如同工作流程图所显示的那样，下一步行动的决策是最核心的环节。对于每一个悬而未决的问题，下一步行动都应当是可执行的、一目了然的、没有歧义的具体行动。

那些不到两分钟即可完成的工作和那些你早已完成的工作是已经过去的行动，你就没有必要继续跟踪了。需要紧追不放的是：那些将要在某一个特定时间或日期执行的行动（把它们记入你的日程表），那些需要尽快完成的行动（把它们添加到你的“下一步行动”清单中），以及那些等待他人去办理的事情（把这些纳入“等候”清单）。

日程表

行动的提示信息可以分为两类：一类是需要在某一指定日期或时间里执行的行动提示信息；另一类是应该尽快完成的行动提示信息。而日程表所负责记录的就是第一类行动提示信息。

你的日程表上应标注三种情况：

•需要在指定时间执行的行动。

•需要在指定日期执行的行动。

•需要在指定日期获取的信息。

需要在指定时间执行的行动 这其实是给日程起了一个花里胡哨的别名。比如说，某项目的下一步行动是参加某日某时召开的会议，你只需把它标注在日程表的对应时间点上就可以了。

需要在指定日期执行的行动 一些事情需要在某个特定的日期进行，但不一定非得苛求于某一个确定的时间。也许你告诉玛丽星期五会给她打电话，问问你给她的报告有没有问题。因为她星期四才可能拿到报告，而星期六又要出国，因此星期五是采取行动的最佳时机，但在这一天的哪个时间采取行动是无关紧要的。那么，只要标注在那一天的工作日历中就行了。所以，将指定时间的行动和指定日期的行动在日历中分开标注是非常实用的。

需要在指定日期获取的信息 有时候，你需要在特定的日期了解某些信息，但是并不一定要采取行动，这样的事情，也可以记录在日程表中，用以提醒自己。比如有关安排约会的注意事项，他人（家人或员工）的日程安排，或者是其他对你有用的信息。同时，你也可以在日程表中记载一些短期的提示信息，如提醒自己等某人度假回来以后，给他打个电话等。你也可以在此保存重要提示，在某个确定时间提醒某件事的最后期限，或者某件事需要在何时启动（若该事项尚未启动）。

不再需要“每日工作清单” 在我的做法中，只有上面那三种情况才被允许记录在日程表中，其他的一概免谈！我知道，这对于上世纪的时间管理方法来说，简直如同异端邪说。按照传统的时间管理方法，“每日工作清单”就是一剂百试不爽的灵丹妙药。但实际上，这种日程表嵌入型工作清单的收效却令人大失所望，这主要有以下两个原因。

首先，由于会不断出现新的问题需要处理，工作的重点也可能不断地转移，每天的工作安排也必将随之做出相应的调整，因此，人们不可能100%提前确定每日工作清单。制定一个工作清单作为工作参照自然是有益处的，但是，实际情况是这个工作清单可能不得不随时进行调整。如果你在日程表相应的日期处记录一串长长的任务，一旦无法执行，又不得不将它们的内容逐项重新抄录到另一个日期处，这未免有些令人泄气，同时也浪费了宝贵的时间。我提倡使用的“下一步行动”清单能够容纳所有行动的提示信息，甚至是那些有严格时间要求的行动。这样就避免了每天在日程表中重复抄写同样的任务了。

其次，如果日程表上的某一项工作不一定非要在这一天中完成，那么，它将对其他工作起到弱化作用，并造成一定的负面作用。比如说，我必须在星期五给某人打个电话（因为我只有在那一天才能找到她），然而同时，我又在那一天的日程安排中挤进了其他5个电话，它们无足轻重，也不存在严格的时间限制。如果那一天我忙得晕头转向的话，就可能把给某人打电话的事情给抛到九霄云外了。这样就必须让大脑提醒自己：这个电话必须要打，否则我不可能再有其他的机会了。依我看，日程表是一块神圣的领地。一旦在那里标记了某个行动，你就必须在那个特定的时间完成，而在别的时间则根本不用考虑这个行动。只有在约会本身发生变动的时候，才允许在日程表中进行相应的变更。

工作安排越有弹性，人们越能承担繁重的工作。

——迈克尔•麦格里菲，医学博士

尽管如此，从你的“下一步行动”清单中挑选那些“如果我有时间，一定会去做”的事项，然后为其创建一个便捷的非正式候选清单，这么做绝对没错。只不过不应将它和你的“必做事项”清单相混淆，而且这个清单应该便于处理，以便在当天发生不可避免的意外情形时，你能迅速对清单所列事项做出取舍或变更。

