对于这个问题有两种回答：是和否。

不需要采取行动 如果答案是“否”，也就是“它”不需要我们采取任何行动，那么就有三种可能的情况：

1. 无用的垃圾，根本没必要保留。

2. 目前不需要，但日后可能需要处理（孵化）。

3. 项目具有潜在有用信息，日后可能会派上用场（参考）。

这三种情况各有一套处理方法，我们将在后面的章节中详细介绍。就目前而言，对于要删除的东西，你需要的就是一个垃圾箱和删除键；对于那些需要在日后处理的事情，就将它们写在备忘录或者日程表中；对于那些有潜在价值的参考资料和信息，把它们放在一个完善的归档系统中保存就可以了。

需要采取行动 这一类材料需要我们亲自着手处理。典型例子可能是一封电子邮件，要求你提供拟在某个午餐会上发表的讲话概要；或者可能是与集团副总裁会面后放在工作篮中的备忘录，内容涉及聘请顾问这个重要的新项目。

面对这类需要着手处理的材料时，你必须决定两件事情：

1. 你承诺完成哪些工作？达成哪些目标？

2. 下一步需要采取什么行动？

如果它代表一个项目 如果手头的事情需要一系列的行动才能实现它的目标或结果，你就可以将其视为一个项目并将它列入“项目”清单中。这如同在地上树起一个树桩，不断提醒你有些目标尚未达成，直到全部完成。每周回顾一下这个清单（参见后文）会帮你想起这个尚未解决的问题。这些目标会一直保存在你的管理系统（而不是大脑）中，直到你达成或者放弃这个目标。

做事情时，并不需要花费很多心力，但是在决定做什么时，却要投入大量的精力。

——阿尔伯特•哈伯德

下一步要采取什么行动？ 对于你所收集到的任何材料来说，这都是一个关键的问题，如果你能给出合适的答案，你便拥有了下一步组织整理工作的基本原料。“下一步行动”是指那些可执行、可操作的具体行动，并且只有将其完成之后才能推动整个事情向着既定目标发展。

“下一步行动”的几个例子：

•给弗雷德打个电话，问他推荐的那家修理厂的电话号码。

•起草预算会议的具体议程。

•与安吉拉谈论我们需要建立的文件归档系统。

•上网了解本地的水彩画课程。

这些都是需要我们实施的真实而具体的行动，这些行动的提示信息将对个人管理系统是否有效起到决定性作用。

立即执行、指派他人，或者延迟处理 一旦你决定了下一步行动，紧接着，你就会面临以下三种选择：

1. 立即执行。如果行动能在两分钟内完成，那么你就应该立刻执行。

2. 指派他人。如果处理这件事情需要花费的时间不止两分钟，那么，你应该问一问自己是不是解决这个问题的最佳人选。如果回答是否定的，那就委托给一个合适的人员去办理。

3. 延迟处理。如果预计花费的时间超过两分钟，而你又恰恰是最佳人选，那么这时，你就不得不推迟行动，把它记录在“下一步行动”清单上，等以后再来完成。

组织整理

在工作流程图的外围，是8个独立的处理方向，涵盖了处理“材料”后可能遇到的所有情况。将它们综合在一起，就构成了一个完整的系统。这个系统可以组织整理你的当前工作，也可以随时接纳新内容。

组织整理就是指事情所处的位置与其意义相匹配。

对于那些无须采取行动的事务，可以将它们丢入垃圾桶、保存为等待分析的资料或归档为参考资料。如果无须针对某事项采取行动，你可以把它当成垃圾丢掉，也可以“存入备忘录”以备日后再次评估，还可以归档保存起来以备日后随时查阅。对于那些可以付诸行动的事务，你则需要：一个项目清单、一个保存项目规划和资料的存储系统、一个日程表、一个下一步行动清单，以及一个等待清单（清单中包含的内容是那些等待别人完成的任务）。

