然而，要把这种做法运用到广阔的人生舞台，还缺少一样东西，那就是训练自己完成思考的过程。日程表是把想好的结果记下来，是思考的结果，是关于具体行动的决定。它也许不是思考的最佳结果（比如你安排召开一次错误的会议，讨论错误的议题），可是在它自己的小范围内，无须再对它进行思考或决定。

除了像安排预约这样的事，大部分事务仍然需要我们做出决定。比如母亲的老年看护、即将到来的假期、个人预算、有人提出与你结盟、一名团队骨干的问题，这些事要着手处理，就得先变成具体的、明确的、可见的行动。

这类事务的问题在于，它从你的脑子里冒出来时，似乎十分模糊、复杂、难以捉摸，于是你不肯再多想下去。你担心太费神，眼下你没有那么多时间和精力。多数人没有意识到，其实你无须把它们彻底想明白、理顺并制订出确切的计划，也可以把它们抛在脑后。“完成思考”的意思很简单，就是想清楚朝向目标迈进的下一步该做什么。想到一半就不想了，这是没有对你该注意的事情给予适当关注的典型例子。你要比实际上你想的多费点心思，然后你会发现，它其实不像你担心的那么费心思。

一旦你想好这些事的下一步该干什么，并把用来提醒自己的信息搁在一个必要的地方，你就可以把它们抛开，朝着既定的方向努力即可。就拿我的经验来说，95%的时候我有时间和精力做事，却没有时间和精力考虑做什么事，它们应该是已经想好的事。比如你偶尔开车经过一家五金商店，你当时想不起来家里缺哪些需要在这里买的东西。你也许有时间和精力买5样东西，却没工夫考虑是哪5样东西。如果你没有想好在什么地方需要什么东西，你的GTD系统内部就出现了严重的脱节。

这种未能充分调动智力的做法，是在生活和工作的坎坷道路上达到游刃有余、从容应对状态的一大障碍。

全局视角是你最宝贵的财富

把生活当事业，把工作当游戏，你看待它们的正确视角是实现生活、事业双丰收的最终钥匙。你可以身处看似可怕的困境，却仍然胸有成竹，只要你拥有正确的视角。你也可以过着看似完美富足的生活，却站在错误的视角，仍然念念不忘想要自杀。视角是关键因素，但它很容易偏离。它可以在一念之间全盘颠覆。

GTD原则和方法的宗旨是尽量让你保持正确的视角，一有偏差就马上予以纠正。我们在关注琐事的同时也要把握全局。但是你得用一套可靠的步骤，把不确定的事务理顺，解除它们给我们施加的沉重的心理压力，这样的压力也许就是由20分钟内收到的3封电子邮件和接听的两个电话造成的。正确的视角是你要形成的最重要的心理框架，用以支持它的工具和方法极其宝贵。

大脑需要延伸

最近，心理学领域的研究初步证明，在一种情境下制定一套捕捉、明确和妥善组织整理的系统是有效的，甚至是必要的。人的大脑可以发挥的创造力，超过了功能最强大的计算机。它能把特定情况下几乎无穷无尽的变量考虑进去，能力堪称神奇。给它一个确定的问题或项目，它能接受的复杂程度、它能激发的创造力着实惊人。可是如果让它同时考虑两个问题，它就懵了。

如果我们把注意力集中在一件事上，事情就能做得很漂亮。而如果我们要考虑的两件事或几件事没有明确的界限，就会出问题。好像一旦我们在某个层面（不管是大是小，是工作还是生活，是复杂还是简单）对自己做出了承诺，没有立即兑现，这个“开放式回路”（open loop）就会留在我们的脑子里，大脑就会不断地想要推动它。就好比我们钓到一条鱼，它不断地拉着钓竿，除非我们把它钓起来或者干脆放走它。如果我们的思维不能全神贯注于一件事，而是同时想做几十件乃至上百件事，大脑就会呈现出一种持续短路的状态。

为了应对这种复杂性，你得有个办法、有个地方把各种想法暂时搁置，就像你把想好的事记在日程表上一样。多数人用日程表而不是用脑子来记事。他们知道日程表上写着要开的会和约好的会谈，知道自己在必要时随时可以查看，就不会在房间里踱来踱去，考虑什么时候该做哪件事。他们查看日程表的时候，大脑是自由的，可以活跃地思考与实际会谈相关的具体细节、会谈的前期准备和后期跟进以及会谈本身的意义等。浏览一天或一周的活动也可以激发活跃的思想，在更大的背景下考虑到无穷多的相关事宜。现在，你可以浏览一下日程表，看看你已经做过的事和将来要做的事，我敢打赌你一定会产生一些不看日程表就想不到的念头，特别是如果你最关心的是记住自己在各个时间安排了哪些事务和活动。

