第一类是你想要定期总结的事务。它们应该被列成清单或者投入工作篮里，必要时你可以定期查看。比如，你一直在考虑近期学一学西班牙语（但不是本周），你也许希望经常想起这件事。

“将来/也许”清单是个临时搁置这类提示的好办法，特别是你想定期查看清单的话。如果你听从我的建议，养成了“每周总结”的习惯，每到周末必会浏览一遍所有可能相关的清单事务，就可以把初步酝酿的这类事务也包括进去。

这张“将来/也许”清单内容可以很广。如果你和我一样，这张单子上就会有不少类似于“天方夜谭”的想法。你可以列一张“最好在我去世前完成”的事务清单，比如到太空旅行；或者漫无边际的瞎想，比如“乘热气球旅行”（下个星期你兴许真的收到邀请了呢）也可以列在上面。比较现实的愿望可以包括比如“考虑组织员工乘船旅行和开会”，这件事也许你几个星期前就列在常用的事务清单上了，但是鉴于10天来发生的事，你现在决定把它稍稍推后。

大多数人在“将来/也许”清单下还有更多细分的子清单：读书、烹饪、去饭店吃饭、旅行、上培训课。如果你学会了娴熟地使用清单，起草这类事项就是有趣而创意活跃的探索。我一度列过好几张“下次去某地”的清单，幻想我下次去某个地区、某座城市时，要去体验我所听说过的趣闻轶事。我还列过“我想写的书”清单。

许多人提出了有趣的细分条目。我认识的一个人把“将来/也许”清单又分成3类：“不是现在，但是很快”清单，“不是现在，晚些时候”清单和“绝对不是现在”清单。我明白他这么划分的道理。“不是现在，但一直关注”项下的内容极其庞杂，而必须定期查看、马上即可采取行动的事务也很多，如果都列在一张没法落实的长单子上，很快你就会视若无睹。我前面提到过，如果你不能下决心做到定期总结清单上的事项，到头来就会把过多的事项列在常用清单上，一看它就觉得头大。

我承认，这些细分差别很小，多数人可能觉得太琐碎，不值得去费神。但是根据我的经验和我对美国文化发展趋势的判断，拥有一个流畅、完备的自我管理系统，及时捕捉多个层面的任务并给予有效的自我提示和反馈，对我们在这个五彩缤纷、日新月异的世界上实现掌控全局和达到平衡，具有越来越重要的作用。

日程表上记录的以后要做的事情

我们划分了这类事务，它们是不必马上去执行、我们想再考虑一下或者将来有时间再做的事情。这类事务要使用的工具与定期总结的事务使用的工具不同。对这类事务，你可以先把信息记在日程表或者“备忘录”系统里，让它某一天再回到你眼前。你也可以请助理帮忙，过些日子提醒你。

有些可能的行动需要一定时间和空间再三斟酌，然后才能拿定主意。直觉或者现有的资料告诉你，你还没有掌握足够的背景资料、没把问题搞懂或者没有足够信心做出判断，必须留待日后处理。

这个条目的内容范围很广，从产品名录上一种你想购买的商品到有人提议你跟另一家企业建立某个业务领域的合作关系（对你可能有利）等，但是，你要多掌握些情况，才能做出明智的决定。

你应该想好什么时候再次斟酌和权衡这些项目，并相应地让你的系统给出提示。如果我在产品目录上看到感兴趣的商品，却不知道是否值得购买，通常就把它放进“备忘录”系统，过两个星期再查看，而两个星期以后，我的冲动购物欲已经减退了。如果一个难得的机会摆在我面前，我拿不定主意，想再多方权衡一下，就会让我的系统给予适当的提示。我可以在两个星期或者两个月以后再考虑——现在我要想的是把它暂时搁置，以便轻松地完成我对自己的日常承诺。

