手账不但可以用来记录计划、安排，还是记录实际成效的宝库。

粗略罗列一下纸质手账的特点，大概可以列举：具有日历功能、便于携带、可以轻松画图，等等。但是，另一方面，如今已有越来越多的年轻人开始用智能手机记录计划、安排了。

手机的便携性的确优于纸质手账，而且手机还有制订行程计划的功能。此外，手机与笔记本电脑的数据还能共享，手机上的手账软件与其他软件上的数据也能相互传输。所以，从某种意义上来说，智能手机既具备手账具有的功能，还具备手账没有的功能。比如，我们可以把从网络上获取的信息直接记录在智能手机上，而且能添加图片，真是再方便不过了。

不过，我认为，我们没必要限定自己在纸质手账、智能手机、电脑中选择哪一种来使用。根据我们所用数据的特点以及管理工具的特性混合使用几种工具才是符合现代需要的使用方式。

比如提到纸质手账具备但智能手机不具备的特点时，我会想到可以随心所欲地画图这一点，此外，纸质手账的一览性也比智能手机的优越。

如今，当我产生什么想法时，我依然会使用手写的方式记录。我的做法是拿出一张纸，然后想到哪里写到哪里，其中会混合使用文字、绘图、表格、图片，等等。通过在一张纸上写出许多内容，我让想法任意驰骋。

在记录实际成果方面，因为可以之后在手账上写一些总结、评价的内容，所以，在这一点上，我认为手账也略胜一筹。

但是，另一方面，写在手账上的想法、内容是无法直接被重复使用的，此外，手账也无法计算和分析数据，我们需要另用计算机计算数据，或将数据输入其他计算工具中使用。

我在埃森哲工作时，会刻意区分电脑、手机、手账这三种不同的工具。

因手账自带的方格页比较少，所以我通常会另备一个方格笔记本使用。

对于每周都要大量记录的内容，我会准备一个专用笔记本记录。之后，还会准备一个点子本，也就是通常所说的想法记录笔记本，因为我对随时记录自己的各种想法非常重视。

在安排工作计划方面，我主要用的是微软办公软件Outlook，我会和秘书共享上面的内容。对于私人的行程计划，我则单独使用手账记录，但会在Outlook上把相应的时间段标注为“私人事宜”。因为我想尽量避免因被动的工作安排而被迫取消私人会面的情况发生。当然，Outlook上的内容是可以通过手机同步看到的。

因为计划有时也会发生变化，所以我通常使用铅笔记手账。

在进行待办事项管理、实际成果管理、目标管理时，我一直使用手账。这取决于目标管理、计划管理、实际成果管理与待办事项之间的关系。我首先会在纸质手账上写下自己想要达成的目标（无论是在工作方面还是在私生活方面），然后按照月、周、天制订出具体的实施计划表。不过，我不会在刚制订具体计划表的时候先指定必须完成的日期或时间段，而是先大致写出一个达成目标的月份，然后列出每个月的待办事项计划，再就每个月的内容进一步拆分到每周、每天、每小时。

明确了待办事项，我就能将其写入计划表，制订出待办事项计划，然后把该计划的执行过程，也就是实际成果，记录下来，再简单写下每个计划的完成效率情况。虽然Outlook也具备丰富的功能，完全可以进行待办事项管理和计划管理，但是因为我想把它们与目标管理与实际成果管理汇集在一个本子上，所以我主要采用纸质手账。

此外，与各个主题相关的信息，我也会记录在手账上。比如，在进行个人的资产管理时，我会每天查询并记录汇率及其他与自己资产相关的指标。虽然这些数据也可以在日后查询到，但是按照时间的推移清晰记录自己所需的信息是最为推荐的做法，因为重新查询是一件很麻烦的事情。

当你养成每天用眼睛观察、用手书写的习惯后，你会发现自己对于数字的敏感度也在逐渐加强。当你想要通过绘制图表让数据达到一目了然的效果时，你会发现，有了提前按天数记录的定点观测数据以后，制作起来特别方便。