“下一步行动”清单

你所有的行动提示信息应该记在哪里呢？答案是“下一步行动”清单。它和日程表一起，构成每日行动管理组织和导向的核心结构。

任何已经确定的需要两分钟以上才能够完成，并且无法指派其他人完成的行动都应该记录在某个地方。“给吉姆•史密斯打电话，谈谈预算会议的事情”，“通过电子邮件把家人的最新情况告诉朋友们”，以及“为年度销售会议起草计划”都是这类行动。这些行动的提示信息需要在适当的列表或工作篮中加以保存，以便我们在日后完成。

任何事情都应该做到最简单，而不是相对简单。

——阿尔伯特•爱因斯坦

如果这类行动的数量是20或30项，那么你完全可以把它们统统列进一个“下一步行动”清单中，这样你什么时候有空都可以浏览一遍。然而，对于我们大多数人而言，这类行动很可能会有50~150项之多。在这种情况下，把“下一步行动”进一步细分不失为一个明智的做法。比如当你有空且手头有电话时，你可以拿出要打的电话清单，或者当你在电脑旁边时，可以选择通过电脑来执行的任务。

无须付诸行动的事务

如同处理那些需要付诸行动的工作一样，对于一些不能够立即落实的事务，你同样需要一个组织良好、自成一体的系统。这个系统中的事务可以进一步划分为三类：垃圾、需要酝酿的资料和参考资料。

垃圾

对垃圾的处理不用多说，一切没有行动价值或者参考价值的东西都应统统扔掉、粉碎或回收。如果你继续保留这些东西并与其他资料混在一起，那么这些垃圾就只会对系统的正常运转和环境清晰度造成损害。

需要酝酿的资料

除了垃圾以外，还存在其他两类情况。它们无须立即投入行动，但是你仍然希望保存这些材料。再重申一次，把那些不必立即付诸实施的事情与需要尽快解决的问题区分开来是至关重要的。否则，面对堆积如山的工作，你会逐渐变得束手无策，不知道该从哪里切入，或者不知道要做些什么。

当你浏览一个新闻稿时，偶然获得了一点启发，但是你不打算立即执行，而是在以后的某个时间里再付诸行动。而你也希望今后能够再一次得到提醒，以便日后再评估行动方案。或者你注意到本地交响乐团的演出季节即将开始，而且你发现自己对演出的曲目颇有兴趣，但是距离演出还有4个月的时间——时间太长了，不可能立即确定行动（你还无法确定4个月后的行程安排）。但是，如果到那时你还留在城里，你很可能会去观看演出。在这种情形下，你应该怎么办呢？

目前，有两种酝酿工具可以应付这一局面，即“将来/也许”清单和备忘录系统。

“将来/也许”清单 这类清单可以用于保存一些目前你不打算实施，但又希望在将来某个时候处理的工作。拥有这样一个清单不仅具有实用价值，而且令人备受鼓舞。这就好比是一座“停车场”，用来保存那些你当前无法处理，却又不打算彻底遗忘的事情。这样一来，你就会定期得到提醒。

比较典型的“将来/也许”清单

弄一条帆船

建造一座酒窖

学习西班牙语

到托斯卡纳待一个月

学习水彩画课程

创建自己的网页

翻修厨房

为孩子们建立一个基金

建造一座健身游泳池

买钢琴

乘热气球

出版我的回忆录

获得潜水认证

举办一次邻里聚会

跳探戈舞

建造一个锦鲤池塘

学习制陶

这些项目属于这一类：“这是我希望去做的项目，但不是现在……不过我希望能经常收到提醒”。如果你想最充分地利用这类清单，你就得经常回顾清单上的内容。我建议你在“每周回顾”（见后文）时浏览相关内容。

你或许还有类似于“将来/也许”类型的其他清单，上面所列内容可能只需你在有意采取行动时加以回顾。例如下列清单事项：

•想要读的书

•要品尝的葡萄酒

•要尝试的食谱

•想租借的影片

•打算在周末参加的外出旅行

•孩子们想做的事情

•打算参加的研讨会

•网站冲浪

这类提示可以大大拓宽“将来/也许”清单上所列事项的选择范围。拥有一个可方便制作临时项目清单的管理工具是很值得的。

“备忘录”文件夹 第二类应该纳入备忘录的内容，是你不愿意去做的事情，或者需要在未来某个指定时间之前持续收到提醒的事情。在保存备查资料的所有工具中，堪称上品的当属“备忘录”。有时，我们也称之为“悬而未决”或者“有待继续跟进”文件夹。实际上，有了这个系统，你就可以在未来的某个时刻收到提醒。