日程表可能是人们自己想出来的把大脑延伸的最好例子，还有很多别的例子也可以让人心情放松：高速公路上的标示牌告诉我们从哪个出口出去，钟表告诉我们现在几点钟，汽车仪表盘的刻度告诉我们什么时候该去加油、汽车有没有出现机械故障。这些系统下面隐含的关键原则都在发挥作用，都得到了我们的接受和认可。

应该引起你的注意、却没在日程表上标记的活动，比你写在日程表上的事务要庞杂、重要得多。多数事务不像约见一个人这么具体和明确，也不像汽车仪表盘的加油指示灯这么直观明显，可是支配这些活动的基本原理全都一样。如果你能想出一件事对你意味着什么，你打算怎么做；如果你把自己该关心的事情的提示信息搁在某个地方；如果你养成习惯，经常追踪查看它们的进度——那么，就没有理由让意外情况困扰你的意识。

你对个人财务状况缺乏安全感，母亲的健康和生活状况让你担忧，这些问题当然比“星期一下午2：15开车去接乔茜”或者“寻找高速路标”难办得多。但是，只要你有了一整套可靠的处理办法，面对它们你也能感到安心。

这当然说起来容易做起来难。很少有人需要别人教他怎么预约和使用日程表，怎么看高速公路的标示牌，但人们却好像不能自然而然地想好怎么有效处理必须面对的许多模棱两可的复杂情况。这就是为什么用GTD模型来掌控局面和调整视角，乍看只是一般常识，却需要学习和实践的原因；这也是在一个新信息不断涌现、世界瞬息万变的时代，GTD引起如此轰动的原因。

步骤

很长一段时间，我一直觉得生活就要开始了……可是路上总有障碍。一些要先处理的事情，一些未完成的工作，时间还是不够用，金钱依然没赚够，然后，生活就开始了。后来我明白了，这些障碍就是我的生活。

——艾尔弗雷德•索扎（Alfred Souza）

混乱不是问题；用多长时间发现规律，才是真正的妙趣所在。

——多克•奇尔德（Doc Childre）、布鲁斯•克赖耶（Bruce Crier）

你时不时地会感到一筹莫展或者失去方向。如果你没有这种感觉，那么，你的生活可能陷入了停滞。

在大的人生层面，比如你的事业发展，在小的日常琐事层面，比如手忙脚乱地准备一顿招待朋友的晚餐，都会遇到这种情况。你在车库干活，在家里、团队中、工作中、公司里、学校中做事，甚至你在处理人生大事的时候，也会遇到这种情况。不管原动力是什么，你会发觉事情有点儿“不顺”，你得把它理“顺”。

可是，眼下怎么才能把手头的事情理出头绪来呢？怎么摆脱僵局，让事情有所进展呢？怎么保证你采取的举措能让它向前发展呢？

《搞定Ⅲ》（最新版）将要解答这些问题。当你置身纷繁复杂的处境时应如何前进，如何在暴风骤雨、惊涛骇浪中让自己的船只平稳前行，这本书不会给出具体的答案；但它会一步一步指引你，让你自己找到答案。

从“不顺”到“顺”，可以发生在几秒之内，也可能历时几年。而理清思路、获得掌控的过程却完全相同。顺与不顺不是命运的捉弄，虽然很多时候看上去是这样。它是采取一整套可以洞悉、可以理解、切实有效的举措的结果，主要看我们怎么以特定的方式把精力集中到特定的事情上。理解和运用这些相关的原则和步骤是本书要传达的主要内容。

一筹莫展、看不清方向的主要症状发生在各种情况下，用自我管理的术语至少可以叫作“未达到最佳标准”。过去20多年来我与各行各业的人打交道，我问他们为什么对我的关于提高效率的著作感兴趣，他们告诉我大同小异的目的：

•缓解压力

•停止拖延

•增进平衡

•拥有更多精力、活力和动力

•发挥潜力

•明确重点

•高效管理项目、时间和人力

•激发和表现创造力

•提高自由度

这些是个人的强烈愿望和提升机遇，企业层面也有类似的愿望。这本书的多数材料都在企业层面的运用当中得到了检验和修正。人们对自己的企业和企业文化进行评估以后，用类似的语言明确了企业的目标：

