当你达到大师级别时，你就可以像格斗家一样闪电般地移动双脚，随心所欲地移动重心。比如，当你处理工作篮时，助手走进来告诉你有一个情况需要你立刻处理一下。别急，你的工作篮不会自己跑掉的，等你回来的时候还可以继续处理其中的内容；在你拨完电话号码，等待对方接听时，可以扫一眼你的行动清单，了解一下打完这个电话之后可以执行的另一项行动；当你的小宝贝儿在客厅爬来爬去，而你要高度关注你必须处理的特别事项时，你可以针对自己的“在电脑旁”清单做些简单的网上研究；在你等候会议开始时，可以拿出随身携带的“阅读/回顾”文件袋来进行阅读；当老板与你的谈话时间超出你的预估，让你离下一个会议开始前只有12分钟可以支配时，你仍然可以不费力地把这段时间充分地利用起来。

对所有突发事件置若罔闻（姑且认为这是可能的），就意味着放弃了所有机会、丧失所有主动性，同时也失去了丰富多彩的生活。

——史蒂芬•柯维

任何人都不可能多任务并行，都是一次只能做一件事。如果你停下手头的工作，与办公室中的某个人攀谈起来，你就无法执行清单上的行动或者处理刚刚出现的情况。这要求你对自己做出的决定充满信心。

那么你应该怎样做出决定呢？还是需要依靠你的直觉——某个意外出现的工作真的比其他工作更重要吗？为了保证能够自信地做出决定，你需要每隔多久清空一次工作篮？每隔多久对全部清单进行一次回顾？

人们常常抱怨说是接二连三的干扰阻碍了他们完成工作。然而，在现实生活中，干扰和打断原本就是难以避免的。当你能够熟练地、快速地分析处理突发事件，并学会利用各种零碎时间来完成行动的时候，你就可以在不同的任务之间敏捷地切换了。比如，你可以在等待电话会议接通的时间里浏览一下电子邮件。但是，这种切换的过程务必要保证整个管理系统的平衡。研究已经证明，你无法真正做到多重任务化，也就是说，你无法在同一时间有意识地专注于一件以上事情；如果你试图那么做，它会显著削弱你的执行能力。如果你的大脑是你保存内容的唯一系统，你会在内心尝试执行多重任务，这在心理学意义上是不可能的，也是许多人感受到诸多压力的原因。不过，如果你确立了将尚待完成的项目暂时搁置的做法，你的注意力显然就能转移到下一个行动上，然后等卷土重来时，你已经能像同时迎战四个对手（其实是靠快速转移注意力）的武术家那样动作精准。

尽管如此，即使你在捕捉和标记即时事件方面达到了“黑带”水平，你也必须学会在诸多任务中做出快速、适当的选择，以保持工作流程的良好平衡。记住，要保证你的所有选择都服从你的生活或工作目标。

面对意外出现的工作时，一定要冷静地考虑清楚它是否值得你停下其他工作，千万不要为了忙碌而忙碌。

应付意外事件的能力是一个人工作能力的一项重要指标，也是其保持正常和可持续生活方式的关键。但是，如果你没有做到将所有事情纳入你的管理系统、置于你的控制之下，即使你一天24小时都在忙忙碌碌地处理各种突发事件，也不可能达到理想的工作效率。为了让自己在面对突发事件时知道该如何处理（是丢在工作篮中，还是打断手头的工作立刻处理），你需要全面、深入地了解自己的所有任务及其兼容情况。达到这一境界的唯一途径就是，在多个层面上，对生活和工作进行正确的评估。

总体检视工作的“六层次法”

我们已经在第2章里讨论过，工作中的六个层次可以类比为高度：

•5楼视野：人生。

•4楼视野：长期展望。

•3楼视野：1~2年的目标。

•2楼视野：关注和责任范围。

•1楼视野：当前的工作。

•地面：目前的行动。

其中每一个层次都是其上一级层次的具体和细化，并要为上一级提供支持和服务。换句话说，每一层次都要服从上一级，越是在上面的层次，重要性越高。如果你打算打一个电话，而这与你的生活目标或者价值观发生冲突，那么这时你就应该毫不迟疑地维护自己的立场，取消这个行动。如果你的工作安排无法让你实现自己的短期目标，那么你就有必要重新思考工作的重点和职责。

让我们一起来看一下有关由下至上管理方法的第一个实例。你需要打的这个电话（行动）事关你目前正在促成的一个合同（项目），这会直接影响你签订的合同总额（工作职责）。这单生意可能是你在销售方面有所进展和突破（工作目标）的一个良机，因为你所在的公司渴望进军这个全新的市场领域（机构的目标）。这将促使你在经济和事业两方面都更加接近你的奋斗目标（人生目标）。