由此可见，这8类事务都可以（而且也应该）分别放入几个客观存在的容器中。本书中我们将这种容器统称为“清单”，意思是可供人们经常查阅的一组提示信息。这个清单可能是纸质的备忘录手册，也可能是一个电脑程序，还可能是塞满纸质文件的文件夹。举个例子来说吧，一个当前项目清单，可以是活页记事本中写满个人目标的一页纸，可以是保存在某个软件应用程序的“任务”功能分类中的电子清单，或者是个贴着“项目清单”标签的塑料文件夹。提示信息（如“3月1日后，与我的会计师联系，约定一次会面”）可以保存在书面形式的备忘录、“待办事项”文件夹或者电子日程表内。

项目

我是这样给项目下定义的：任何一个需要多个步骤才能完成的任务。这就意味着你的“项目清单”中会出现一些你以前不会视为项目的小事情。我对项目如此定义的根据是：如果某项工作不能一步完成的话，那么，你就需要建立某种机制来提醒自己还有事情尚未处理。如果你没有建立这样一个提醒机制的话，这件事情很有可能会回到你的大脑中，重新成为一个盘踞在你大脑中的悬而未决的问题，并时刻干扰你的工作。另外，我们也可以将项目视为一系列未竟之事。

项目清单的内容范例

安排新的董事会成员

研发合资视频项目

8月份度假

聘用一名宣传人员

安排一次员工外出静思会

春季植物园

出版书籍

研究视频项目来源

完成计算机升级

确定明年的会议安排

更新遗嘱

达成就业协议

敲定预算

安装新的走廊照明灯具

完成新产品提议

添置一张新餐桌

学习新的CRM软件

玛丽亚进入中学读书

这些项目不需要从一开始就按照某种特殊的顺序（如规模或重要性）进行排列，你只需要把它们列在一张主清单上便足够了。这样你就可以经常回顾它们，以确保你针对每个项目制定出恰当的“下一步行动”方案。

事实上，你不可能直接执行一个项目，你所能执行的是与项目相关的下一步行动。当你完成了足够多的正确步骤以后，才能达成项目的预期目标。实际上，这个项目清单就是一份罗列了我们面前的各种终点线的实用手册，它保证我们所采取的每一步行动都能将事务朝着正确的方向推进。

或许你可以基于自己关注的不同领域将你负责的项目进行详细分类，但最好从一开始就创建一个囊括所有项目的总清单，这会便于你建立一个完善的管理系统，从而在日后的应用过程中更加得心应手。

项目的辅助性资料

通常，我们会为大部分项目积累大量的相关信息，这些信息都应当按照主题、题目或项目名称组织整理起来。这时，“项目”清单便成为一个索引。各个项目所对应的细节、计划、辅助资料都应该分门别类地存放于独立的文件夹中，或存入电子文档、笔记本或者活页文件夹中，以便你在处理各个项目时可以方便地查阅取用。

辅助性资料与参考资料 一旦你把项目的辅助性资料按照主题或者题目分类组织整理时，你会发现，它们与你的参考资料非常类似，甚至可以将它们一起保存在同一个系统中（例如，“婚礼”文件可以保存在常用参考资料文件夹中）。它们之间唯一的区别是，对于正在进行中的项目，那些项目的辅助资料可能需要更频繁地查询，以确保项目的顺利完成。

我通常建议人们将项目辅助性资料保存在视线之外的地方，但是，如果你拥有一个运行良好的参考文件归档系统，而且它就在你触手可及的地方，那么将项目资料保存在这个视线内的系统中会更加简易和高效。项目辅助性资料有时需要频繁查阅，将资料放在抬眼就可看到的地方会更加方便快捷。在这种情况下，这些纸质的资料通常可以放在桌面的文件筐里或者抽屉中。

荒谬的是，数字世界已经令参考和辅助材料的组织工作变得既简单又复杂。从某个地方捕获某些东西并将其复制到其他地方很容易，但是，由于我们可利用的材料保存位置过剩，加上他人或自己可利用的信息来源过多，要决定这些材料的去向可能没那么容易。最好的做法是尽量简化你的数字信息存储，并进行持续的回顾和清理。