制订合理的计划，仔细检查并改善

假设我们已经通过找出自己生活中“被浪费的时间”，想出有效利用这些时间的方法，从而腾出了更多时间去尝试自己想做的事情。但是要完成这件新的事情，需要经过多道工序，且各道工序间有着千丝万缕的关系，不仅如此，能够使用的资源（如道具、材料、工时等）还有限制。在这种情况下，项目管理技巧（时间管理技巧）就能发挥它强大的优势了。

在规定期限内，以最短的时间、最低的成本、最少的资源完成项目并达到预期品质—这正是项目管理的目的，也是项目管理方法得以大显身手的原因（当然，它也可以提高单一工序的作业效率）。

我们无法对所有情况做预判

对重要的项目一般要制订相当缜密的计划。可以说，很多在实施过程中遇到阻碍的项目，其实在计划阶段就已呈败相。

到底什么样的计划才是优秀的计划呢？计划的本质是明确规定达成目标所需的要素、流程。如果存在不确定因素，则应当预判、把握其可能带来的影响，并制订相应的对策。预判出所有情况是不现实的，而且在项目的实施过程中，情况也会有所变化，虽然我们可以届时调整计划，但更好的做法是事先针对出现概率较高的情况准备相应的对策。

这就跟出门前根据云的状态决定是否要带雨伞一样。天气晴朗，万里无云，天气预报也说降雨概率是0的话，我们肯定不会带伞；相反，就算降雨概率只有10%，但天空乌云笼罩，我们也会想着带上伞。越是重要的项目，我们越要针对可能出现的突发状况做出缜密的计划。

与重要客户开会之前，我们会计划提早出门，不坐公交车、出租车，尽量选择乘坐地铁出行，以保证准时出席，这也是同样的道理。

如果太过追求计划的高效性，从某种意义上来看，计划会毫无灵活性。虽然没有任何浪费、冗余的环节，但是如果出现突发状况，计划就会被完全打乱，而重新调整计划所需的成本（时间、工时、金钱）将超乎想象。因此，有意识地制订具有一定灵活性的计划很重要。实际上，不发生突发状况和预判外状况的情况非常罕见。计划一定要有灵活性，只有能够应对突发状况且调整成本最低的计划才能被称为“合理的计划”。

在具有多道必要工序且各道工序间存在依赖关系的情况下，不同的工序推进方式将导致项目期限不同。可投入资源、工时也都不是无节制的，一般会有所限制。所谓合理的计划，是指在制约条件下，最合理地利用工序的顺序、投入的资源及工时。不过，很少有人能一次性做出合理的计划。

在我们日常生活中，不少项目包含多道必要工序，且各道工序间存在依赖关系，其中最具代表性的就是做饭。本书开篇以“制作咖喱饭”为例运用了项目管理的方法：不费额外的功夫，便将制作时间从140分钟缩短到了65分钟。在这里，我们将这个案例再扩大一些，以“准备晚饭”为例，讲讲合理的计划。

从实践中学习—“准备晚饭”项目

我们先想象一下自己准备晚饭的情景。假设晚饭要在晚上7点前准备好，那么准备的时间为下午5点到晚上7点这两个小时。因此，这个项目可花费的最长时间为两个小时。

假设我们要做4人份晚饭，用项目管理式语言可以表述为“准备4份人均材料费在500日元以内且热量在1000大卡（kcal）左右的晚饭，要求好吃、营养均衡，在时限内完成装盘”。

在确定菜单的时候，首先要选择能在两小时内做好、热量为1000大卡的菜。其次，如果每个人的材料预算确定了，就可以在预算范围内选择材料。

虽然我们在一定程度上做了预算才去超市买材料，但是当天食材的售价可能会变动，这或许将导致我们更换材料。比如，本来计划买牛肩肉，但是恰好牛腰肉限时特惠，比较便宜，我们于是改买牛腰肉；或者牛肉价格远远高于预期，我们不得不改买猪肉；又或者花了太多钱购买食材，所以就不买晚上喝的啤酒了……我们要根据实际情况做出判断。

“抵达超市所需时间”也是制约条件

要买到更划算的食材，可以多去几家超市，但是逛超市花太多时间的话，又有可能没法按时做好晚饭。除去做饭，确定菜单、购买食材的时间也不过一个小时左右。这样一来，就不能去单程耗时30分钟以上的超市。这也是制约条件。

逛超市、确定菜单、购买食材这么简单的日常行为，实际上也包含了在特定时限内确定菜单、找出缺少的食材、前往可在时限内往返的场所购买食材等多项判断。

准备好食材后，其实还需要继续与制约条件战斗。

我们假设一个人切菜，这时即便有多把菜刀、多块砧板，最终的用时依旧取决于个人切菜的能力。为了提高执行这道工序的效率，有时可以引进新的工具。比如不擅长用菜刀切丁、切末的人可以使用多功能食物料理机。再比如要做三道配菜，每做一道配菜切一次食材与将三道配菜的食料一次性切好相比，显然后者效率较高；不考虑厨房特别宽敞的情况，拿出砧板、收拾砧板、再拿出砧板显然不如一次性切完好。可以说，同类的工序一次性完成的的话，效率较高。

做几道菜的时候，灶台的数量也会成为制约条件。如果只有一个灶台，那么在煮菜的时候就不能做其他菜了，比如炒菜。如果有三个灶台，则可以在煮菜的同时煮意大利面、炒菜。熬、煮这样的工序尤其不同于炒，它们在一定时间内是不需要人工操作的。另一方面，即便有多个灶台，也很难让一个人同时进行油炸和煎炒的工作（至少我无法做到）。所以判断工序是否可以并行处理很重要。

思考并行处理的可能性。

依存关系较强的工序很难并行处理，只能按先后顺序处理。

即使没有依存关系，有些工序也会因为特殊条件限制而无法并行处理。

此外，就算完美地做好了配菜，但是忘记烹煮米饭了，也不算成功地在7点前做好了晚饭。煮饭前要先淘米，用水把米浸泡一段时间后再煮，煮饭这个过程需要30～40分钟，因此最晚下午6点半左右就要开始准备了。

如果包括准备过程在内，那么烹煮米饭必须花一个小时，我们如果想在7点之前装盘，完成所有的晚饭准备，就必须在6点之前开始烹煮米饭。此时，一系列烹煮米饭的工序就成了所谓的关键路径（如果在做配菜的过程中也同样存在必须花一个小时的一系列工序，那么该序列也是关键路径）。