你要做的是发现你的世界，然后全身心地投入其中。

——佛陀

或者我们换一个角度，从上往下来一次。你已经下定决心打算自立门户，发挥你在某一领域中得天独厚的资源和才能（人生目标），因此，你开办了自己的公司（前景），并在此期间完成了几个短期的具体目标（工作目标）。这赋予你一些重要的角色和职务（工作责任），还有一些需要尽快完成的任务（项目）。而这些任务，都需要你执行具体的操作（下一步行动）才能获得进展。

想要达到轻松掌控生活的境界，最好的方法莫过于均衡掌控以上各个层次。无论对于哪个层次，你都应当尽全力完全收集其中的未尽事宜、内心的承诺等牵扯你精力的事情。它们全都有意无意地来自内心各层次视野的推动和影响。只有对自身和所处的环境都有全面客观的认识，并确信你能管理自己的创建事项，才能让自己脱离忙碌的苦海。你的电子邮件有什么内容？你需要启动或者和你的孩子共同完成什么项目？你在现有工作岗位上需要处理哪些事项？你的录音电话上还有没处理的留言吗？你为子女问题制定了哪些目标和项目？你的工作职责是什么？激励你工作下去的目的和动力是什么？这些都是你要收集和处理的问题，有些问题通常隐藏得很深，难以发觉，但是在挖掘、搜索和处理的过程当中，你通常会变得更加敏锐，从而很容易就发现被忽略的重大目标。

洞察生活中的真实状况是一件令人不可思议的事情，对现实情况的正确观察所带来的神奇效果，一定会令你震惊。检查一下个人经济状况的精确细节，搞清你打算收购的这家公司的历史资料，或者就一起人际关系的纠纷了解一下到底谁对谁说了什么话，即使无法立竿见影地解决问题，也会对你大有帮助。

取得成功的最佳场所是你目前的位置以及现在的工作。

——查尔斯•斯瓦

完成一切，并且对此感觉良好，这要求你主动认知和适当处理进入你意识生态系统的所有事务。要想掌握摆脱压力、提高效率的艺术，这一点是不可或缺的。

自下而上地工作

人们为了提高工作和生活的效率，通常都是采用自上而下的思考方式。想想自己到底为何存在于这个世界上；然后找到能够实现自己人生价值的生活方式；什么样的职业或工作才能使你实现这种生活方式；目前你的工作又需要完成哪些具体的事情；最后再考虑有哪些行动是需要你立刻实施和落实的。

在任何层次上，你都有充分的机会找到最重要的事情。你要做的就是关注那些需要你关注的方面。

实际上，你随时都可以从任何一个层次入手，来思考生活和工作的重点。对于我来说，在任何一个层次上都有一些我可以完成的事情，它们都可以加强我对生活和自身的认知。我从不会感到无所事事，等待我完成的事情太多了：描绘和展望愿景；重新评估目标；识别或创建项目；确定具体的行动。诀窍就是在恰当的时机内去关注那些需要你关注的方面，以便让你及时明确了解自己的一切行动。

所有事情的重要程度都是由它的上一层次所决定的，因此人们都会认为采用自上而下的思考方式会更有效率。比如，你花费了大量的时间思考和筹划当前的工作，可随后发现这个工作并不是你想做的，这样你就把本该用在另一项重要工作上的时间和精力给浪费了。可问题在于，如果你对实际操作的层次（进行中的项目和行动）缺少控制能力，并对自己在其他层次的控制管理能力缺乏信心，那么盲目地采用自上而下的思考方式就只能让自己不断受挫。

当底层已经陷入失控状态时，仍然自上而下地进行管理，将有可能成为效率最为低下的方法。

从实用的角度来讲，我建议采用自下而上的方式进行工作。这两种方式我都曾教授给我的学员。经过一段时间的观察，我发现那些牢牢控制工作和生活细节的学员，往往能以此为基础，有效地提升视点。

采用这种自下而上的工作方式的首要原因就是，这种方式能够让你清除内心的烦扰、释放受困的心灵，让你有精力去关注那些更有意义、更重要的方面。同时，这种方式还具备高度的适应性和自由度，无论你处理什么事情，它都会让你更有效率。因此，无论你目前从事何种工作，这种方法都是值得学习和借鉴的。改变你的想法吧！你会很快适应这种新的行事方法。重新设定一个愿景或目标轻而易举，但要以一种简化、协调和无压的方式去具体落实，却必须经过学习和实践。这将证明你自己完全有能力面对更大的挑战，相信我。