你的工作日程表也发挥着相同的功效。比如，日程表在3月15日处提醒你还有一个月就该交税了，或者在9月12日那里记录着6周后芭蕾舞团将在市内剧院上演《天鹅湖》。

在第7章，你将会看到更详尽的介绍。

参考资料

你收集的很多资料并不要求你付诸任何行动，但是它们都是具有重要价值的信息。你希望保存这些信息，并能在需要时进行查看，所以你可以先把这些信息以书面或者电子形式加以保存。

书面形式的资料——可以是当地一家餐馆的外卖菜单，也可以是一项环境美化工程的计划书、某些草图或者供应商信息——最好存储在一个有效的有形或无形的收集装置中。这些装置形式多样，你可以用一个活页夹或几页笔记，来记录你所偏爱的一些饭馆的名字或者学校委员会成员的电话号码，也可以启用整个文件柜来存放有关公司合并的一切资料。尽管越来越多的信息是以数字形式显示，但有时打印版本仍是有效的存储和查看形式。

电子存储器的种类更是包罗万象，可以是基于云计算的数据存储，也可以是通信软件中的存档文件夹。

这里要特别提醒的是，保存的参考资料要能够在需要时毫不费力地查寻到。一般情况下，参考资料系统有两种形式：（1）按特定主题或特定领域分类存储的系统；（2）一般性参考资料归档系统。第一种通常按照资料的内容进行分类保存——比如，某个文件夹专门用来存放按日期顺序排列的合同文本，而另一个文件夹仅用于保存有关雇员赔偿问题的机密文件；还有几个文件柜专门用于保存已经了结的法律案件档案，以便日后查阅；另外，还保存有面向客户的客户关系管理（CRM）数据库和历史展望资料。

一般性参考资料归档系统 参考资料系统的第二种形式，是将资料保存在触手可及的地方，常备几个文件夹用于收集那些没有指定类别的信息。你总是需要有一个地方来存放厨具的使用说明手册、某个特定工程的手写会议记录，以及你上一次去东京旅行结束时没来得及兑换的几个日元（下次去时还可以使用）。

对于个人行动管理系统来说，一个不能高效运行的一般性参考资料归档系统，通常会成为整个系统的最大瓶颈。如果归档的程序烦琐而缓慢（甚至枯燥乏味），那么，你很可能不会对参考资料进行存档，而只是堆叠放置在某个位置，或以电子形式积压在数字设备中，而不对其进行妥善处理。如果你没有给参考资料设定清晰可辨的界线，那就无法区分哪些是可以采取行动的事件，哪些是暂时无法处理的工作。大脑在面对这种局面时，会失去正常的思考能力，变得混沌麻木。因此，针对这类资料建立一个运行良好的系统，将是我们推行轻松高效行事方法的一个重要保障。我们将在第7章详细阐述。

回顾

在纸上记下你“需要牛奶”是一回事，而在商店里回想起“需要牛奶”就是另一回事了。同样，把“给朋友打电话，询问他在经历某件人生大事之后的情况并表示祝福”记录下来，有别于当你守着一部电话无事可做的时候，唤起对此事的回忆。

你需要每隔一段时间，全面回顾自己的总体生活和工作情况，并对拟采取的具体行动进行详细检查。对于大多数人而言，工作流程管理方法的神奇之处恰恰就是在不断对过去进行回顾的过程中体现出来的。也就是说，你至少需要每周浏览一次那些未完善的工作和悬而未决的问题，这非常重要。在后文中，我将其称为“1楼视野”（见下文）。你应该把握住这个机会，快速地清理自己面临的行动和抉择，以便从根本上对需要在某个时间处理的工作给出有效判断。

你的生活比任何单一系统的描述或归纳都更复杂，但是，GTD方法创建了一个保存关键要素的相关模型，你需要关注并持续更新这个模型，并以适当的方式对其进行检查。大多数人都会在各种地方记录这类简单要素，但其内容和效用都是基础性的。