至于联系方式等经常使用的信息，当然也可以记录在手账上，但我更喜欢用能够与电脑同步的手机软件进行管理。因为若用手账记录这些信息，每当更换手账时，我还需重新抄写这些信息；但用手机记录的话，我就能直接拨出电话。所以，用手机记录联系方式远比用手账方便。

纸质手账最大的弱点在于无法重复使用记录在手账上的数据和内容，所以对于需要重复使用、计算、分析的数据和内容，我更建议大家使用电子工具管理。

当你开始记录计划、实际成果、预约事项、待办事项、与自己所定主题相关的信息的定点观测值等内容以后，你每天会翻看十几次手账。我推荐大家按照这一频率充分运用手账。

虽然多数人认为手账具有非常多的优点，但是，坦白地说，用不用手账还要依据自己的喜好。因为保持一份好心情长期使用手账也是颇为重要的，所以选择手账前，我们不但要考虑它的功能，还要考虑它的触感和外观是否令自己满意。

我选用的手账至少要满足这几点：纵向布局（一天的时间轴是垂直排列的类型）的手账；因为我想一并记录周末的时间，所以周六、周日的格子宽度要与工作日的相同；因为我想同时按日、按周、按月记录应该做的和应该达成的事情，所以手账上需要有相应的记录空间；因为我要记录定点观测值，所以手账上至少要有横跨左右两页且能按月记录的插页。

我在公司工作时，因为要经常参考A4大小的文件，所以我使用的是A5尺寸的手账。这样一来，把A4大小的文件对折后，便刚好能够夹在手账里。如今我使用的是B6尺寸的手账、能够放入A4纸三折后的活页文件，以及与其尺寸相合的便笺。此外，当我想要保存某些笔记时，我会拍成照片，然后保存在OneNote上。

虽然我因钟爱传统文具而没有实现彻底的数字化办公，但我并未因此否定数字化的可能性，因为数字化的确将许多以前的不可能变为可能了。

手账最大的弱点在于难以重复利用其中的信息，所以在记录自己如何使用时间等方面，使用电子工具也是不错的选择，因为这样做可以进行各种各样的数据分析。

选择适合自己的手账，把它当作记录自己实际成果的数据宝库充分运用。

了解不同工具的特点，根据需求的不同使用手写工具或电子工具。

实践生活日志：灵活运用手账的例子

接下来，我想向大家介绍我自己灵活运用手账的例子。我所用的手账虽然具备丰富的功能，但其中确实也有已被充分使用和未被有效使用的部分。

比如，我的手账中配有个人往年年表、至今的个人总结表、未来年表以及记录读书笔记的部分，但是我认为这些内容不该以年为单位记录，所以我单独准备了一个本子，专用用来写长期展望等内容，这个本子可以连续用数年。在手账上，我只会把上述内容的精华写入年度计划的目标栏。

这里介绍的书写格式，是我按照自己的需求做的改良版。虽然有些用法已和原本的用法大不相同，但对我而言，它们都是令我非常满意的用法。

正如我之前介绍的那样，我使用手账的特点在于把手账视为实际成果的数据宝库。

我的做法是这样的：首先基于决定自己幸福感的价值观，设定人生目标，把大目标细分为小目标，再写出为了实现这些目标而计划采取的具体做法，即待办事项，然后给每个事项预估完成时间，形成计划，付诸行动。在执行计划的同时，我还会记录计划的实际完成情况，掌握预实差，分析计划与实际成果之间的差异，找出未能按计划执行的真实原因，并采取相应的对策，实现整个流程的良性循环。

正如前文提到的那样，因为我比较重视便携性，所以我现在使用的是B6大小的手账，但是，说老实话，其书写空间对我来说并不够用。虽然我已尽可能地把字写得最小，但空间还是不够用，所以对于预实差的分析结果等内容，我只好先写在便笺上，然后将其贴在本子里，因为预先记录自己的思考过程也是很有意义的一件事情。