处理你的关注事项，然后你会发现真正吸引你的东西。

多年的经验告诉我，你考虑最多的事项就是你要处理的最重要事情。你认为它不应该占据你的大脑，这是事实，但此事无关紧要。它存在，而且有其存在的理由。在某种具有理论意义的排序清单中，“买猫食”当然不可能排名靠前，但如果你此时考虑最多的就是这件事，那么以某种方式进行处理就是你的“1号任务”。一旦你处理了关注事项，就会感到如释重负，从而看到你真正的关注事项。而当你又做了处理，你又会看到你的真正关注事项，依此类推。我曾与之合作的高管们几乎无一例外地遭遇一个最大困扰，那就是要管理日常生活中的点点滴滴——电子邮件、会议、旅行、陷入混乱的项目，等等。一旦他们开始掌控一切，他们的注意力必然会转向更高视野的关注和兴趣领域——家庭、事业和生活质量。所以，不要担心哪种层次的视野或者哪种生活内容是最优先处理对象，只管处理当前情况。一旦这么做，你会更有效地发现并解决对你而言真正重要的事项。[4]

虽然“5楼视野”（目标和原则）是最高的层次，但是经验告诉我，只有我们充分了解和实施了其他各个层面的工作（特别是“地面”和“1楼视野”高度的事务），我们才可能获得更大的自由度、更丰富的资源，去关注和开展那些更加重要的工作。如果你的船正在沉没，你显然不会在乎它的航行方向！自下而上的方式绝不代表下面的层次重要性更高，但从实践的角度来看，在人们力求达到平衡、高效和舒适的生活境界时，这种方式确实能起到极为关键的作用。

地面 首先你需要保证行动清单完整无缺，这本身就可能是一项十分艰巨的任务。那些专注于收集和落实这些行动的人发现，有许多事情（往往有一定重要性）已被他们遗失、忘记，或者干脆被彻底忽视了。

如果你所收集到的日程表以外的“行动”和“等待”事项总数不超过50个（要包括所有的约会、会议等），那么你的收集很可能还不彻底。如果你已按照第二部分相关章节给出的步骤严格执行，那我确信你已经将所有任务完全收集起来了。如果你没做到这点，而你也确实想要彻底完成这个层次的事务，那么我建议你专门留出一段时间，按照第4~6章的内容严格执行一次。

当你对这一层次的所有内容都已经完全掌控的时候，你会发现自己自然而然地对各件事情孰轻孰重（事情的优先级）有了一个清醒的认识，而在此之前，你是不可能达到这种状态的。

1楼视野 完成你的“项目”清单。这个清单应该包含所有需要一步以上的行动才能够完成的事情。这会帮你认识到每周的工作内容，并且让你的大脑从无休止的回忆和思索中解脱出来，从而让它也有休息的机会。

如果你将生活和工作中所有想要完成的事情都列入了这个清单，你就会发现其内容要比你想象的多，而这是你原来没有意识到的。仅仅是创建这样的一个“项目”清单，就会让你清楚地知道，一旦你有了时间，你应该去做哪些事情。通常，在对“项目”清单的内容进行更新的时候，人们会发现有几件可以推动项目进展的事情是非常容易完成的，可以立即实施或者列入你的行动清单。

针对你当前的工作，列出在各个层次上的事务清单，这样你很容易看出这些事务的先后、主次、轻重缓急。

只有极少数人完成了这步工作，并将自己的目标清楚地罗列出来。要知道，只有切实掌握了你的所有项目，你才会知道今天下午应该做什么。

再次重申，如果你已经按照本书所讲的方法严格实施，那你应该已经列出了你的“项目”清单。我们培训的大多数学员，通常会花费10~15小时来完成收集、理清和组织整理这几个阶段的工作。这之后，他们才能得到一个能让自己完全信赖的项目清单。

为了进入最原始水平的“心如止水”状态（大脑中除了当下，没有其他），1楼这个层次似乎将一些最有趣的挑战纳入了视野。对于所有人来说，总会有各种情形迷惑、吸引或干扰我们，但我们并不清楚如何应对。你的儿子和数学老师关系不够融洽；你纠结于执行公司的某项流程该用多长时间；你不太放心你的筹资委员会运营人员；你一直在想你应该重拾绘画爱好；等等。要平息这种微弱的噪声，就应该确认其各自（项目）的客观结果，以及纳入你信任系统的下一步行动。实现掌控的标志，就是能够持续参与这个层次的无压力工作游戏。