你用日程表、备忘录还是请助手（秘书或者电脑）在指定的时间提醒你，完全取决于它们的效力和便利性。只要你确信它一定会及时提醒你，就万无一失了。

辅助资料

许多人还有大量资料需要归入辅助资料一类，即与项目、主题、议题相关的信息，是你在落实行动或者思考时希望随时查阅到的。

它包括全部的项目规划和具体事宜，涵盖所有可能相关的材料：文章、宣传册或相关话题的链接，涉及与客户交接的历史记录和文件档案。

大量信息可以归入这一类，对它们进行有条理的划分也很直观。这类信息只需根据主题、话题或者项目进行分类，分别归入文件夹、档案、箱子或者笔记本，以便在必要时方便查阅。

这里容易出现问题的地方是可以采取行动的事项未经处理，就跟辅助资料归在一处。换句话说，你只用文件和文件夹提醒自己，你有任务要执行，它们与某个主题或者项目有关，却把意义不同的事项混为一谈，从而导致内心麻木。辅助资料必须是纯粹的辅助材料，而不是行动的提示信息。你有任务需要完成，这个通知应该列在你的项目清单上，而你对它要采取的具体行动应该列在行动清单上。这些要素一一归位，就可以产生新的秩序感，让你重新感到一切豁然开朗。辅助资料可以放在不碍事的地方，在你执行该项目时能随时查阅即可。

辅助资料和参考资料区别很小。许多时候它们是同一类文件，可以归入相同的档案系统。但是如果你的某个项目的辅助资料包括积极的行动计划，这些计划必须定期检查回顾，你就要再设一个提示，比如每周评估项目进度，提醒自己核查，这样你就不必让计划本身兼作提示。对计划落实情况的具体总结可以是个积极的过程，以便及时更新，明确当前要采取的行动。

与纯粹的参考资料相比，把常用的项目文件放在更为醒目而便于取用的地方是明智的做法。我有两个常用的铁丝搁架，里面插着我眼下正在着手进行的项目文件。项目完成或退到幕后时，我就把文件夹收进一般性参考资料的文件柜。文件仍然便于查找，只是不再放在眼前。

参考资料

数量最多的是“参考资料”类，即不要求立即采取行动，但你认为将来可能要查阅的东西。它可以小到一个人、一家公司的简单履历或职能描述，也可以大到某个项目或有关你的生活某方面的百科全书式资讯。

站在企业的角度看，就意义和地点而言，这个问题很简单。凡是你认为自己无须做出承诺，但具有一定参考价值的信息，不管是你想出来的还是你收到的，都应该归入这一类，把它们保存在容易找到的地方即可。

这里容易犯两种错误：（1）把可采取行动的事务保存为参考资料；（2）保存和查询系统逻辑混乱，难以查询。相应的解决办法是：（1）确保参考资料中要求采取行动的部分都能被捕捉、明确并且加以组织整理，列入适当的清单（行动清单、项目清单等）；（2）经常修正参考系统的内容和结构。

你要明白，“一般性”和“专门的”参考资料之间存在微妙的差别。“专门的”参考资料的保存系统与其工作职能关系紧密，合同档案、客户文档、会计文件甚至菜谱，都独具结构，只对特定的人群具有参考价值。如果你是从基础做起给自己设定系统，就得花点心思、多加尝试才行；不过，一般来说参考资料很好归类。

难点在于有些相关资料可能具有一定价值，却很难归类并分别收进档案柜。

我在写《搞定Ⅰ》时，已经清楚地意识到一般性的参考资料归档系统（或缺乏系统）可能造成的瓶颈问题。我在书中用几页纸的篇幅描述了我们找到的好办法：专门辟出一个便于查询的地方来保存可能有用的参考资料，包括手机使用说明手册、你感兴趣的主题的宣传手册、会议笔记和名片、可能再用到的外国地图等。关键是消解无意识的抗拒，马上把这类资料规整好。