此外，我还会给手账配一个能够放入便笺、有存放相关笔记的口袋和笔夹的封套。为了防止手账在包里散开，我还给手账配了一个橡皮材质的绷带，绷带上还带一个小小的笔盒，里面放的是笔夹里放不下的四色圆珠笔、自动铅笔和笔杆形状的橡皮。它们都是非常好用的文具。

在资产管理方面，我每天都会用手账记录外汇汇率等与自己资产相关的数据，然后把它们录入制表软件，了解自己目前的资产状况和迄今为止的资产变化走向。这是我每天早上必做的事情。

对我来说，手账不但是管理计划与实际完成情况的工具，还是管理时间、健康、金钱等决定自己幸福与否的前提条件的主要工具。

在实施资产管理的同时，我们还应按照相同的思路对自己实施健康管理。虽然手账中并没有直接给出相应的空栏，但对于重要的健康指标，我会实施同样的管理。

年度计划

● 在前一年年末，最迟也要在当年元旦之前写入年度目标。年度目标应与符合决定自己幸福与否的价值观的梦想或长期目标一致。

● 写入每个月的小目标。

● 尚不确定开始时间的目标只须写入左端栏即可，确定开始时间后，再写入本页的月计划栏内以及后页每个月的月计划栏。

资产管理

● 左侧栏记录年初资产状况详情，右侧栏记录年末资产状况详情。借此记录一整年的资产变化情况。

● 如果资产管理是重点管理对象，则应复印写有年初资产状况的那页内容，每个月或每个季度分别记录一次。

● 资产中的存款、股票、债券、投资用房地产、自家住宅等管理对象按现行市价记录，负债中则记录贷款金额、利率等内容。

请看图8-5，我想，这种月度计划表应该是多数人都在使用的格式，好像也有人只用这一种格式。

不过，对于详细的计划或需要按周概览的计划，用这样的格式来记或许有些浪费。既然是可以通览全月情况的格式，还是用能够充分发挥这一格式特征的方式比较好。

因为我认为这种格式不但便于了解月内变化，还有助于了解当月做事的频率，所以用它记录实际成果、定点观测结果也是很有效的。

月度目标页在其他手账中很少看到，但它是制订目标与回顾目标达成情况的重要一页。此外，我会按月记录作为持续观测对象的事项，那些每天看来没有什么变化、需要按月观察的事项以及每天都在观察却需要按月记录变化的事项，都属于这类记录对象。图8-5就是记录示例，具体的记录要领如下。

月度计划

● 主要用于可发挥概览特点的用法。可用来记录计划、安排，也可用来记录实际成果以及日后的反思、总结。

● 如果在年度计划制订的年度目标中有需要于本月完成的目标，则需将该目标写入左端栏。记录实际成果时，须写出当月的发现与总结。

● 因为这种格式有助于了解月内变化，所以月度计划页也可用来记录身体情况、实际效率、睡眠时长等信息。

月度目标

● 在上月末，最迟也要在本月初写下月度目标。

● 当出现与年初制订的年度目标相关的小目标时，应填入当月月度目标栏，但要记得与年度目标栏的内容保持一致。

● 填入上月末制订的月度目标的实际完成情况。

● 记录持续观测的对象（资产、体重、看过的书等重点观测对象）。

接下来介绍的是周计划的格式（图8-6）。提起手账，这种格式的表格是最常见的。在我提倡的记录计划与实际成果的活用方法中，详细的记录会在这一页做详细的说明。具体记录方法的要领如下。