2楼视野 这一层次是“目前的职责”，也是我希望以适当标准维护的生活领域。你在扮演何种角色？从职业的角度来讲，这个层次是关于你当前的职位和工作的。从个人角度来看，这个层次包含了你在家庭、社区扮演的角色，当然还应该包含你对自己的认知。

你可能对自己的角色早有认识，这样就可以写出其中的内容。如果你是最近刚刚接任了一个新职位，那么在合同或协议中肯定会对你的工作责任有清晰的描述。如果你以前进行过“个人目标设定”和“价值取向认知”之类的活动，那么你就可以把当时写下的内容和前面的内容列在一起。

如果你连自己的工作职责范围都不知道，那么，你的工作肯定让你难以招架。

接下来，我建议你建立一个名为“焦点领域”清单。你可能会将这个清单分为“职业”和“个人”两个方面，以便于在回顾的过程中使用。这个清单将成为你自我管理过程中最有价值的核查清单之一。它不像“项目”清单那样需要你进行每周一次的回顾，它会在更长的时间周期中发挥作用。这个清单可以每一到三个月回顾一次，以帮助你启动新的项目，具体的时间间隔要视具体“领域”的情况变化速度确定。

一般来讲，在一个人的职业方面，主要的工作职责可以有4~7个方面，在个人生活中，这个数量也差不多。工作中常见的职责范围有：员工培训、系统设计、长期规划、行政管理、客户服务、市场营销、设备维护、计划实施、质量控制、资产管理等。在一家大型机构中供职或者拥有自己的企业，你的关注范围将会有很大不同，在后一种情况中，你要注意的东西会更多。在私人生活方面，常见的职责项目有：抚育子女、配偶、宗教团体、健康、志愿服务、家庭事务管理、家庭资产管理、自我提升、艺术爱好等。这些特定领域都可以被分别归入有用的子类别。“抚养”职责可以针对你的每个子女生成若干独立的清单。“营销”可以包括“项目设计”、“研究”、“社交媒体”等子类别。

设置“焦点领域”清单的目的在于，确保你不会遗漏所有的项目和下一步行动，从而牢牢掌控各个方面的情况。如果你客观地清理和评估你的各个职责范围，你就会发现有一些新的项目需要列入你的项目清单。在你检查这个清单的时候，很容易就能看出哪些方面进展良好，哪些方面遇到了阻碍。为了克服这些阻碍，就需要创建相应的项目，然后一步步进行处理。还记得我们以前提到过的“引子”清单吗？实际上，“焦点领域”只不过是“引子”清单的一个更加抽象和精练的版本。

在过去的30年中，我的每一位合作对象在进行这一层次的探索和整理时，通常都会发现至少两三个重大漏洞。例如，经理或高管的一个共同角色是“员工”。在经过思考之后，他们发现，需要在这一职责范围内增加一两个项目，例如，“升级办公辅助程序”、“雇用一位员工主管”或“升级绩效审查程序”。或者，当针对个人生活落实具体职责时，往往会出现诸如“研究瑜伽课”、“为孩子们计划暑期活动”的项目。

要想确定“重要性”和“优先级”，前提条件就是掌握所有事务，而且需要对其在多个层次上进行思考和归纳。如果你能够建立一个“工作职责内容”的核查清单，并保持其时效性，你在工作中就会感到比别人更加轻松，控制力更强。从不知道自己该做什么，到确定地知道自己当前该完成哪个行动，这之间的路程虽然不短，但只要按照我的方法去做，你就会达到目标。很少有人只做他们的本职工作，而且，要持续了解不断变化的新预期，需要不断参与交流。同样，很少人能够持续、客观地概括其平衡生活的所有相关领域——家庭、爱好或财务——以便在处理事务的过程中分别对待。从这些层面推动你的思维和管理系统不断发展需要付出长期的努力，然后，随着你在执行行动的过程中做出必要的选择，你的预定目标就可以实现。

3~5楼视野 前面3个较低层次的内容大多是针对事务当前状态的（你的行动、项目、职责），再向上的层次则主要涉及指导方向、目标取向等方面的问题。在这里，我们依旧要整理出一个清单［尤其是在顶层（目标和原则），可以对监测和纠正行为进行持续校准］，但其内容是关于“我现在要达成什么目标，我如何才能达成这个目标”。这其中会包含：你一年内的工作目标（3楼视野），3年的职业规划和个人价值（4楼视野），还有你的人生目标（5楼视野）。