在我早年培训企业管理者使用这个办法时，曾让他们创建一个“待归档”的文件夹。现在我已经好多年不这么做了，因为很少有人会收拾整理它们。即便他们想把某样东西收好，如果所费的工夫超过了给秘书下命令或者自己花几秒钟把它贴好标签保存起来，还不如干脆丢掉。成功归档必须可以在60秒内完成，还得有点儿趣味性才行。这里我要重复一下GTD的归档建议，因为归档方法的改善对GTD用户产生了长期而显著的效果。这个方法可谓平常而简单，可是如果没有它，各种信息、资料和操心事就会像坏掉的下水管道，阻塞你的系统的流畅运行。最可能让你失去掌控的情况，莫过于有用的信息不能在它出现几秒钟之内被妥善归置。

具体归档方法如下：

•把文件按字母顺序整理好

•把打印的标签贴在文件外面

•在60秒内完成新文档的创建和保存工作

•抽屉储物不超过3/4的空间

•把系统设计得有趣、便捷

•每年至少对文件进行一次清理

不知不觉中，你就会积攒下海量的信息。如果收拾不妥，它们很容易在你身边散落得到处都是，给人心里添堵。正因为它们的内容不那么重要，你更应该妥善管理，使之不至于妨碍你及时查询重要资料。

垃圾

这是组织整理工作的最后一类，某种意义上它一目了然，无须解释。如果某件事务不相关、不重要、没有用处、没有意义，却占据了物理或心理空间，它就是垃圾，应该丢掉。

这一点看似不言而喻，但人们迟迟不能决定哪些是垃圾，哪些不是。杂物不知不觉堆积成山，就像苔藓或霉菌那样生长。这种情况太常见了，因为我们要么太忙，要么现在没心思考虑它们的意义。我的意思不是说你应该着眼细处，做到一切井然有序、一尘不染。我希望你明白，GTD不做道德评判，也不认为无缝隙的、全面彻底的条理比创意活动及其产物更重要。我想强调的是一种意识：如果放任垃圾在我们的心理或物理空间堆积，就会造成系统冗余，只有把它丢入垃圾桶，你才能豁然开朗。

大多数人看到自己的生活和工作的真实状况，不免感到内疚、懊恼，因为他们任凭枯枝朽木在自己的系统和空间肆意堆积。我们的培训师好几次建议客户买一只大号垃圾桶，摆在办公室门外。要想创建切实有效的自我管理系统，必须先把大量垃圾清理掉。

对你保存的信息，一定要建立经常总结、重新决定取舍的流程。我在前面提到过，事物的意义会随着时间的流逝而改变。常常发生这种情况：你想保留关于某家公司、某人、某个问题的笔记，当时你对它兴致很高，将来它似乎还可能变得更重要。可是，到下个星期三，它就成了陈年往事。所以，保存可能有用的资料的好办法，是养成定期总结、重新评估、必要时进行清理的习惯，并长期坚持。如果你的系统积重难返，冗杂无序，你就会避免看到它而不是积极使用它。

在你看来，眼下这些都不是关乎命运的大问题。那么，四处堆些杂物又有何妨？问题是，当你破坏了井然有序的状态，不能根据物品对你的意义进行归类，就会自动引发负面影响。你更加懒得收拾积攒的东西，更容易顺手就把它往那个模糊不清的杂物堆一丢了事。

杂乱无章会在不知不觉中把工作效率降到最低，并且你毫无察觉。一天，你猛然发现自己失去了对生活的掌控，不是由于突发意外，而是“材料”固有的熵使然。如果你不主动把它扭转，勤于明确和条理化，它就会打败你。最好的治疗办法是预防，而预防大脑延伸的效力每况愈下的最好办法，莫过于从细节做起，使事情保持明晰的归类。你不大好意思把口香糖吐在干净的草坪或地板上，但如果草坪或地板上已经有了一块口香糖，你就很容易受到暗示，再吐一块在上面。

我们的文化中似乎存在对创造而不是清理的极度偏好。宇宙讨厌真空，只要存在开放的空间，人们几乎就无法克制住冲动，总想用全新而充满活力的材料把它填满。