原则一：养成收集的习惯

前文介绍的方法和模式看似简单，实际上却蕴含了十分丰富的内容。它们构成了一整套系统的方法，使你的头脑摆脱杂事的困扰，确保你在工作中的表现达到极高的水准。这本身就已经成为采取这些做法的充足理由了。

在管理内部和外部承诺时能言行一致，这将会极大改善你所有的人际关系。

然而，这些正在发挥作用的基本原则还有更深远的意义。在接下来的3个章节中，我将介绍我30年来运用这些基本原则的心得体会。这些基本原则的运用会对个人产生非常重要的影响，同样，对大型公司或组织也能起到积极的作用。

在与别人交流（合作）的过程中，如果你在接收信息、组织整理以及管理的各个方面都做到无懈可击，别人自然就会对你给予特别的信任。更重要的是，你在处理自身世界的过程中带着一定程度的自信，这是难能可贵的。而这恰恰就是收集生活中所有未尽事宜所产生的直接结果，它将显著提高你的心理健康程度，大大改善你的人际关系质量——无论是在个人生活方面，还是在工作方面。

而且，一旦组织期待并强化这种最佳做法，不允许任何事情因沟通不畅而失败，让每个人为后续行动负责，由适当人选明确、跟踪相关承诺，就能显著提高组织文化的创造性，同时缓解其压力。

收集习惯给个人带来的好处

在整个收集过程中，你会有什么样的感受呢？大多数人的回答是：感觉糟透了，但又感觉好极了。这是怎么回事？

如果你同大多数完整地完成了收集过程的人们一样，你肯定会感到某种程度的焦虑。在我的研讨班上，当我让学员们描述他们在收集过程中的感受时，出现频率最高的是这些词汇：“难以招架”、“恐慌”、“挫败感”、“疲惫”，以及“令人反感”。你是不是已经拖延了某项早该完成的任务？如果有，你自然会对此产生一种内疚感：“我其实早就应该搞定这件事了。”

与此同时，你是否又有一种如释重负和获得控制力的感觉呢？大多数人的回答同样是肯定的。这又是如何产生的呢？在你完成收集的过程之后，竟然同时出现完全相反的感觉——焦虑和解脱，难以招架和控制良好。这到底是怎么回事？

当你直面你所收集到的各种材料时，会很容易找到各种消极情绪产生的根源，也就便于发现消除焦虑的方法。如果你同时从收集材料的过程中体验到积极的感觉，那就证明你其实已经开始铲除那些消极因素了。

消极情绪的来源

不良情绪来自何处？是要做的事情太多了吗？不对，要做的事情总是太多。如果你仅仅因为要做的事情比你能做的要多而感觉不好的话，那你就永远无法感觉好起来。因此，要做的事情太多并不是引发消极情绪的根源，这种情绪应该来自别处。

焦虑和内疚并不是因为承担了太多工作而造成的，而是由于你撕毁了同自己的约定而导致的。

当某人单方面撕毁了与你签订的协议时，你会怎么想呢？他和你约好星期四下午4点钟见面，而当约定的时间到了，他却连个招呼都不打就爽约了，这时你会有什么样的感觉呢？我想必定是沮丧和失望吧。当人们在生活中食言毁约时，他们为之付出的代价就是人际关系中信任感的丧失，这是一种绝对负面的影响。

你收集到工作篮中的东西都是什么呢？这些东西其实都代表着你同自己签订或者至少明确接受的协议——你在某种程度上告诉自己应该以某种方式进行处理的事项。消极情绪都是你违反这些协议所导致的直接后果——它们是自我信任感丧失的结果。如果你告诉自己要起草一份战略计划，却未能按时完成，这一定让你感到十分沮丧。如果你计划要整理一下当前的工作，但是最终却未能实现，那随之而来的自然就是内疚和挫折感。如果你决定要多抽出些时间来陪你的孩子，但是却没有做到，那你感受到的肯定是焦虑和挫败感。

应该如何减少消极情绪？

如果你的消极情绪来自于毁约，那么可以使用以下3种方法来对付这种局面，消除负面影响：

•不签订协议。

•完成协议。

•重新商定协议。

所有这些方法都会让你感觉好起来。

不签订协议

面对一大堆积压已久的陈旧资料，最让人感到轻松的处理方式，就是决定不再理睬它们，直接把它们撕碎、回收或扔到垃圾桶。对付生活中未尽事宜的方法之一，就是学会说“不”！

只要你降低对自己的要求，便会立刻轻松起来。如果你对生活的各个方面——子女的抚养教育、学校的教学制度、团队的精神面貌、软件的代码——都降低标准，那你需要处理或关注的事情就会相应大大减少。[1]

没人愿意随便降低对自己的标准和要求。然而，一旦你理解了这种方法的真正含义，你就会减少“协议”的数量。我自己就是这样。过去，我为了赢得别人的赞赏，制定了大量的协议。直到后来，我因为无法履行协议而付出了惨痛的代价，这增强了我对协议的认识。我培训的一位保险公司的经理人，曾这样描述他从这种方法中获得的益处：“从前，我只会告诉每一个人，‘没问题，这事儿交给我吧’，因为我并不清楚我到底需要做多少事情。而现在我有一个一目了然的、毫无遗漏的工作清单。为了维护我的信誉，我不得不说‘哦，不行，我做不到，很抱歉’。令人惊讶的是，我并没有因为我的拒绝而被人厌恶，相反，所有人都被我的严格自律打动了！”