当你无法确定自己的目标时，你也就永远无法感到满足。

我把最上面的3个层次合并在一起，是因为它们中的内容通常杂糅在一起、难以分离，也不方便单独分析。此外，本书的重点是实施技巧，而不是教人如何定义目标和前景，因此，我不想进行严密的论述。而且这方面的研究通常会涉及一些复杂、艰深的领域，包括商业战略、机构拓展、事业规划、生活方向和价值取向等。

我们的主要目的在于，抓住那些引发你当前行动的内在的、原始的动机（其中一些可能来自你较高层次的承诺和意图）。而根据深入的思考、分析以及直觉，来确定是否应该改变你的进取方向或者明确你的目标，则是另外一个议题。尽管如此，你还是能发现一些东西，能帮助你思考你的工作和其中的重要部分。

选择的目标既要对你有重大意义，又不能大得根本实现不了。

——乔纳森•科泽

凭直觉想象一下12~18个月后你想要达到的境况：那时你的工作会是什么样的？那时的工作状况会引发哪些变化？要尽量具体，要考虑方方面面的细节，然后你就会了解到，为了达成这一目标，你在个人方面要做出哪些牺牲，要对目前的环境和自己的状态做出哪些调整和改变。当今的职场变幻莫测，这也导致了工作目标本身飘忽不定。所以，为了保证工作的正常进行，我们有必要为“确定工作目标”这一任务专门设定项目。

从个人角度出发，可能会考虑这样一些事情：“我的事业可能停滞不前，除非我向老板阐明我个人的志向”；“未来几年我的孩子打算从事哪些新活动，而我需要为此改变哪些原有的做法”；还有“我需要进行哪些准备才能保证我可以应付刚刚发现的健康问题”。

从一个更长远的角度出发，则会涉及这些问题：事业发展到何种程度了？个人生活进展如何？对于市场环境的种种变化，你的公司采取了哪些应对措施，这对于你个人有何种影响？这些是1~5年层面的问题。面对这些问题，每个人的回答都是不同的，但意义却同样重大。

不久前我培训了一位在某大型跨国银行任职的员工。几个月来，他通过实践这套管理方法，已经完全掌控了每天的工作。而现在，他认为投资创办自己的高科技公司的时机已经成熟了。这个想法一直令他感到畏惧，以致他一直没有办法开始行动，但是从“地面”这一层面入手，由下而上地逐步推进，便增强了这个计划的可行性，一切看起来都好像是水到渠成。我最近听说他近期经过努力取得了重大成就。

如果你目前参与了任何一项为期一年以上的活动（婚姻、孩子、一项事业、一家公司、某个艺术门类、一个终生爱好），你就有必要考虑一下，要做些什么才能让自己在这条路上走得更远、更好。

对此，你应该向自己提出的问题是：

•我们机构的长期目标和目的是什么？为了履行我的责任，我需要完成哪些相关的项目？

•我为自己设定的长期目标和目的是什么？为达成此目标，我该执行哪些项目？

•还发生了哪些可能影响到我的行动的重大事情？

我要在此强调的是，设定新目标或者提高你的标准并非我的明确主张。相反，我是在引导你关注有关自己现状的真实情况。如果它们以或明显或隐蔽的任何方式存在，那么，要实现清晰认识的话，就必须采取针对性方法。

下面是回答这些问题时可能遇到的一些情况：

•公司的工作重点不断转移，你的工作内容也随之不断变化。比如，你打算不在公司内部进行员工培训，而是将这部分工作外包给别的公司完成。

•你在事业上的目标和方向。比如，根据目前的情况，你已经能够明确预见自己一年之后的工作状况，而那并不是你想要的。所以你想通过岗位调动或升职来调整自己，以便在事业上更加靠近自己的目标。

•所在机构的目标和方向：全球化和国际业务。比如，你可以预见到，不久之后你的工作会要求你频繁地进行跨国出差，而你本人并不想过这种忙碌的生活，所以你需要思考一下如何重新调整自己的事业发展计划。

•生活方式的喜好和不断变化的需求。比如，当你的孩子逐渐长大，你也就不必时刻留在家里照顾他们了，而与此同时，你对投资和实施退休金计划的兴趣也在增加。

当进行顶层的思维过程时，你必须提出一些终极问题。你的公司为什么存在？你自己为什么存在？是什么样的因素或动力，驱使你在生活的各个方面做出选择？这就是所谓的“大局”，有无数的书籍、教师和案例会专门指导你掌握这方面的要领。

知道“为什么”这么做，对于我们努力完成任何事情都是一个非常重要的问题。

在进行这一层次的思考时，你应当已经将其他层次的事务完全清理完毕，并且安排得井然有序了。就算是在最基本的层次，有件很小的事情没有处理，它也会牵扯你的精力，让你感到不舒服。