•提高员工、团队和企业的效率

•加强沟通

•减轻压力

•增进工作和生活的平衡

•改善执行情况

•重点一致

•分清主次

•加强时间管理

•积极创新、激发创造力

简单地说，你和你的团队或公司只要做好两点，就可以实现上述孜孜以求的结果：组织整理好各项事务和抓住重点。把它们的顺序调换也可以：你可以先把事情归拢在一处，再考虑它们的优先级别；也可以先明确优先级别，再围绕目标做出有条理的安排。掌控局面和抓住重点，这两个步骤对你的人生、对类似烹饪这样简单的事情，都可以发挥作用。

不过，取得和保持平衡，毕竟说起来容易做起来难。那么，到底怎样才能做到有条理呢？怎么决定事情的轻重缓急呢？工作和生活中的新情况、新信息源源不断地向我们涌来，不等我们用这个基本公式取得平衡，它就已把我们抛在后面了。简单的办法往往太简单，以至于不起作用。

事实上，“有条理”的概念应该变成“掌握主动权”，因为组织整理只是解决问题的一小步，而且也不是第一步。同样，“明确优先级别”的内涵要扩展，变成“在适当层面明确目标”，这比单纯制订战略计划要更深刻。

现在，人们提出了一些极其复杂的系统和工具，帮助大家在广泛的自我学习和发展领域减轻压力，明确方向，其中就有时间管理、个人组织和管理咨询等系统。但他们提出的解决办法不是适用范围很窄，就是刻板笨拙，不能适用于多数人所面对的日新月异的现实生活，所以，这类模型和工具很少能得到广泛长期的使用。

而且这类模型只解决了问题的一部分，即要么掌控局面，要么摆正视角，做不到两者兼顾。其实，掌控局面和摆正视角虽然采用的步骤不同，两者却是相辅相成的，实际情况中缺了哪一项都不行。没有明确方向的掌控会导致管理不善，而缺乏掌控的全局视角又容易漫无边际，不知所终。

核心步骤

这里有一条中间道路。它不是一把万能钥匙，而是一整套行之有效的行为模式，基本上是用一套方法帮你有条不紊地明确思路。效果不错，而且屡试不爽。办法很简单，却并不肤浅。说它简单，儿童也可以学会和运用；说它复杂，跨国企业的老总也能在其中领悟到无穷的奥秘和玄机。

多年来我用这套材料做咨询和培训工作，一直都想发现一个普遍适用的简单公式，任何情况都可以套用。《搞定Ⅲ》（最新版）就是这番求索的结果。我个人认为，任何有用的方法不可能比你在这儿看到的更简单。比它更简单的，也许不起作用；比它更复杂的，则可能矫枉过正，也行不通。一套系统，其结构具有一定的复杂性，允许它延伸和自由发挥，却又不至于烦琐到束缚手脚，这中间存在一个平衡点。尽管我的模型貌似不太复杂，但要搞清楚什么时候、怎么使用它，使用它的哪个部分效果最好，并且形成意识，养成在恰当的时候运用恰当部分的习惯，却要花些时间来练习。我的本意是启发你认识到它的潜在价值，尽量把它变得简单易行，让你体会到运用它的满足感，即便你只用到它的一小部分。

切实做到掌控全局，要运用5个步骤，并通盘考察和评估6个层面，才能有效地进行权衡和取舍。忽略了任何一个步骤、任何一个层面，都不能充分发挥这个系统的潜力。你要捕捉、理清和组织整理引起你关注的每件事，其间还要适时查看和追踪清单列举的事务的进度。你的行动要与你的关注层面和职责范围相吻合，要以你设定的确切目标为前进方向，要由你的长远目标和价值观来指引。

这里费了不少笔墨，其实它描述的是非常具体的思考和行动。只要你能做到，就能胸有成竹地做出选择，无论是你的人生，还是你给朋友们准备的晚餐。

《搞定Ⅲ》（最新版）详细描述了这个模型的各个部分，告诉你什么时候采用哪个部分，还教给你一些实用的执行方法。它为你提供了对待孩子、项目、团队，当然还有你自己的不少好点子。我要与你分享的，其实是人人都知道的常识。不过，常识也有被忽视的时候，也许你很乐意有人提醒你这些常识吧！