数字和纸质的参考资料可谓浩如烟海，你需要把内容庞杂的资料整理好，做到用起来便捷舒适。如果你没有建立参考系统，没有使它发挥作用，“材料”就容易大量堆积，其他条目的提示清单和资料也很难一直保持井井有条、条理分明。

在办公室、家里和中间地带建立有效的工作台

要想赢得工作（作为游戏）和生活（作为工作）的这场竞赛，你要做一项重要投资，即准备好一个工作台，用于思考和处理各种事务。你在办公室和家里都要准备一个工作台（如果你不是在家工作），还要准备一个可以随身携带的微型工作台，以便你在出差或出门在外时保持专注、条理和高效。

最能督促你保持自主性，最能刺激你的创造性思维的，莫过于有个舒适而一应俱全的地方，能让你施展拳脚，处理各种事务。工作台给你的感觉应该像是飞行员的驾驶舱，操作和通信工具、任务提示、辅助和参考资料、激发创意思考的玩意儿尽在眼前，触手可及。如果你没有这样一块地方，或者你的工作台乱七八糟（以你的标准），乏善可陈，那么你将不得不花费一定的时间进行收拾整理，而不能一走进去就真正用它做事。你必须能够随时进入工作状态。

你还应该在办公室和家里有自己的一块专属领地，由你安排和掌控，在你埋头工作时不受其他人干扰。可用的空间不必很大，但它必须是你的，由你做主。

当然，如果你有一间虚拟办公室，也就是一个收纳处、一套工具，可起到类似移动办公桌的作用，也能大大提升自由感，加强你专心做事和自主掌控的能力。一个好用的公文包或者提包就成了必备品，我有几只款式和功能不同的手提包，满足我在不同时间、不同地点的需求。

把系统充实起来

把结构和系统安排就绪是一码事，让它帮你卸下心理包袱，起到记录和提示的作用，派上大用场却是另一码事。系统的内容如果不充实、不全面，大脑只好继续费力地追踪诸多事务，收集各种信息。

完成大脑清扫工作

如果你是刚刚起步，想试一下我建议的办法，首先要彻底捕捉残存在你的大脑、潜伏在周围环境犄角旮旯里的一切。你要在生活和工作的地方做一番全面的现场检查，把引起你注意、需要加以处理的一切事务牢牢抓住，整理好提示信息。

既然你现在还没有养成几十年如一日的习惯，那么，你要借助外在的工具，把残留在脑子里的想法撬动，使之外化。附录1中的“未完成事务提示清单”可以为你提供有益的帮助。有了好的捕捉工具，就迈出了重要的第一步，但是，养成常年坚持、牢不可破的习惯，才真正难得。如果你在阅读本书的过程中，脑子里冒出了什么主意，我希望你已经用一些办法把它抓住，保证不让它溜掉。

用项目和行动来改进你的系统

你是否还可以做点什么，让系统更完善？你会想到一些极好的项目和行动，它们能改善你的流程。如果你决心落实，一定要把它想得很具体，比如“最后完成自我管理系统的设定”。把它作为一个开放的项目列在项目清单上，经常评估，把它不断向前推进，直到满意为止。

为整理腾出时间

整理要花时间。我在第5章“获得掌控：明确意义”中提到过，光是处理每天收到的新问题、新情况，每天就得花一个小时左右时间。这是高效率的时间分配，你要趁这工夫思考、决定、执行简单的事务、筛选资料、沟通、明确和有条理地安排新的工作。你不可能在绞尽脑汁地完成艰巨的任务或开会时进行这番梳理。不少管理者发现，留出上班的第一个小时处理这类工作很有好处，却很少能抽出时间不被打扰。有的人工作环境稳定，可以上班第一件事、下班前最后一件事做清理战场的工作，不过，很多人也许只能“抽空”整理自己的工作篮——他们一整天都很忙，只好忙里偷闲。

关键要明白，它要花时间。如果你一整天会务繁忙，分身乏术，那么，整理工作至少会滞后一小时。这种情况本身没有错，只要你心里知道这件事必须“加急处理”。但是，许多人似乎不认可、不接受这个现实，徒然地设法弥补失去的时间，却劳而无果，备感挫折。这就好比抱怨冲个澡占用了你的时间！有些人知道整理需要投入时间和精力，养成了在工作和生活的紧张间隙腾出时间的习惯，而不是喋喋不休地发牢骚。

每周回顾

每天的整理很少能做到板上钉钉、丝毫不差。每周回顾却不然，如果你还没有养成习惯，最好把它记在日历上。每周回顾一次，你可以对自己的世界重新做一番瞭望，这对你明智地分配时间、精力专注、顺利执行自己选择的工作至关重要，它的好处不言而喻。[1]

我建议你抽出连续两个小时的安静时间。我确信，你会好好利用这段时间，即便你的每周回顾用不了两个小时。如果你留出了专门的时间，知道自己可以把滞后的工作做完，就会在整个一周里保持轻松的心情。

执行关注层面高处的活动

要想给予足够的重视，2万到5万英尺高空层面摆正视角的商谈、交流和决策基本上都要专门抽时间进行。部门总结年度计划，与人生伴侣到风光秀美的地方商量未来的生活方式目标，与老板一起对工作做一番总结，这些谈话很少是即兴想到的。你必须自觉重视，主动计划，专门安排时间。

如果你想在更高层面摆正视角，就必须考虑采用什么形式，请谁参与，并在日程表上标记执行时间。

使用这个系统

设立你的系统，把各项内容填充就绪，顺理成章的第三件事是把它付诸运用。一切结构的最终目的不外乎给你的生活和工作提供便利，使之顺风顺水。

你在多长时间内搁置那些可能有意义、有价值的事务不予处理，却不影响你的自主掌控感和适度的专注，当然全在你自己以及你的具体情况。关键是看你是不是一旦决定整理，就能尽快把它们整理一新，并且对结果很满意。这也是GTD方法让人气定神闲的原因所在——你不必加快脚步，不必更加卖力地工作，却知道一旦情势所需，你能做得很好。造成失控感的是悄悄潜入你的生活和工作中的不明事务，它们噬咬你的神经，造成焦虑感。

下列方法可以帮助你树立一旦情势所需、自己能够担当的信心。

使用和及时清空工作篮

现在，这个办法应该是不言自明的（如果你还没有行动起来），你要养成使用工作篮的习惯，用它来营造掌控和放松感。工作篮的作用不是把东西放进去即可，你还必须再把它们全取出来。有一条标准需要不断强化，直至你习以为常：把你用于收集的一切工具全部清空，包括电子邮件、便条纸片、语言留言机等。目的是每24~48小时，让工作篮达到清零状态。任务积压的出现在所难免，但这种情况应该是例外而不是常态。

每周回顾

我必须再次重申，要想掌控引起你关注的事务，最好的办法莫过于每隔几天做一次回顾，及时处理新问题。你要督促自己这么做，并长期坚持下去，这是可以让你终身受益的好习惯。