若是你跟我一样，大概不觉得自己一贯聪明、自觉、情绪饱满。有时你机智敏捷，有时则迟钝呆板，畏首畏尾。问题在于，你在思维敏捷、精力旺盛的时候，很容易失去时间感，以为这种状况会一直持续下去。真正的聪明人明白，这种状态持续不了多久。他们有这种意识，就会自觉地建立一套流程和结构，让自己在精力涣散的时候，也能明智地做事。只有不聪明的人，才不会未雨绸缪，提前为脑子不灵光的时候做准备。

使自我管理难上加难的是，最该做的事往往是你觉得最难做到的事。你需要制订计划，却根本抽不出时间。你需要休息，却压力极大、必须全力以赴。你该处理一些鸡毛蒜皮的生活琐事的时候，却必须持续关注“战略性”问题。

现实生活很少符合你在某个时刻的心情，所以，建立一套方便好用的结构，把掌控和视角的因素面面俱到地处理好，用它使自己的内心和外部世界保持平衡，才是明智之举。

运用工具和窍门——启动系统

再没有比顺手的工具、舒适的环境、简单的行为指导更能让你提高效率、如虎添翼的了。在宜人的工作环境中，依靠灵巧的习惯和程序，以适当的工作节奏执行事半功倍的举措，也容易赢得竞争，让企业的经营取得成功。

换句话说，你要有个好的系统。我有位朋友是某大型制衣公司的质量和研发主任。他告诉我，他们的研究表明，业绩提高的举措绝大多数源自系统的改善，额外的激励和提高智力水平长远看来对绩效的提高可以忽略不计，效率提高几乎全都是改进工具质量、采用新流程的直接结果。他在评价GTD方法的价值时提出了自己的观点：企业的制度改进虽然可以提高机械的工作效率，GTD方法却是高效思考步骤的首创。

我只能同意他的话。每个人（不光是行政人员）必须通过行政方面的思考来创立能确保工作顺利的流程，流程一旦被认识和领会，就必须加以强化和程序化。

最近某全球知名企业启动了一系列运用GTD方法开拓的项目，对象涉及领导层、他们的直接下属和助理。他们把获得掌控的几个好办法介绍给大家，特别强调了电子邮件、会议和工作流程管理，就在每天的工作中节省了不少时间，显著提高了决策、规划和创意思考的质量。人们并没有因为培训变得更聪明（虽然大家觉得学会了把脑力用对地方），工作也没有更卖力。他们不过是运用了捕捉、明确和组织整理等步骤（都是GTD系统的组成部分），消除了导致精力涣散的因素，消除了未经处理的“材料”对心力的消耗而已。

这些掌控和视角要素看似简单轻巧，养成习惯长期坚持下去好像也并不费力，真正做起来却不见得那么容易。是的，虽然把工作当游戏、把生活当工作，让两者齐头并进的最佳计划是微妙的内心思考的结果，利用现成的最佳结构，引发明智的思考和专心致志的执行，却能起到事半功倍的效果。

建立系统的结构

根据多年的经验，我们注意到有几个关键要素与轻松地运用这些步骤取得预期效果关系重大。每个要素都能显著地帮你克服下意识的抵触情绪，养成自觉运用的习惯。你在忙得不可开交的时候（比方说一个紧张的工作日的上午，比方说你要同时照顾两个孩子，一个3岁、一个6岁），很容易把所谓的流程忘得一干二净，因为你必须自觉地开动脑筋，必须刻意努力。你的自我管理法必须具备思考和组织的硬件和空间，它们的品质越高，用途越大，方法越简便，你就越容易获得掌控和摆正视角。

一定要用方便好用的捕捉工具

你要把源源不断地出现在脑子里的想法、信息和事务抓住，客观地加以陈述；要尽可能地让这个过程变得简单有趣，并养成雷打不动的习惯。这些年我打过交道的人为数不少，绝大多数成年人在改变行为模式时，遇到的最大、最难的问题是学会把必须处理的一切事务写出来，再用一套程序加以处理。这个习惯（也许你还没有养成，赶快行动起来吧）可以产生惊人的效果，因为它是GTD方法全套宝典的入门法则。

现在你手边有什么东西可以用来写字或者录音吗？你手头常备有这样的东西，以便晚些时候再对里面的内容进行处理吗？如果没有，我建议你准备一个笔记本和一支钢笔，袖珍录音机也可以，把它们随身携带。家里、办公室的电话机旁边也要常备一个笔记本。不管在家还是在办公室，你在书桌前坐下来的时候，要有一个翻开了新的一页的笔记本。在你动脑筋想问题、在你会见别人的地方放一块白板。考虑买一个心灵地图、能描画轮廓或其他格式灵活的头脑风暴软件。考察一下有没有可以把电话信息转换成电子邮件的誊写服务。一定要把你看着舒服、用着顺手的工作篮摆在你的工作台前或者家里合适的地方。在你的公文包里装一个塑料或者聚乙烯文件夹，专门用来捕捉你想到的念头。

生活中，我要随时保持大脑处于清空状态、事务有条不紊，最重要的工具莫过于可以放进工作篮、随写随撕的即时贴，从不离身的袖珍记事本和公文包里随身装着的红色文件夹。

我把这些东西看得很牢，没有一样东西落在外面，它们始终是我重要的掌控手段。随着年龄的增长，我经常在一些毫无关联的地方想出妙点子（这是成熟而不是衰老的迹象！）。我在研讨会的间隙喝咖啡的时候，想到6个月后的大项目。我在项目会议上，想到要去商店买几样新奇的小玩意儿，以备几天以后招待客人用。我知道，我在这些场合捕捉到的一切都各有归属，在合适的时候将得到妥善处理，那感觉真是太棒了。

我的经验是，你在工作和生活中的资历越老，责任越大，你在工作场合以外想到工作中的好主意，在家庭范围以外想到与家庭有关的妙点子的可能性就越大。你的责任多了，在履行这些责任时，更要抓住重点，主次分明。你在全力以赴处理一件事的时候，没有工夫操心别的事。大有深意的奇思妙想往往是在最奇怪、最离谱的时间和地点想到的。养成良好的习惯，善于利用工具，在它们一冒出来时就牢牢抓住，并尽快做出处理，是标志性的“舰长和指挥官”型体验。

建立日程表和行动清单

你也许已经习惯了在工作中用日程表记事。一定要保证它的标记和提示信息全面而准确，你能信任它，看到它就一目了然，它显示的时间表一览无余。

如果你还没有这么做，就请你想一想怎么归置提示清单，如电话、外出事务、电脑事务、家庭事务、“等待”清单等。如此分门别类以后，就可以用文件夹、活页笔记本、行动软件和文件夹软件轻松进行管理。如果你此前没有接触过这套方法，想试试看效果如何，我建议你用简单的、用得顺手的工具来安排这些提示信息，并使之条理化。

设立专项事务清单

你希望设立和保存无限量的清单，能随时找到自己想查看的内容。你想把自己在每个关注层面想到的念头一一捕捉，比如目标、年度计划、长远愿景、个人价值观等。而为了便于查阅，必须把它们条理化。

这种专项事务清单使用纸质规划书效果很好。你也可运用各种格式的多种软件，比如微软Outlook的Notes功能或Lotus Notes的Personal Journal数据库。只要它能让你创建条目，把问题分门别类地整理好就行。