沟通相比,信息技术沟通通道的丰富性相对较低,缺乏副言语线索(如语调、重音、声音的起伏)和非言语线索(如面部表情、手势以及其他肢体语言),在传递非常规信息时就存在误解的潜在可能性。而且虚拟团队的成员的交流更多是任务取向的,往往缺少社会情感上的内容,他们对群体互动过程就容易产生不满的情绪。 建立团队的技巧 团队是一种特殊的群体,所有影响群体效率的因素都会影响团队(这些因素在“群体效率的基础”部分已经详细讨论过)。因此发展高效的团队,必须尽可能地优化这些因素,如建立一个积极的团队外部环境、挑选团队所需人格和能力的成员,以及优化团队的结构等。除此之外,团队的领导者还可以做一些事情来促进团队合作,这些建立团体的指南适用于大多数类型的工作团队。 强调共同利益和价值 团体成员在目标、达到这些目标的战略和所需的合作上努力达成一致,会极大地增加团队认同的可能性。要尽可能强调相互的利益而不是各自的利益。确认团队的共同目标,解释为什么需要合作才能达到目标。鼓励团体成员共享信息和想法、相互帮助。 运用典礼和仪式 典礼和仪式可用于强调团队的价值与传统,使成员看起来非常特别,并增强他们对团体的认同感。例如,用迎新仪式来欢迎一批新成员的加入,用周年庆典来纪念团队发展历史中的特殊事件等。 使用代表团体身份的符号或标志 将团体身份的符号,例如团队的名称、口号、标志、徽章等,展示在旗帜、标语、衣服上,或者采用特殊样式或颜色的衣服来标志团体成员身份,有助于促进成员对团队的独特认同。尤其是当成员统一穿戴或展示团队符号时,团体认同将得到加强。 鼓励和促进团体交流 彼此之间相互了解和友好交流的成员更有可能发展成为一个团队。促进团队成员交流的方法包括:举行诸如晚餐和舞会等周期性的社交活动;开展各种不同形式的户外活动,如运动会、野营或旅行等;在团队工作室里设计一个用于集会或喝咖啡的空间等。 及时反馈团队的活动与成就 如果很少收到团队计划、活动和成就等反馈信息,成员会对团体产生疏远感和不满。而及时给予成员团队相关信息的反馈,并解释他们的工作是如何促使团队目标达成,将有效增强他们的团队认同感。 增加相互合作的激励 基于个人绩效的奖励机制将鼓励团队成员相互竞争,而基于团队绩效的奖励机制会鼓励成员之间合作。例如,可以在团队完成一项困难的任务之后,尤其是涉及加班或周末工作时,给予成员额外的休假。或在达成重要的团队目标之后,为成员和他们的家庭举行一个特别的庆功会。 团队成员的塑造 团队建设中遭遇的最大障碍可能会来自个人,因为团队成员的成功与否不再由个人绩效所决定,他必须学会与其他成员进行开放而坦诚地沟通,学会面对差异并解决冲突,学会把个人的目标升华为团队的利益。这对于许多员工来说,是一项艰难的任务。那么管理者在塑造团队成员方面,可以做些什么呢? 挑选团队成员 保持团队有效的一个方法是,挑选所需“实力”的员工到团队来工作。这一“实力”涉及“群体效率的基础”所述的能力与人格特征,也包括所展示的团队合作所需的知识、技能与能力。 开展团队训练 系统的团队训练会帮助团队提高工作效率。团队训练可以放在团队成立之前进行,也可以在团队碰到问题之后进行。训练的内容包括人际关系技能、问题解决、冲突管理和团队协调及沟通等。训练的方式有三种: (1)正规的再处理方式(formal retreat approach) 也就是说“脱产”进行团队建设。团队成员要用一天或几天时间,集中精力研究团队存在的问题,利用调查的资料评论团队的功能,制订改进方案。正规的再处理团队建设方法通常需要专业顾问或咨询人员的协助。这种方法为团队成员提供了集中精力检验群体功能的机会。 (2)持续改进方式(continuous improvement approach) 采用持续改进方式时,管理者、团队领导者和团队成员自己负责常规的团队建设过程。最简单的方法是定期召开会议,讨论、研究和实施团队建设的各种步骤。在这种情况下,团队成员共同承担义务,持续不断地监控团队发展、任务完成的情况,不断进行变革,保证团队效率日益提高。 (3)户外体验方式(outdoor experience approach) 这是一种日益流行的团队训练方式。把团队成员置身于一种自然的情景,让他们依靠团队的力量而不是个人的力量去完成一些具有挑战性的任务。例如,“集体逃生”项目,即10名左右的团队成员依靠彼此的力量徒手翻越一面3.8米高的求生墙。在这种团队训练中,成员通过共同努力,克服障碍,取得成功,从而获得高峰体验和问题解决的经验。由于这种训练方式可以有效地提高士气,激发创新,改善沟通,提升自我效能和团队合作水平,它正受到越来越多组织的青睐。
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