保有一份客观、完整的工作清单并进行定期回顾，可以让你更加轻松并理直气壮地说“不”。

一位客户——同时也是一位个人培训领域的企业家——最近告诉我，通过收集梳理自己的工作，他减少了生活中的焦虑和压力。把一切分散注意力的事情全部放进工作篮，这一习惯让他有机会重新考虑哪些任务才是真正值得关注的。如果他发现这个事情已经超出了自己的能力范围，那就可以直接把它丢入垃圾桶。

我认为这种方法十分成熟。整个方法最为重要的一点就是，在整个捕捉和追踪头脑中事务的过程中，你有两次机会去过滤掉那些你并不是真心希望完成的工作。多年来，我致力于让合作对象的“项目”清单变得清晰和即时，在这个过程中，每个人都曾确认他们认为应该致力于执行的某项行动并无价值。不清楚哪些工作是自己必须完成的，就好比不知道信用卡中的余额和限额，而对你的承诺漫不经心是更容易出现的情形。

完成协议

当然，根除消极情绪的另一种途径就是完成这项工作，然后标上“已经完成”。只要你完成它，就可以立刻感受到那种完成工作后的成就感。我相信，如果在那些花不了两分钟就可做完的事情刚冒头时就立即完成它，你就能体会到这种心理上的收益。我的大多数合作对象在花了几个小时清理完他们堆积如山的事务后，就会感觉非常棒，因为他们运用两分钟原则完成了大量事情。

远离奋斗时的重重压力，获取成功时的平和宁静。

——朱莉亚•路易斯•伍德拉夫

一个原本轻松快乐的周末很可能被家中积累下来的各种杂事消耗殆尽。而当你捕捉到所有的未尽事宜，并能随时在清单中看到它们，你的大脑中的某一个部分就会迸发灵感（或因为压力和紧迫感催生创造力），尽快把它们一一完成。

每个人都渴望成功。为了实现这一愿望，给自己安排一些能够轻松完成的任务是一个非常好的方法。

你是否曾经在整理或检查行动清单的时候，顺手完成了其中某个没有列在首位的不起眼任务？如果你有过，你就会明白我的意思了。

然而，这里还存在一个问题。工作清单和堆积的资料全部成功处理完毕之后，将体验到什么感觉呢？你可能会欣喜若狂。猜一下在3天之后你又将获得什么？对了——另一份工作清单，而且可能包含更加庞大复杂的内容！完成一项任务让你感觉良好、干劲十足，同时你也会期待着下一个更重要、更富挑战性的任务。

不仅如此，你的老板（或董事会）在注意到你出色的工作能力和显著的工作效率后，将会怎样做呢？你又答对了——分派更多的工作给你！这就是职场的讽刺：无论你做得多好，你都需要做得更好。

因此，既然你不打算大幅度地降低对自己的标准，也没有能力将事务立刻完成，同时仍然期望摆脱紧张压力的折磨，那你就必须学会下面提到的第三种方法。

重新商定协议

假定我曾经告诉你，我星期四下午4点钟与你见面，但当我约定好这一时间以后，情况发生了变化。考虑到我有一些更重要的事情需要处理，我决定取消我们星期四见面的约会。除了干脆到时不露面以外，还有什么更好的选择能让我们良好的关系不受损？没错——打一个电话对约会做出调整。这是重新商定协议，而不是毁约。

正是宽容，方能打开唯一可能通向创造性思维的道路。

——德斯蒙德•威尔森神父

现在你是否已经明白，为什么把所有的事务从大脑中清理出来、放在你的面前会让你感觉更好一些呢？这是因为当你注视着它们，就能做到全盘分析、客观判断，你会清楚哪些是可以立刻实施的，哪些是应该拒绝的，哪些是需要重新商定的。问题的关键是：你不可能同自己重新商议那些你已经记不起来的协议！

记不起你曾经同自己签订的协议，并不意味着你摆脱了这个协议造成的责任和压力。你可以向任何一个心理学家咨询，你的心灵是否能分清头脑中的任务是应该立即完成还是以后某个时间再完成，答案是：不能。这就意味着一旦你告诉自己应该处理某件事，然后仅仅把它存入短期记忆中，你头脑的某一部分就会自始至终地认为你应该立刻采取行动。也就是说：一旦你同时给自己布置了两项工作，并且只将它们保存在大脑中，压力感和失败感就随之而来——要知道“一心不能二用”，而且你的这种心理压力（显然很沉重）仍将由你自己承担。

如果你同大多数人一样，在家里也有一些贮藏区域——也许是一个车库，你过去（甚至是10年前！）曾经告诉自己应该清扫和整理一下这个车库，在那之后你可能每天都不停地提醒自己该清理车库。难怪人们活得这么累呀！每次走过车库，你就听到身体发出声音：“为什么我们只是路过车库呢？难道我们不应该彻底打扫一下吗？”你无法忍受这种抱怨的折磨，只要还有其他的办法，你就永远不愿再走近这个车库。如果你希望阻断这种不绝于耳的抱怨，有3种选择来对付你同自己达成的这个协议。

1. 降低你对车库的要求（你可能已经这么做了）。“我的车库是挺糟糕的……那又怎样？”

2. 履行协议——打扫车库。

3. 至少将“打扫车库”列入“将来/也许”清单。然后，当你进行每周回顾并看到这个项目时，你可以告诉自己：“本周先不行动。”然后，当你再路过车库时，你听到的心声只能是：“哈！本周先不行动。”

我举这个例子是非常认真的。我们的内心深处不会觉得清扫车库与购买一家公司或者改善你个人财务状况这两个协议之间有什么区别。在你的内心，它们都同样是协议——已经付诸实施的或者已背弃的协议。如果仅仅凭记忆来提醒自己需要完成某个协议，那么只要你当前没有采取行动，那它就始终是一个背弃了的协议。