周计划

● 上周周末、最迟在本周开始时将本周目标和待办事项写入左侧栏。

● 把本周内明确待办日期的事项分别写入相应的日期栏。

● 把本周内开始但未明确待办日期的事项预先写入左侧栏，一旦确定日期，便写入相应的日期栏。

● 写入每周的定点观测结果。

日计划

● 若用来记录生活，那么周六、周日的空格大小应与工作日的相同。

● 最上面的一栏用来写纪念日，以防忘记。

● 第二栏写当天的待办事项。将纸页左侧的周目标栏相应的内容抄写过来即可。

● 第三栏写计划和实际执行情况。

● 第四栏对当天的做事效率进行评价，对早、中、晚、全天用◎、〇、△、×做出评价。

● 第五栏用来记录当天的健康情况，比如睡眠时间、运动量、体重、饮酒量等内容。

● 备注栏用简短语句记录当天的感受、反思等。

周计划部分填写的是一周的目标和待办事项。当确定这些事项的待办日期以后，则需将它们填入当天的待办事项栏。写入日计划待办事项栏的待办事项明确了具体执行时间以后，便成了“计划”。

我个人使用手账时偏爱纵向（日计划栏为纵向竖格）书写。整体使用纵向书写的话，在计划栏、评价栏就能横向书写了，在类似示例（见图8-7）中的小栏中写入计划，画出一横一竖两条线分别对早、中、晚、全天进行评价。因为书写的空间非常有限，所以为了节省空间，我常常使用缩略语。

正如图8-7所展示的那样，我常使用的缩略语有M（会议）、T（移动）、P（演讲）、Pre（准备）、V（访问）、G（来客）、L（宴请：午饭）、D（宴请：晚饭）、W（与某人），等等。

这么做并不是为了与他人共用这些内容，而是为了便于自己的书写与理解，因为我非常重视自己日后翻看手账时的理解效率。

我通常用铅笔写计划，用圆珠笔写实际执行情况。

如果某个时间段没有任何计划，我只会用圆珠笔在相应的空栏内记录实际执行情况。此外，如果原计划发生了变化，我不会用橡皮把原计划擦掉，而会标明该计划被调整至日后的什么时间。

当每天的待办事项确定下来并形成“计划”时，要给在每日的待办事项栏里写下的待办事项做出检查标记。如事项无论如何也无法在当天完成，我会在该事项旁边写上“→”符号和新的日期，比如“→2/21”。

以列出的例子来看（见图8-7），起床时间是6点45分，是自然睡醒。9点开始整理电子邮件，但是效率并不太好。10点开始开会，从11点的会议开始，可以发现我的工作效率渐渐提高了。

中午12点到13点与A先生一起吃了午饭。因为没有“预约线”的标注，所以这顿午餐不是提前约好的，而是当天临时出现的。

从13点到15点的两个小时原计划是为演讲做准备。因为比较顺利，我在14：30就完成了计划，所以用多出的30分钟进行了会议准备。这个下午的工作开了个好头，所以对于这段时间的效率评价为“◎”。

健康栏中可以写下睡眠时间。如果喝了酒，需要写下当天的饮酒量。正在控制体重的人，可以在该栏中写入运动时长、所走步数等信息。至于体重本身，我认为使用月计划的格式记录更为适合。

在备注栏中，我会写下当日的新发现、新收获以及令自己特别开心的事情、悲伤的事情或发怒的事情。哪怕仅用很简短的一句话描述当天的心情，等你回过头来看时，脑海里浮现出的回忆品质会比没有这句话的时候提高很多。

通过这样灵活运用手账、记录生活日志，可以帮助我们识别自己生活中“被浪费的时间”，想出有效利用时间的方法，为想做的新事情创造出更多的可用时间。如果需要完成的计划有多个，而且不同的工作之间存在一定的依存关系，那么我们可以根据作业的推进方式调整项目的完成时间。

一上来就制订出完美的计划是极其罕见的事情。要想制订出最适合的计划，首先需要认真思考，该按照什么样的顺序推进彼此之间存在依存关系的多个项目，才能有效缩短关键路径，然后验证计划是否有实现的可能，最后做出适当的修正—这是不可缺少的环节。

为了让大家理解这一项目的最佳化流程，我在下一章给大家准备了“准备晚饭项目”这个例子。这个例子比本书开头介绍的“制作咖喱饭”稍微复杂一些，希望大家能从中体会到更具实践意义的时间管理技巧。